De acordo com uma pesquisa realizada pela Event Marketing Institute, em parceria com a Mosaic, 98% dos consumidores afirmam que experiências ao vivo têm um impacto positivo sobre a forma como as pessoas percebem as marcas.

Com eventos bem planejados e executados, as empresas podem promover experiências marcantes para seus clientes, colaboradores e parceiros de negócios, fortalecendo sua imagem e consolidando sua presença no mercado.

No entanto, para obter resultados expressivos com o marketing para eventos é preciso estar atento às tendências do mercado e às demandas do público-alvo. Neste artigo, você vai descobrir o que é marketing para eventos, como realizá-lo na prática e as etapas envolvidas nessa estratégia. Confira!

Afinal, o que é marketing para eventos? 

Marketing para eventos é uma estratégia que envolve a promoção e divulgação de eventos, com o objetivo de atrair e engajar o público-alvo composto por participantes ideais para a empresa.

Essa técnica pode ser aplicada em diversos tipos de eventos, como feiras, congressos, shows, lançamentos de produtos, entre outros. 

O marketing para eventos visa criar uma experiência única para os participantes por meio de uma ocasião que seja proveitosa para que as pessoas adquiram conhecimento — como no caso de palestras e seminários — ou que proporcione algum tipo de entretenimento voltado para aquele público, no caso de feiras e festivais, além de gerar resultados lucrativos para a empresa responsável pela sua organização.

O marketing para eventos também pode proporcionar oportunidades de networking e interação entre parceiros-chave e potenciais clientes que, ao compartilharem uma experiência agradável conjunta, ficam mais suscetíveis a criarem conexões profissionais com o seu negócio. 

A sua proposta é criar um relacionamento duradouro entre a organização e o público ao envolvê-lo com o storytelling da marca, promovendo ações que vão além do que acontecerá no evento em si. Por isso, é importante planejar a sua estratégia de marketing para eventos levando em consideração o que será feito antes, durante e depois do encontro.

O marketing para eventos é fundamental para empresas que desejam aumentar o engajamento do seu público com a organização de eventos, sejam estes no formato híbrido ou online, enquanto fortalece ao mesmo tempo a autoridade da sua marca perante a audiência e gera resultados e impressões positivas acerca do seu negócio.

Como o marketing para eventos funciona?

Na prática, o marketing para eventos pode ser aplicado a diferentes tipos de ocasiões. Por exemplo, em eventos corporativos, é importante focar na promoção dos palestrantes, nos temas abordados e nas oportunidades de networking.

Já em eventos de entretenimento, como shows ou festivais, o foco pode estar na criação de um senso de exclusividade, na oferta de brindes e experiências exclusivas para os participantes. Enquanto, em eventos esportivos, a estratégia pode envolver a promoção dos atletas e das competições, bem como a criação de conteúdo exclusivo para as redes sociais.

As possibilidades são inúmeras, mas independentemente do tipo do evento que você deseja promover, a sua ação de marketing para eventos deve ser capaz de destacar aquela ocasião, gerar engajamento e criar uma comunidade em torno daquele momento.

Uma das principais formas de fazer marketing para eventos é utilizar as redes sociais. As mídias sociais oferecem uma plataforma poderosa para promover um evento e compartilhar informações com o público.

Ao criar uma página do evento nas redes sociais e utilizar a segmentação de público-alvo, é possível aumentar a visibilidade do evento e incentivar as pessoas a se inscreverem.

Outra estratégia importante é o marketing de conteúdo. Por meio de vídeos promocionais, fotos dos bastidores, entrevistas com palestrantes e a produção de outros materiais que ajudem a gerar expectativa e interesse no evento, é possível impulsionar o seu alcance.

Veja agora dicas específicas para cada tipo de evento empresarial.

Conferências

As conferências são eventos empresariais que reúnem especialistas e profissionais de um determinado segmento para apresentar suas ideias e discutir as tendências de mercado. 

O marketing para conferências deve enfatizar a relevância do conteúdo e o valor da participação, destacando as oportunidades de networking e aprendizado que o evento oferece. 

É importante identificar os interesses e as necessidades dos potenciais participantes, criando uma estratégia de comunicação que alcance esse público-alvo e demonstre como o evento pode ser uma experiência única para o seu desenvolvimento profissional.

Seminários

Os seminários são eventos empresariais voltados para o compartilhamento de conhecimento técnico ou específico sobre determinado tema, que pode ocorrer por meio da apresentação de palestras e encontros. 

O marketing para seminários deve destacar a experiência dos palestrantes, sua expertise na área, o nível de qualidade do conteúdo e como ele pode agregar para a carreira dos participantes.

Eventos VIP

Os eventos VIP são eventos empresariais exclusivos, voltados para um público seleto de clientes ou parceiros de negócios. O marketing para eventos VIP deve destacar a exclusividade do evento, enfatizando as vantagens e benefícios que os convidados terão ao participar. 

É importante criar uma atmosfera de glamour e sofisticação, oferecendo serviços de alta qualidade e experiências únicas que tornem o evento memorável e reforcem o valor da marca ou empresa, gerando um senso de exclusividade entre os participantes.

Eventos de lideranças de mercado

Os eventos de lideranças de mercado são eventos empresariais que reúnem líderes e executivos de empresas para discutir as tendências e desafios do mercado em que atuam. 

O marketing para eventos de lideranças de mercado deve destacar a relevância do evento para a tomada de decisões estratégicas e para a ampliação da rede de contatos.

É importante criar uma programação com palestras e painéis de discussão que abordem temas relevantes e avançados sobre empreendedorismo e gestão de equipes, além de oferecer oportunidades de networking e interação entre os participantes.

Lançamento de produtos

Os eventos de lançamento de produtos são eventos empresariais voltados para a apresentação e divulgação de novos produtos ou serviços. 

O marketing para eventos de lançamento de produtos deve destacar as características e os benefícios do produto, enfatizando sua inovação e diferencial no mercado. É importante criar uma estratégia de comunicação que gere expectativa e interesse pelo produto, alimentando uma atmosfera de entusiasmo e curiosidade entre os participantes. 

Além disso, é importante oferecer uma experiência única e memorável aos participantes, que reforce o valor da marca e que faça com que eles relacionem este sentimento agradável gerado pelo evento ao produto.

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Quais são as etapas do marketing para eventos?

Confira as quatro etapas essenciais para o sucesso da sua estratégia de marketing para eventos.

1. Planejamento

Na fase pré-evento, é necessário definir o público-alvo, criar uma identidade visual e estabelecer canais de comunicação eficientes para aquela estratégia.

O planejamento de eventos corporativos demanda uma análise profunda sobre as tendências ao redor daquele segmento para traçar as ações mais adequadas para atingir o sucesso do seu objetivo.

O planejamento também ajuda a identificar eventuais obstáculos e riscos, permitindo que sejam tomadas medidas preventivas contra falhas antes da execução.

Ao realizar um planejamento estratégico e detalhado, é possível maximizar o retorno daquele investimento e garantir que o evento alcance de forma eficaz os participantes que são interessantes para o seu negócio.

2. Execução

Na produção e execução do evento, é importante cuidar de todos os detalhes para proporcionar uma experiência verdadeiramente única e engajadora para o seu público. 

Ao longo da produção do evento, certifique-se de que a estrutura é adequada para comportar o tamanho da ocasião, confira se a equipe de suporte está completa, teste os equipamentos técnicos previamente (microfones, telões, câmeras) e defina o roteiro de atividades. 

Já durante o evento, aproveite estratégias de live marketing, como a distribuição de brindes, ações promocionais, patrocínios e similares para manter o envolvimento ao vivo dos participantes e impedir que eles fiquem entediados ou desconectados com a experiência. 

3. Orçamento

A etapa de definição e estudo do orçamento é parte crucial para o sucesso da sua estratégia de marketing para eventos corporativos. 

É durante essa fase que são estabelecidas as metas e prioridades do evento, o que permite a alocação adequada de investimentos financeiros para cada demanda envolvida no projeto. Dessa maneira, é possível evitar gastos excessivos e garantir que estes recursos sejam utilizados de forma eficiente para atingir os objetivos do evento. 

4. Avaliação

Já na fase pós-evento, é preciso continuar a interação com o público e também avaliar os resultados colhidos dessa experiência.

Por meio de pesquisas de satisfação, envio de e-mails, compartilhamento de conteúdo nas redes sociais e análise dos números gerados, é possível medir se o evento foi de fato bem-sucedido e se atingiu o objetivo esperado pelo seu negócio.

Quer descobrir mais dicas de como executar uma ação infalível de marketing para eventos? Confira gratuitamente as 10 estratégias digitais capazes de potencializar o seu evento corporativo e proporcione uma experiência única com o seu negócio!

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Mestre de cerimônias é o orador de um evento. O trabalho desse profissional é essencial para garantir a qualidade da cerimônia – e, também, para ter alguém que saiba conduzir as etapas da solenidade. 

Neste artigo, entenda a importância de contratar um mestre de cerimônias, veja o que ele faz e como escrever um bom roteiro para garantir o sucesso do seu evento. 

O que é um mestre de cerimônias?

O mestre de cerimônias é a figura anfitriã do evento, assumindo o papel de apresentador e condutor das atrações. Enquanto comunicador, cabe a ele também ser capaz de engajar a audiência e despertar as emoções adequadas a cada momento. 

Em geral, cerimônias costumam ser muito mais agradáveis e profissionais quando conduzidas por um mestre de cerimônias. Assim como qualquer pessoa pode tirar fotos, é possível realizar a apresentação do evento. Contudo, há uma nítida diferença na qualidade do produto final quando é realizado por um profissional. 

Cabe a ressalva de que mestre de cerimônias é uma profissão completamente diferente do cerimonialista. O mestre de cerimônias apresenta e conduz o evento, já o cerimonialista é responsável pela organização e produção. Suas atribuições vão desde a contratação de outros profissionais até garantir que tudo saia como planejado no dia especial. 

O que faz o mestre de cerimônias? 

A responsabilidade desse profissional não está limitada a apresentar o que vai acontecer. Como mencionamos, ele também é um comunicador e, por isso, ter a capacidade de compreender quais são esses momentos é fundamental – mesmo que ele não tenha sido instruído sobre isso. Cabe a ele dar o tom da solenidade. 

Por exemplo, em um momento de homenagem para pessoas que faleceram, o mais adequado é adotar um tom de voz mais sério e calmo, sem piadas ou agitações. Agora, se é momento de sortear um brinde, é importante transparecer animação para que o público do evento também fique animado. 

Além disso, é importante que ele tenha capacidade de improvisar caso as coisas não saiam exatamente como o esperado – algo muito comum em eventos. 

Veja também: Planejamento de eventos: checklist definitivo

Como é o trabalho do mestre de cerimônias?

O trabalho do mestre de cerimônias, em geral, começa muito antes do evento em si. Existem diversas preparações a serem feitas antes. Para um profissional experiente, tudo isso é rotineiro. 

Veja algumas etapas do trabalho do mestre de cerimônias: 

Manutenção da voz

Diariamente é preciso fazer a manutenção da voz, garantindo que ela esteja em boa qualidade e evitando qualquer produto ou situação que gere impactos negativos – como água muito gelada, bebidas muito quentes ou até mesmo café. 

Para exercer esse papel com qualidade, é importante também dominar técnicas vocais que elevem a qualidade da narração. 

Público e tipo de evento

Antes de um evento, um bom profissional se dedica a estudar o público para o qual ele fará a apresentação. Isso impacta diretamente no tipo de comunicação a ser adotado. A apresentação de uma formatura é bastante diferente de uma festa de casamento, por exemplo. 

Veja ainda: Eventos online: tudo que você precisa saber para organizar o seu 

Vestimenta 

Outro ponto de atenção muito importante, que se relaciona ao tipo de evento, é a escolha da vestimenta adequada. Durante boa parte da cerimônia, todos estarão olhando para o mestre e é bem provável que as pessoas reparem e comentem sobre a roupa que ele está usando. 

Revisão dos detalhes e roteiro

Quando a data da celebração se aproxima, o mestre de cerimônias deve revisar os detalhes do evento com os organizadores para que tudo ocorra como esperado. Com tudo alinhado, é importante redigir um roteiro para que nada seja esquecido ou apresentado no momento errado. 

Se possível, peça ao mestre de cerimônias que envie o roteiro previamente para conferir se está tudo certo. Alguns profissionais não escrevem seus próprios roteiros. Nesse caso, cabe ao contratante redigir o que será dito na apresentação. 

Entretanto, para uma boa apresentação, é importante treinar o que está escrito para que a leitura fique fluida e também fazer adaptações caso considere necessário. O resultado é ainda melhor se o profissional memorizar a maior parte das falas. 

Realização do evento

Com tudo isso planejado e ensaiado, é o momento do mestre de cerimônias realizar a apresentação do evento. Na hora, é importante checar as condições do local de apresentação, fazer teste de som com o microfone e se habituar com o local onde fará a apresentação. Antes do evento começar, é essencial fazer aquecimentos para a voz. 

Como escrever um bom roteiro para mestre de cerimônias

Contratar um mestre de cerimônias é um diferencial para qualquer evento. Contudo, para reconhecer um bom profissional, além de uma boa voz e apresentação cativante, é importante analisar se o roteiro proposto por ele também leva a mesma qualidade. 

Como mencionamos, alguns profissionais não escrevem seus próprios roteiros e pode ser que o contratante fique responsável por fazer isso. Por isso, saber os elementos que geram um bom roteiro também é importante para negociar com profissionais que trabalham com esse modelo. 

Veja as nossas dicas para escrever um bom roteiro para mestre de cerimônias:

Faça um briefing

O briefing é um conjunto de informações passado a alguém e que funciona como um guia de execução de um projeto. A ideia é reunir tudo que é preciso saber para realizá-lo. Pensando nesse conceito, a etapa inicial da construção do roteiro é montar um briefing. 

Para além dessas definições, também é importante pensar bem nos tipos de atrações que serão inseridas no roteiro e como isso será feito. Quais pessoas vão ser chamadas ao palco? Quais apresentações são esperadas? É importante conferir como a pessoa prefere ser chamada ou que títulos quer que sejam ressaltados. 

Essa ação dará a base necessária para compreender de que tipo de eventos estamos falando. Palestras para médicos devem ser pensadas com um texto muito diferente do que um encontro literário para escritores. Um evento corporativo para diretores terá falas e apresentações diferentes de um evento para toda a empresa. 

Saiba também: Transmissão ao vivo em eventos: Vale a pena? Confira! 

Entenda o público

Ainda, é importante pensar no público deste evento. Faça um estudo sobre a faixa etária estimada, gênero e classe social. Essas considerações impactam bastante no tipo de texto que será narrado pelo mestre de cerimônias, mas também na postura adotada por ele. 

Uma apresentação formal para pessoas mais velhas pede uma seriedade maior na fala – e no texto também. Nesse cenário talvez seja importante evitar piadas e garantir um evento mais direto ao ponto. 

Por outro lado, para falar com um público de investidores do mercado financeiro, o texto precisa reconhecer o nível da formação daqueles profissionais e, em muitos casos, pode se valer de um alívio cômico.  

Comece com uma estrutura básica

Para dar início ao roteiro, comece listando as etapas do evento. Determine a introdução, o que vai acontecer depois, quem deve falar ou qualquer outra atividade planejada. Quais são as autoridades presentes? É preciso cumprimentá-las antes de começar? 

Sempre que lembrar de alguma ação que deve ser feita pelo mestre de cerimônias, anote. Essa listagem, ainda sem o texto da narração, vai ajudar a perceber a estrutura do evento.   

Se a duração for muito longa, considere planejar os momentos de pausa. Pense também em quais são os momentos de maior animação e tente deixá-los para o final, para manter a audiência mais engajada. Esse também é o momento de notar se o evento não está longo demais. 

A partir dessa estrutura você já pode começar a pensar no que vai ser dito pelo mestre de cerimônias. 

Pense na linguagem falada 

Em muitas situações, o que falamos é diferente do que escrevemos. Isso não significa que alguma delas está errada. Apenas que, em alguns casos, seguem caminhos diferentes.

Isso é importante de ser considerado, pois um material muito focado na lógica escrita da língua pode soar estranho e perder a naturalidade. 

Para evitar que isso aconteça, uma boa estratégia é ler em voz alta o conteúdo escrito. Se possível, grave as frases para ouvir novamente como elas ficam quando ditas por alguém. 

Esse exercício vai ajudar a perceber palavras e expressões estranhas e desconectadas, ainda que corretas segundo a norma culta da língua portuguesa. 

Eventos online ou presenciais: para qual deles contratar mestre de cerimônias? 

A resposta é: para os dois! Já estamos habituados ao mestre de cerimônias para eventos presenciais mas, precisamos nos lembrar que nos eventos online essa estratégia também funciona muito bem. O mesmo pode ser dito para eventos híbridos. 

O trabalho desse profissional é garantir a boa condução da solenidade e, por isso, também funciona muito bem para os eventos online. Caberá a ele se comunicar com as pessoas que estão assistindo e garantir o seu engajamento e participação. 

Se você quer saber mais sobre a organização de eventos online ou híbridos, a Netshow.me pode te ajudar, clique aqui ou preencha o formulário abaixo.

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E quando falamos de utilizar o formato digital, existem muitas possibilidades que podem oferecer uma experiência diferenciada ao seu público. Pensando nisso, fizemos este artigo com os principais tipos de eventos online para a sua empresa organizar, além de tudo que será necessário para tirá-los do papel. Confira:

O que é um evento online?

Antes de tudo, é importante explicar o conceito de evento. Trata-se da reunião de pessoas com um objetivo específico em um lugar definido – tudo isso planejado com antecedência. Esta definição é abrangente e abraça uma vasta gama de nichos.

Se antigamente era necessário se ater ao modelo presencial, os processos de transformação digital permitiram a criação de novos formatos. Nasce aí o evento online, onde o espaço físico é substituído pelo virtual – o que é possibilitado pela tecnologia de live streaming.

Por que investir em eventos online?

As diferenças entre eventos presenciais e remotos são muitas, mas não é possível dizer que um é, de fato, melhor que o outro. Cada um possui suas especificidades e atenderá a um tipo específico de evento. O importante aqui é considerar qual deles funciona melhor para a sua realidade. 

Dentro das características do evento online, existem alguns benefícios que podem ser de grande vantagem para quem adota essa modalidade. Os principais são: 

Maior alcance para o evento

Como se pode esperar de um evento que não depende de um espaço físico, há um aumento no alcance ao aderir à digitalização. Diferentemente do modelo presencial, é possível acompanhar o evento online em qualquer localidade.

Além de oferecer maior comodidade ao usuário, este maior alcance também potencializa a sua audiência. Assim, mais pessoas poderão assistir ao evento – e utilizando o dispositivo que desejarem.

Redução de custos

Eventos online são uma opção bastante interessante financeiramente. Por não depender de um espaço físico, as despesas logísticas serão reduzidas drasticamente.

Não será necessário investir tanto em transporte, alimentação e hospedagem dos palestrantes. Além disso, ele pode ser gravado num espaço menor, necessitando de menos investimento. Também existe a possibilidade dele ser feito com todos os participantes atuando remotamente.

Outra redução de custo dessa modalidade é a mão de obra. Será preciso investir em menos pessoas para cuidar da organização, andamento e limpeza do evento. 

Claro, para fornecer um bom evento é necessário investir na tecnologia. Dentre elas estão uma boa conexão com a internet, um serviço de transmissão seguro e uma plataforma que seja confiável, profissional e com capacidade de gravação do conteúdo. Mesmo com estes gastos, o evento online ainda oferece melhor relação custo-benefício.

Facilita o uso do conteúdo após o evento

Outra vantagem oferecida pelos eventos online é o fato dele permitir o uso de seu conteúdo após o evento. Você pode disponibilizá-lo para os usuários no site de vídeos de sua preferência – seja de graça ou vendendo o acesso.

Desta forma, é possível utilizá-lo na sua estratégia de conteúdo para a captação de leads ou até lançar sua própria plataforma de material informativo. Isso tudo sem nenhum custo adicional porque o evento online já prevê o uso de equipamentos de gravação.

Formatos de eventos online 

Um evento na modalidade online pode abarcar ainda diversas características, formatos, estilos de apresentação e organização do conteúdo. A escolha de qual caminho você seguirá precisa ser embasada naquilo que de fato fará sucesso com o público para o qual o evento se destina. 

Se você tem dúvidas de qual o mais indicado para o seu caso, dê uma olhada no que está sendo feito pelos concorrentes ou por pessoas que você admira. Veja os comentários e feedbacks para entender o que as pessoas estão achando. Você também pode participar dos eventos para tirar suas próprias conclusões. 

A respeito dos formatos, os principais para eventos online são: 

Transmissão ao vivo 

Este formato depende da participação remota de todas as pessoas – desde palestrantes até os convidados. Para isso, deve-se usar um software de videoconferência para todos os participantes atuarem à distância e incorporá-lo à plataforma de transmissão ao vivo.

Como exemplo de evento virtual vale citar o FLOW Experience 2021, organizado pela Netshow.me. Foram quinze horas de conteúdo transmitido ao vivo no FLOW, com todos participando de maneira remota – confira aqui. 

Evento com conteúdo gravado 

Em alguns casos, pode ser difícil conciliar as agendas dos palestrantes do evento e, nesse caso, uma saída é fazer a gravação do material. A abertura e encerramento, neste caso, também podem ser gravadas ou ao vivo. O interessante nesse modelo é explorar a comunicação e a presença simultânea das pessoas naquele momento. 

Um treinamento de uma empresa, por exemplo, pode ser feito com todos os colaboradores assistindo ao conteúdo ao mesmo tempo, ainda que todos estejam na modalidade home office. Ao longo de cada aula, eles podem parar para conversar sobre o que foi explicado, compartilhar aprendizados e considerações sobre o conteúdo. 

Quer saber como usar as melhores tecnologias de vídeo online para fazer o treinamento da sua empresa? Confira tudo clicando aqui. 

Evento híbrido

O evento híbrido é aquele que une dois formatos: presencial e online. Uma possibilidade são encontros onde há uma parte ao vivo e outra parte gravada. Essa é uma modalidade interessante para eventos como o kick off. 

Um outro tipo de evento híbrido é aquele que une conteúdo online e presencial – oferecendo aos participantes o melhor de dois mundos. Neste caso, os palestrantes ou o público podem estar à distância. Trata-se de uma opção que exige maior investimento e costuma ser usada em eventos estratégicos e de grande porte.

Qual destes modelos é o melhor formato para o seu negócio? Confira nosso whitepaper com tudo o que você precisa saber sobre eventos online e híbridos para decidir!

Quais são os principais tipos de eventos online?

Eventos online podem ter muitas funções e objetivos. Cada um deles funciona melhor com um tipo específico de evento. Por exemplo, para encontros de negócios e networking, você verá que os Meetups são a modalidade mais indicada. No caso de eventos acadêmicos, é melhor optar por seminários e simpósios. 

Todos esses segmentos podem utilizar a tecnologia de transmissão ao vivo ou gravada, e até uma mistura dos dois – o importante é escolher o que faz sentido para o seu público e negócio. Conheça melhor cada um deles: 

Workshops

Para começar, vale destacar os workshops. Neste tipo de evento, ocorre uma reunião de pessoas interessadas em um determinado assunto ou projeto. Geralmente é um treinamento focado em atividades práticas e debates.

Assim, é importante usar a criatividade para adaptar este tipo de evento ao formato digital. Afinal de contas, o aluno está participando via internet e, apesar de ter maior comodidade e flexibilidade, pode perder o foco com facilidade.

Palestras e conferências

Com o uso da tecnologia de live streaming, as palestras e conferências online se tornaram ainda mais viáveis. Se antes havia uma limitação de espaço físico, hoje é possível realizar este tipo de evento com os participantes em localidades diferentes.

Em geral, os palestrantes fazem uma apresentação sobre determinado assunto de seu domínio. Assim, o evento inclui sessões sobre um tema central com painéis, palestras ou debates. Além das já citadas palestras, trata-se de um tipo muito usado em conferências ou convenções de vendas onde profissionais se reúnem para apresentar resultados e traçar metas.

Meetups

Outro tipo interessante para ser organizado é o Meetup. Mas o que é isso? São encontros informais cujo objetivo é estimular o networking e a troca de conhecimentos entre profissionais.

Apesar de ser comumente presencial, os meetups online são uma alternativa atrativa para realizar este encontro sem ter todos os participantes no mesmo espaço. Este tipo de evento pode ser usado também para criar uma comunidade engajada.

Seminários e simpósios

Para concluir a lista, vale apontar para os seminários e simpósios. Este tipo de evento também migrou do offline para o online e tem o objetivo de reunir especialistas sobre um tema para debater ideias e chegar a uma conclusão sobre o assunto.

Aqui, o convidado ou orador expõe informações e fatos sobre o tema e abre a discussão para o público. Ou seja, é importante oferecer um espaço onde os participantes possam interagir e debater.

Como organizar um evento online?

Seja usando a modalidade híbrida ou totalmente online, a tecnologia é uma importante aliada da maneira com a qual nos comunicamos e geramos negócios. Uma boa plataforma segura e estável dá mais profissionalismo ao seu evento. 

Além disso, também no processo de organização, pesquisa e convite de palestrantes, processo de divulgação e até para a retirada de ingressos, tudo fica muito mais fácil com as ferramentas que temos à nossa disposição. Há ainda todo o processo criativo, as ações de marketing, a operação e o pós-evento que precisam ser planejados.

Para garantir que você possa ter essa organização de fato no seu evento online, fizemos um lista de itens necessários:

1. Planeje o seu evento online 

Primeiramente, é necessário fazer o planejamento do seu evento online. Defina o público-alvo e os objetivos a serem atingidos. Esse é o momento de criação do conceito do evento – desde o nome, tipo, até a duração. 

2. Faça o planejamento de conteúdo

Depois disso, é hora de fazer o planejamento de conteúdo. Aqui, você deverá escolher os possíveis palestrantes que serão convidados, os temas a serem debatidos e a programação do evento. Não se esqueça de definir a duração dos painéis e oferecer conteúdos concisos – usar um modelo de roteiro te ajudará nesta etapa.

Também é importante pensar na sua estratégia de evento online. Tenha em mente a importância de garantir o engajamento do público – e isso começa bem antes da transmissão, quando o usuário descobre a existência do evento. 

3. Pense em ações de marketing para eventos

Como falado anteriormente, é necessário pensar na experiência do usuário desde antes do evento online. Para isso funcionar, você precisa definir todas as ações de marketing. Crie a landing page do seu evento e faça toda a campanha de divulgação. Use ferramentas de automação de marketing e as redes sociais para estabelecer um relacionamento com o seu público.

4. Mensure os resultados

Entre as principais métricas a serem usadas estão a audiência, engajamento do público e visibilidade obtida. Outros pontos imprescindíveis são o Retorno Sobre Investimento (ROI) e feedbacks de público, palestrantes e stakeholders. Isso te ajudará não só a saber se o seu evento online foi um sucesso, mas planejar as próximas edições. 

Para te ajudar, preparamos o guia definitivo de como organizar um evento online. Você pode baixar este conteúdo e usá-lo para ajudar em todas as etapas mencionadas acima.

Ferramentas essenciais para o sucesso do seu evento online

Além da lista das tarefas para a organização no pré e pós, existem também as ferramentas essenciais para o sucesso do seu evento online. Há tecnologias específicas para garantir a qualidade da transmissão, a segurança do servidor e uma gravação com todos os elementos que você precisar. Aqui, novamente, é preciso pensar no que faz sentido para a sua estratégia.

Lembrando que, quanto mais completa a tecnologia na qual você está investindo para isso, maior será o nível de profissionalismo e segurança na sua entrega. As ferramentas que indicamos são:

Encoder profissional

Para realizar o seu evento digital, é importante contar com um encoder profissional. Este programa converte todos os dados da transmissão ao vivo para ela ser utilizada em outras plataformas. Esta ferramenta é imprescindível para qualquer transmissão com produção profissional. O encoder permite a inserção de trilha sonora, elementos visuais como vinhetas e até imagens de uma ou mais câmeras.

Existem muitas opções disponíveis no mercado. Recomendamos o OBS Studio por se tratar de uma opção gratuita e fácil de usar.

Link de internet

Para realizar um evento digital de alto nível, é necessário garantir uma conexão de internet robusta e estável para todos os palestrantes. Fique de olho na velocidade de upload, pois ela determina os dados enviados pelo dispositivo à rede – se ela for baixa, prejudicará a qualidade de áudio e vídeo.

Recomendamos a contratação de um link de internet dedicado. Assim, você garantirá que a conexão não inviabilize o seu evento e o realizará com segurança e qualidade.

Plataforma de pagamento online

Você pretende monetizar o seu evento? Independentemente de fazê-lo com todo o conteúdo ou somente parte dele, será necessário utilizar uma plataforma de pagamento online.

Algumas plataformas de transmissão ao vivo possuem integração com retirada de ingressos. Caso você opte por uma opção sem este recurso, as vendas de ingressos continuam possíveis. Em ambos os casos, você precisará pagar uma porcentagem ao sistema de pagamento.

Produção de vídeo profissional

Também é necessário dar atenção à produção de vídeo profissional. Por se tratar de um evento de alta qualidade, é importante contar com uma equipe de cinegrafistas e técnicos de som para uma captação audiovisual de qualidade. Assim, todas as questões técnicas estarão nos conformes e você poderá realizar seu evento com tranquilidade.

Software de videoconferência

Como os eventos virtuais geralmente precisam conectar os speakers de diversas localidades, é necessário utilizar um software de videoconferência para conectá-los. Apesar de ser confundido com a plataforma de transmissão ao vivo, ambos usam abordagens diferentes. Existem opções muito conhecidas e gratuitas, como o Zoom, Skype e Google Meet.

Software de transmissão ao vivo

Quando falamos sobre a realização de um evento digital, é necessário definir a plataforma de transmissão ao vivo onde ele será exibido. Você pode, por exemplo, escolher fazê-lo nas redes sociais. 

Contudo, se o seu objetivo é uma transmissão profissional, um software de transmissão ao vivo é mais indicado. Nesse caso, é possível monetizar o conteúdo via Pay-Per-View. Além disso, esta opção fornece relatórios de audiência completos. 

Uma outra opção é transmitir o evento na sua própria plataforma de vídeos. Com todos os benefícios da plataforma de transmissão ao vivo profissional, esta solução também permite a disponibilização do conteúdo após o término. 

Em qualquer que seja a modalidade do seu evento, o melhor é sempre optar pela ferramenta mais completa para gerenciar, distribuir e monetizar conteúdos digitais. 

A Netshow.me oferece soluções completas para o seu evento online, desde software de transmissão ao vivo até produção profissional, com produtoras parceiras em todo o Brasil. Fale com um especialista ou preencha o formulário abaixo para uma avaliação especial do seu projeto!

Este post foi publicado originalmente no dia 29 de julho de 2020 e atualizado no dia 26 de agosto de 2021.

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Segundo pesquisa da VM Consultoria e da SSK Análises, este formato já é utilizado por 83% dos organizadores de eventos. E não é só isso: 76% dos entrevistados acreditam que o modelo uma solução que será cada vez mais utilizada daqui para frente. 

Neste artigo, você entenderá o que é evento híbrido e qual a diferença entre este formato e o virtual. Além disso, quais os tipos de eventos híbridos e também suas vantagens. Vamos nessa?

O que é evento híbrido?

Pode parecer algo complexo de se definir, mas o evento híbrido nada mais é que a união de dois formatos diferentes: o virtual e o presencial. Assim, é um evento que acontece parte presencialmente e parte virtualmente. Ou seja: neste modelo, palestrantes ou participantes estão à distância – seja, todos ou só alguns deles.

Para que o evento híbrido seja realizado, existem alguns aspectos que os organizadores devem levar em consideração. O primeiro deles é o uso da tecnologia de live streaming, seja numa software de transmissão ao vivo profissional ou plataforma de vídeos.

Além disso, é importante ter uma equipe de produção de vídeo para garantir uma cara profissional ao evento. Além disso, outro ponto imprescindível é usar um link de internet dedicado para garantir uma conexão robusta e estável.

Outro item importante que o evento híbrido deve considerar é a relevância do conteúdo. Este é o principal aspecto que move o participante online a estar ligado e precisa ser entregue de maneira diferente do formato presencial.

Ao falar sobre o que é evento híbrido, é necessário ter em mente que se trata de um evento online diferente do modelo virtual. Mas qual é a diferença? Quando o formato é 100% digital, todos os palestrantes participam de locais diferentes, não havendo um espaço físico para eles.

Tipos de eventos híbridos

Embora o conceito de eventos híbridos seja fácil de entender, vale ressaltar que nem todos são organizados da mesma forma. Para quem pensa em planejar ou participar de algum evento neste formato, é importante conhecer os 3 tipos de eventos híbridos existentes no mercado:

1. Conexão com participantes remotos

Este tipo de evento híbrido realiza a conexão com participantes remotos. Além deles, outras pessoas estão no espaço do evento e participam presencialmente. A interação é feita de forma igual para todos. Durante sua transmissão, os participantes virtuais têm a possibilidade de enviar vídeos, áudios e mensagens por meio da plataforma de transmissão ao vivo. 

2. Conexão com palestrante remoto

Este formato permite que palestrantes remotos se conectem a um evento com participantes presenciais. Aqui não tem limite para a quantidade de conferencistas, que podem utilizar um software de videoconferência para se ligar ao evento. Mas é importante lembrar que para acessar essa tecnologia e manter a qualidade da imagem e do áudio, é preciso ter uma boa conexão de internet.

3. Multi Hub Meeting

Este modelo de evento híbrido é o menos demandado no mercado, justamente por ser o de maior complexidade. Neste tipo, um evento principal se conecta a vários locais por meio de uma transmissão ao vivo. Porém, para usá-lo é essencial ter uma infraestrutura mais completa e maiores investimentos em relação à logística.

Vantagens dos eventos híbridos

Este tipo de evento possui vantagens significativas para o organizador, se comparado ao presencial. Abaixo, confira algumas vantagens deste formato:

1. Permite maior alcance

Neste modelo, o organizador consegue aumentar as possibilidades de alcançar pessoas que, por um motivo ou outro, não poderiam estar presentes fisicamente. Ou seja, o evento híbrido não fica restrito apenas a uma localidade.

2. Melhor relação custo-benefício

Uma das grandes vantagens deste formato é a redução nos custos do evento, uma vez que despesas como transporte, alimentação e hospedagem de participantes diminuem consideravelmente.

Outro ponto favorável para quem escolhe o evento híbrido é que ele depende menos de espaço físico, podendo ser realizado em um local que exige menos investimento. Além disso, gastos com a mão de obra também diminuem, pois não é necessário ter tanta gente envolvida na sua organização.

Em contrapartida, o investimento em tecnologia deve ser maior, pois precisa de uma conexão de internet de maior qualidade e estabilidade, de cibersegurança e plataformas digitais.

3. Acesso ao conteúdo após o evento

Os conteúdos dos eventos virtuais podem ser disponibilizados após o término da transmissão – de forma gratuita ou paga. No caso do modelo presencial, demanda um aumento nos custos do evento, já que uma equipe de produção de vídeo precisa ser incluída no orçamento desde o início do planejamento. Nos eventos híbridos, este investimento já faz parte desde sua criação.

4. Sustentabilidade

Em um mundo que urge por mudanças de hábitos mais sustentáveis, produzir um evento híbrido é uma ótima opção para atender a este requisito, pois depende de menos deslocamento de pessoas, contribuindo para a redução de emissão de carbono e de resíduos ambientais.

5. Controle sobre dados e ROI

O evento híbrido é a nova realidade para o mercado de eventos, pois permite maior controle sobre os dados e maior retorno sobre investimento (ROI). Quando um organizador dispara um convite, é possível saber vários tipos de informações dos participantes: tempo que levaram para confirmação, quantas comunicações e coletas de informações.

A rastreabilidade da navegação de cada participante neste tipo de evento e as informações que podem ser cruzadas são muito relevantes.

Com todas essas informações sobre o que é evento híbrido, fica cada vez mais claro que este novo formato é uma tendência cada vez mais interessante, não é mesmo? Quer utilizar este modelo no seu negócio? Fale com um de nossos especialistas e saiba como!

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Com a necessidade de rever contratos e pensar em alternativas ao formato presencial, o segmento encontrou a solução nos diversos tipos de eventos online. Para ter sucesso nesta empreitada, é necessário olhar para outros pontos além de escolher um software de transmissão ao vivo.

Neste artigo, você pode conferir estratégias de evento online testadas e aprovadas que melhoram a experiência do seu cliente. Vamos lá?

Quais estratégias de evento online otimizam a experiência?

Quando se fala de usar transmissão ao vivo em eventos, é necessário olhar para a organização de maneira estratégica. Lembre-se: você está adotando um formato diferente do presencial e é importante considerar todas as particularidades proporcionadas pela tecnologia.

Desta forma, é necessário pensar em como impulsionar a satisfação do cliente de modo a ter resultados ainda melhores com o seu evento. Como isso acontece? Entendendo todas as características do formato digital para saber como usá-las adequadamente.

Pensando nisso, separamos 3 estratégias de evento utilizadas que vão impulsionar a experiência do seu cliente. Confira:

1. Escolha a plataforma de transmissão ao vivo

Antes de qualquer coisa, é necessário definir onde será a transmissão do seu evento. Entre as opções disponíveis estão redes sociais, YouTube, programa de transmissão ao vivo profissional e até plataformas de vídeos OTT.

Como escolher a alternativa correta para o seu evento? Deve-se considerar o fato de que estamos falando de algo que precisa ser realizado com segurança e qualidade. Ou seja, não se pode utilizar uma plataforma que não seja confiável.

Estamos falando sobre melhorar a experiência do cliente, não é mesmo? Desta forma, é imprescindível optar por uma ferramenta que tenha recursos que facilitarão a interação e engajamento do público – por exemplo, um chat interativo que permita opções personalizadas.

Assim, considere a opção de investir em soluções mais profissionais. Trata-se de um investimento que fará a diferença para proporcionar uma boa experiência para o público.

2. Pense nas etapas anteriores e posteriores ao evento

Como proporcionar a melhor experiência possível para o público? Para atingir este objetivo, é importante entender um ponto crucial: seu evento começa antes do usuário apertar play no vídeo. Mais especificamente no momento em que esta pessoa o descobre.

Assim, é importante focar na produção de conteúdo que elevará o nível de ansiedade desta pessoa para o grande dia. Conheça a sua persona e planeje materiais que terão maior aderência com este público.

Crie e-mails e use ferramentas de automação de marketing para estabelecer contato com sua audiência. Mantenha este canal de comunicação para debater com estas pessoas, assim tendo um diálogo que tornará a experiência agradável.

Além disso, outra opção importante é o uso de postagens nas redes sociais que seu público costuma usar. Isto gerará maior engajamento e permitirá que mais pessoas saibam sobre o seu evento, podendo até participar. Ou seja: é unir o útil ao agradável.

E quando seu evento digital acabar? Mantenha esta estratégia. Ao construir um relacionamento com o público, você o fidelizará e pode fazer com que estas pessoas se tornem consumidores recorrentes de seus serviços e participem de eventos futuros.

3. Garanta o engajamento dos usuários

Com o modelo presencial, o espectador está presente fisicamente no evento e é mais fácil dele manter sua atenção em todos os detalhes. Já no modelo digital, esta pessoa pode dividir a atenção com outras coisas – seja distrações em casa ou abrir outras abas no dispositivo.

Isso é algo que precisa ser evitado a qualquer custo. Mas como? Não existe uma fórmula mágica porque cada evento possui seu próprio público, com particularidades específicas. Assim, é necessário analisá-las previamente para estruturar a programação de maneira que a torne ainda mais interessante.

Como atingir esta meta? Garantindo o engajamento dos usuários. Estimule a troca de conhecimentos e incentive o público a participar via chat – seja enviando perguntas ou até conversando entre si. Desta forma, a experiência será mais agradável e mais pessoas ficarão até o final da transmissão.

Por que organizar eventos online?

Com as medidas de isolamento social para combater a Covid-19, todos os eventos presenciais foram cancelados – independentemente dos nichos. Assim, as empresas precisaram rever seus planejamentos e buscar saídas para se manterem em operação.

Desta forma, a tendência dos eventos digitais se mostrou como uma solução viável para o nicho. Como funciona? Ao adotar usar a tecnologia de live streaming, é possível garantir que a realização do evento de maneira remota com segurança e qualidade.

Quando falamos sobre organizar eventos online, existem uma série de benefícios. A seguir, confira todas as vantagens oferecidas por este formato – seja ele com todos os participantes atuando de maneira remota ou no modelo híbrido.

1. Permite maior alcance

Ao escolher este modelo de organização de eventos, você não enfrentará as limitações de espaço físico impostas no formato presencial. Desta forma, ele permite maior alcance ao permitir que pessoas de qualquer lugar no mundo participem – seja o público ou os palestrantes.

2. Redução de custos

Outra vantagem de fazer eventos online é a redução de custos. Despesas como alimentação, logística e transporte dos participantes e mão de obra são reduzidas drasticamente ou até zeradas.

E não é só isso. Como existe uma demanda menor de espaço físico, é possível gastar menos com o aluguel de um galpão, estúdio ou outra localidade. Com a opção de até realizar o evento com todos palestrantes remotos, este gasto pode ser inexistente.

Claro, é necessário investir em tecnologia para a transmissão ao vivo – da conexão de internet robusta à plataforma de live. No entanto, é inegável que existe uma relação custo x benefício atrativa para a empresa que opta por este formato.

3. Acesso ao conteúdo no pós-evento

E o que acontece depois do evento acabar? Como o ele é gravado desde o começo, é possível disponibilizar o acesso ao conteúdo da maneira que preferir. Você pode fazê-lo de maneira rápida e fácil e na plataforma que quiser.

Assim, é possível utilizá-lo como mais um pilar da sua estratégia de conteúdo. Dá para separar em vários vídeos, transformar em podcast e qualquer opção que faça sentido para o seu público – seja permitindo a visualização gratuita ou paga.

Não é algo exclusivo dos eventos 100% online ou híbridos. O modelo presencial também permite este benefício, apesar de demandar o investimento em uma equipe de produção profissional que provavelmente não estaria nos gastos previstos.

Este artigo foi baseado no painel Inovações Que Vão Remodelar o Mercado de Eventos, do FLOW Experience 2020 e disponível gratuitamente no Netshow.me Flow. Quer assistir ao vídeo completo? Clique aqui.

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Neste guia completo, você saberá o que são eventos híbridos, quais os tipos e os principais nichos que já aderiram a esta modalidade. Além disso, separamos uma lista com seus benefícios e algumas dicas para você organizar o seu próprio evento híbrido. Vamos nessa? 

O que são eventos híbridos?

Por definição, o evento híbrido é a junção de dois formatos diferentes. Existem alguns profissionais do mercado que consideram esta mescla o uso de sessões previamente gravadas com outras transmitidas ao vivo. 

No entanto, o conceito mais utilizado para defini-lo é o de um evento que acontece presencial e virtualmente – tudo isso ao mesmo tempo. Ou seja, os participantes ou os palestrantes podem estar à distância.

Para isso, o evento híbrido depende do live streaming para ser realizado. Além de uma plataforma de transmissão ao vivo, é necessário ter uma equipe de produção profissional e um link de internet dedicado – entraremos em detalhes mais pra frente.

Veja também:

Planejamento estratégico: as bases para ter um processo de sucesso
Como aumentar o ticket médio de agências e produtoras de eventos?
Planejamento de eventos: o checklist definitivo para criar eventos online de sucesso

Quais os tipos de eventos híbridos?

Por definição, o evento híbrido é a junção de dois formatos diferentes. Existem alguns profissionais do mercado que consideram esta mescla o uso de sessões previamente gravadas com outras transmitidas ao vivo. 

No entanto, o conceito mais utilizado para defini-lo é o de um evento que acontece presencial e virtualmente – tudo isso ao mesmo tempo. Ou seja, os participantes ou os palestrantes podem estar à distância.

Para isso, o evento híbrido depende do live streaming para ser realizado. Além de uma plataforma de transmissão ao vivo, é necessário ter uma equipe de produção profissional e um link de internet dedicado – entraremos em detalhes mais pra frente.

Apesar da definição em comum destes eventos representarem a junção dos modelos presencial e virtual, nem todos são organizados da mesma maneira. Existem três tipos de eventos híbridos:

1. Conexão com participantes remotos

Este primeiro tipo de evento híbrido é o que realiza a conexão com participantes remotos. Além deles, outras pessoas estão no local e o acompanham presencialmente. Neste formato, todos possuem as mesmas possibilidades de interação.

Ou seja, os participantes virtuais podem enviar vídeos, áudios e mensagens através da plataforma de transmissão ao vivo. Além disso, todos os conteúdos deste evento estarão disponíveis para eles – sejam resultados das interações, estudos até o networking. E isso sem contar o acesso aos expositores e patrocinadores, quando necessário.

2. Conexão com palestrante remoto

Também existe a possibilidade de utilizar o modelo híbrido para conectar palestrantes remotos a um evento com participantes presenciais. Pode ser somente um ou até mais speakers, que utilizarão um software de videoconferência para isso. Como a qualidade da imagem e do áudio são importantes, todos precisam ter uma boa conexão de internet.

3. Multi Hub Meeting

Por se tratar o tipo de maior complexidade na organização, o Multi Hub Meeting é o menos utilizado no mercado. Aqui, há um evento principal e múltiplos locais são conectados a ele através de uma transmissão ao vivo.

Para utilizar este modelo, é necessário ter uma infraestrutura robusta e ter cuidado maior com a logística – afinal, trata-se de uma solução que geralmente conecta mais de um evento presencial, cada um com graus de interação diferentes.

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• Retorno ao trabalho presencial: sua empresa precisa mesmo dele?
• Modelo de trabalho híbrido: o que é e a importância da tecnologia para ter sucesso com ele

Quais os principais nichos dos eventos híbridos?

Quando falamos da junção entre os modelos presencial e virtual, é importante ressaltar a possibilidade de adotá-la em diversos nichos. Segundo estudo realizado em conjunto pela VM Consultoria e a SSK Análises, os principais são:

1. Congressos

Entre todos os tipos de eventos que já adotam o formato híbrido, vale destacar os congressos. São reuniões de profissionais e especialistas de alguma área específica e podem ser de âmbito estadual ou até internacional.

Segundo a pesquisa, trata-se do tipo de evento que mais abraçou o modelo híbrido: 79% deles o utilizam.

2. Simpósios, Seminários e Fóruns

Além de congressos, outros tipos de eventos acadêmicos já utilizam bastante este modelo. Entre eles estão os simpósios, seminários e fóruns – como a pesquisa aponta, 39% deles já são híbridos.

Simpósio é a reunião de pesquisadores para estudar e debater um tema e chegar a maiores conclusões sobre. Já no seminário, a discussão não visa tomar nenhuma decisão. Por fim, o fórum depende da participação da plateia.

3. E-Sports

Outro tipo de evento que pode usar este modelo é o de e-sports, ou seja, os esportes eletrônicos. Cada vez mais populares, os ciberesportes são uma tendência que apresentou crescimento de 63% só no primeiro trimestre de 2020.

Segundo o estudo, 33% dos eventos deste nicho já são híbridos. Entre eles, vale destacar competições como o Campeonato Brasileiro de League of Legends (CBLoL) – as partidas são realizadas com público presencial e transmitidas online para mais espectadores.

4. Convenções de Vendas

Entre os eventos corporativos voltados ao mercado corporativo que podem adotar este modelo, podemos ressaltar as convenções de vendas. Nelas, profissionais de todas as filiais de uma empresa se reúnem para definir objetivos e apresentar resultados. 

Como apontado pela pesquisa, 33% das convenções de vendas já misturam o modelo presencial com o online.

5. Lançamentos de Produtos

Também é possível fazer eventos híbridos para o lançamento de produtos. Por exemplo, a Livraria Saraiva lançou o livro Harry Potter e a Criança Amaldiçoada utilizando o formato e faturou mais de R$ 32 mil. 

A pesquisa constatou que cerca de 30% deste tipo de eventos são híbridos.

6. Festivais e Shows

Outro tipo de evento que pode adotar este modelo são festivais e shows. Ou seja, as apresentações artísticas acontecem presencialmente e também são transmitidas via internet – e até  televisão.

Segundo o estudo, 18% destes eventos já são híbridos. Como exemplo podemos ressaltar festivais de grande porte como Rock in Rio e Lollapalooza.

7. Cursos de capacitação

Para concluir a lista, temos os cursos de capacitação – tanto para o mercado corporativo quanto para o acadêmico. Trata-se da opção menos adotada no mercado, usada por somente 11% das empresas.

Não confunda este tipo com ensino híbrido, onde a instituição mescla aulas online e offline no plano pedagógico – ou seja, educação semi-presencial. São coisas diferentes por se tratar de uma junção em momentos separados do evento.

Quais os benefícios dos eventos híbridos?

Este tipo de evento digital permite benefícios importantes em relação ao modelo exclusivamente presencial. A seguir, você pode conferir todas as vantagens dele:

1. Permite maior alcance

Ao organizar um evento híbrido, ele não estará restrito a uma localidade. Ou seja, será possível alcançar pessoas que não poderiam estar presentes fisicamente e poderão participar à distância.

Quer um exemplo? A Oracle adotou este modelo no Shift Talks e atingiu 6 mil colaboradores espalhados por 10 países. Tudo isso permitindo a interação destes participantes na transmissão ao vivo em qualquer dispositivo conectado à internet – seja computador, tablet ou celular.

2. Melhor relação custo-benefício

Adotar o modelo híbrido também permite uma redução nos custos do evento. Assim, despesas logísticas serão menores, entre elas transporte, alimentação e hospedagem de participantes.

Além disso, o evento híbrido depende menos de um espaço físico e, por isso, pode ser feito numa localidade que demande menor investimento. Gastos com mão-de-obra atuando também serão menores, pois será possível contar com menos profissionais trabalhando nele.

No entanto, será necessário investir mais em tecnologia. Além de precisar de uma conexão de internet de alta qualidade e estabilidade, é preciso gastar com cibersegurança e plataformas digitais – seja, um software de transmissão ao vivo profissional, uma plataforma de vídeos ou até redes sociais.

3. Permite acesso ao conteúdo após o evento 

Quando falamos de eventos digitais, vale ressaltar a possibilidade do conteúdo poder ser acessado após a conclusão da transmissão. É possível disponibilizar este material de maneira gratuita ou até vender o acesso a ele.

No modelo presencial, isto só pode ser feito ao aumentar os custos dele – afinal, a contratação de uma equipe de produção de vídeo não estaria nos custos já previstos. Já nos eventos híbridos, este investimento já está previsto desde a sua concepção.

4. Sustentabilidade

Para concluir a lista de benefícios, o evento híbrido também se oferece como uma opção melhor no quesito sustentabilidade. Por depender do deslocamento de menos pessoas, a emissão de carbono e os resíduos ambientais serão menores.

Como organizar um evento híbrido?

Depois de ler sobre os nichos que podem usar esta abordagem e seus benefícios, você provavelmente está pensando em como organizar o seu próprio evento híbrido. Separamos algumas dicas que te ajudarão:

1. Defina o público-alvo e os objetivos do evento

A primeira etapa para planejar um evento híbrido é a organização. Ele começa na escolha do público-alvo que você deseja atingir, seja ele interno, externo ou ambos. Além disso, deve-se conhecer bem a persona para poder definir quantos participantes serão presenciais e virtuais.

Outro ponto é pensar na experiência do público e definir o que será oferecido a estas pessoas – seja em relação ao networking quanto também às interações entre eles, os palestrantes e os expositores.

Quando falamos dos objetivos, é necessário o que este evento híbrido deve trazer de retorno à empresa. Entre os mais comuns está aumentar o alcance, facilitar a participação, estender o acesso ao conteúdo produzido, educação e treinamento de colaboradores ou até novas formas de receita. O que você deseja atingir?

2. Planeje o conteúdo e a programação do evento

Depois de definir o público-alvo e os objetivos, é hora de planejar o conteúdo. Este ponto é imprescindível para o sucesso e, por isso, é necessário escolher os palestrantes adequados, temas a serem debatidos e definir a programação.

Não esqueça que isso esbarra na duração de cada painel de debates deste evento. Quando os participantes são remotos, vale ressaltar a importância de oferecer conteúdos concisos que o ajudem a manter o foco na transmissão.

Lembre-se: o objetivo do evento híbrido é fazer com que todos os participantes se sintam parte dele. Para isso, é importante garantir o engajamento destas pessoas e estimulá-las a participarem. Algumas opções para isso são o chat, pesquisas, enquetes, perguntas e até a gamificação.

3. Escolha o local do evento, equipe e software de transmissão ao vivo

Como o evento híbrido exige o uso de uma parte presencial, a etapa seguinte é escolher o local onde ele será realizado. Deve-se optar por uma locação que não só comporte todas as pessoas, mas também tenha a infraestrutura necessária.

Para seu evento ter sucesso, é imprescindível contratar uma equipe de produção de vídeo profissional – afinal de contas, isto permitirá conteúdo de altíssima qualidade. Entre a mão-de-obra necessária estão cinegrafistas e técnicos de som e os equipamentos são câmeras, microfones e mesa de som – e não esqueça de uma link de internet com conexão estável para garantir a qualidade da imagem e som sem travamentos.

Por se tratar de um evento digital, é importante escolher qual plataforma digital auxiliará a parte virtual. Quais os programas necessários?

• Software de transmissão ao vivo profissional ou plataforma de vídeos para hospedar o evento. Em alguns casos, é possível fazê-lo numa rede social caso seja uma opção de acordo com a sua estratégia;
• Programa de videoconferência para a participação dos speakers remotos;
• Encoder profissional, aplicativo que converterá os dados da videoconferência para o programa de transmissão ao vivo.

Para escolher a melhor opção, deve-se considerar a estabilidade da transmissão e a responsividade do software, ou seja, se ele funciona bem em qualquer dispositivo. Além disso, é importante saber se ele fornece relatórios sobre a audiência e, possui boa relação custo-benefício.

4. Mensure os resultados do evento híbrido

Para concluir a lista de dicas, é importante saber como mensurar os resultados do evento híbrido. Entre as métricas para medir este sucesso estão o número de participantes – seja online quanto presenciais.

Como mencionado anteriormente, o engajamento destas pessoas é um ponto-chave. Além disso, o Retorno Sobre Investimento (ROI) e o feedback de stakeholders, participantes e palestrantes também são cruciais.

Em qualquer que seja a modalidade do seu evento, o melhor é sempre optar pela ferramenta mais completa para gerenciar, distribuir e monetizar conteúdos digitais. 

Você também pode garantir o sucesso do seu evento utilizando a plataforma da Netshow.me! Além de utilizar um serviço profissional, você também pode acessar os relatórios de audiência e verificar as métricas do seu evento. 

Fale com um especialista da Netshow.me e aperfeiçoe ainda mais a sua estratégia. 

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