Dicas e Tutoriais

Reunião de Kick-Off: o que é, benefícios, como fazer e o que falar

Usada para dar o pontapé inicial de projetos, a reunião kick-off é importante para a comunicação das empresas. Conheça os benefícios dela e saiba como fazer.

Escrito por Gabriele Gonçalo em 30 ago 2021 | Atualizado em 10 nov 2021

18 minutos de leitura

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Se você trabalha com projetos, sabe o desafio que é gerenciá-los, administrar a equipe e prestar conta aos patrocinadores. Fazer essa roda girar exige um bom planejamento do gestor. Portanto, iniciar um projeto com uma comunicação eficiente com o time é o caminho para o sucesso. Para isso, organizar uma reunião de kick-off é fundamental.

A reunião de kick-off é o pontapé inicial do projeto e acontece logo depois do planejamento, com o intuito de alinhar os detalhes importantes e relevantes para todos os envolvidos, e assim, entregar um produto melhor para o público.

A seguir, vamos explicar com detalhes o que é uma reunião de kick-off, daremos dicas de como fazer uma de maneira bem-sucedida e descreveremos quais ferramentas podem ser utilizadas para fazê-la à distância. Confira!

O que é uma reunião de kick-off?

A reunião de kick-off é uma atividade importante que toda empresa que atua na área de projetos e deseja obter bons resultados deve implementar. Mas antes de explicar com detalhes o conceito de uma reunião kick-off, que tal conhecer a origem do termo?

O termo kick-off (Dar início, tradução em inglês) surgiu da área esportiva. Porém, com o tempo, passou a ser usado no mundo corporativo e ficou! Resumidamente, a reunião de kick-off significa um encontro inicial entre os envolvidos de um projeto específico para alinhar os detalhes relevantes para iniciá-lo.

No meio empresarial, a reunião de kick-off é o momento em que o gerente se apresenta à equipe e ao patrocinador do projeto e alinha as necessidades e expectativas de todos. Além disso, algumas questões importantes são validadas: objetivos, estratégias, recursos, restrições, prazos, entregáveis  e cronogramas. 

Para que o projeto seja assertivo e bem-sucedido, a reunião de kick-off deve acontecer logo depois do planejamento. Só depois disso, a equipe envolvida parte para a execução.

Durante uma reunião de kick-off, a ideia principal do projeto é apresentada para o time e as funções de cada profissional são definidas. O objetivo é que todos estejam conscientes do que se trata, o que precisa ser feito, como vai ser executado e quando precisa ser entregue.

A partir desses alinhamentos, os participantes podem questionar as ideias apresentadas, sugerir mudanças e debater os melhores caminhos para o projeto da empresa. Um bom gestor procura dar voz à sua equipe, valorizando o conhecimento e o trabalho dos profissionais que vão fazer parte da execução.

A ideia é que a reunião de kick-off contribua com o alcance do resultado do projeto, reduzindo erros, otimizando processos e aumentando a precisão.

O que falar em uma reunião de kick-off? Veja 5 tópicos essenciais

Agora que você já sabe o que é uma reunião de kick-off, vamos explicar os cinco tópicos que não podem faltar na hora de você organizar a sua. Confira e anote!

1. Escopo 

O escopo é fundamental para guiar o projeto e evitar erros, que podem impactar todas as áreas. Mas é importante destacar que existem dois tipos de escopo: o do produto e o do projeto

O escopo do produto apresenta todos os seus detalhes, ou seja, o resultado final do projeto. Já o escopo do projeto, detalha o trabalho que será preciso realizar para entregar esse produto.

É fundamental que o gestor de projetos alinhe os dois escopos para garantir que as expectativas dos envolvidos no projeto sejam atingidas e que somente as atividades essenciais sejam realizadas.

2. Cronograma 

Apesar de o cronograma fazer parte do escopo do projeto, ele merece uma atenção especial, justamente, por ser sua base.

O cronograma contribui com o trabalho do gestor do projeto. Por isso, é importante ficar atento ao seu planejamento e gerenciamento para evitar problemas com prazos de entrega das atividades dos envolvidos. 

No cronograma, também entra a apresentação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que ajuda a organizar o que deve ser feito para a equipe produzir as entregas do projeto. Elaborar uma boa EAP é essencial para garantir que todo o trabalho seja mapeado e controlado.

3. Custos do projeto

Quando falamos de custos do projeto, o primeiro passo do gestor é orçar e documentar todos os gastos envolvidos, e em seguida, apresentar na reunião de kick-off para o patrocinador. É fundamental que ele saiba onde está investindo seu dinheiro, de que forma e como será administrado.

Além do patrocinador ter que tomar conhecimento sobre tudo que envolve seu dinheiro, a equipe do projeto precisa se conscientizar sobre os custos para não cometer gastos além do previsto.

4. Quem participará do projeto

É no início de um projeto que o gestor deve definir a equipe que irá executá-lo. Na reunião de kick-off, todo o time deve ser apresentado, assim como as funções e responsabilidades de cada profissional envolvido. 

É fundamental que todos os participantes do projeto tenham acesso aos e-mails e telefones uns dos outros, caso haja necessidade de contatar para sanar alguma dúvida ou resolver um problema.

Outra dica é fazer uma ata de reunião de kick-off, reunindo os principais pontos discutidos, e compartilhá-la com os participantes do projeto. Assim, fica muito mais fácil garantir um alinhamento interno na equipe.

5. Expectativas do projeto

A equipe de um projeto precisa estar alinhada em relação às suas expectativas sobre o mesmo, que deve acontecer em uma reunião de kick-off.

É muito importante que todos os envolvidos tenham uma visão comum sobre o objetivo do projeto. Uma vez que as expectativas estejam em concordância, a possibilidade do sucesso dele é muito maior.

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Quais os benefícios de uma reunião de kick-off?

Organizar uma reunião de kick-off proporciona algumas vantagens para a equipe de um projeto. Separamos cinco benefícios da reunião de kick-off que irão ajudá-lo na gestão do seu projeto. Veja!

1. Alinhar o relacionamento com o cliente

É muito importante que o cliente esteja por dentro de tudo que envolve o seu projeto. Afinal, existe um público esperando ser atendido com o produto final. 

A reunião de kick-off é o momento ideal para tirar as eventuais dúvidas do cliente e para que ele possa levantar perguntas sobre o planejamento do projeto. É nessa hora que os ajustes devem ser feitos pelo gestor, se for necessário.

2. Motivar a equipe

Um bom gestor deve saber motivar sua equipe. A reunião de kick-off é uma ótima oportunidade para que os envolvidos no projeto participem de todas as suas etapas e decisões.

Escutar o time é uma forma do líder valorizar o conhecimento e a opinião daqueles que vão ajudar a executar o projeto do cliente. A motivação de uma equipe impacta, inclusive, na sua produtividade, e consequentemente, no resultado final. Por isso, toda forma de reconhecimento dos participantes deve ser levada em conta pelo gestor.

3. Apresentar a qualificação dos integrantes

Ter uma equipe qualificada é muito importante para ajudar no sucesso de um projeto. A reunião de kick-off é o momento de o gestor apresentar as habilidades de todos que irão fazer o projeto do cliente sair do papel. Afinal, quem não gosta de conhecer as competências dos integrantes da sua equipe?

Saber a qualidade do time do projeto faz com que o cliente ganhe mais confiança no trabalho que será executado por todos.

4. Aumentar o engajamento dos profissionais

Ter uma equipe envolvida e engajada entre si é essencial para que o projeto seja bem executado e obtenha bons resultados. O gestor tem um papel fundamental em manter os participantes motivados.

A reunião de kick-off contribui para que o líder consiga colocar todos por dentro do que é importante a ser feito no projeto, além de ajudar na interação do time. Assim, todos saem ganhando e o projeto também.

Com profissionais mais engajados, a tendência é que tenham mais disposição para realizar suas funções.

5. Compreender os resultados esperados

Definir os resultados esperados de um projeto em uma reunião de kick-off é fundamental para que toda a equipe fale a mesma língua durante a execução.

Quando os participantes estão alinhados em relação ao que deve ser entregue no final do projeto, a probabilidade de o resultado ser satisfatório aumenta.

Como fazer uma reunião de kick-off

Agora que você já sabe quais são os benefícios de uma reunião de kick off, que tal entender como organizar a sua com os integrantes do seu projeto? Confira as dicas!

1. Defina a data

O primeiro passo para agendar uma reunião de kick-off do projeto é simples! O gestor deve definir uma data que toda a equipe possa participar e, em seguida, comunicar a todos os envolvidos, inclusive o patrocinador. 

Uma boa opção para agendar a data da reunião de kick-off, é usar o Google Agenda. É muito prático! Desta forma, todos terão o compromisso registrado no computador ou celular. Caso a equipe ainda não tenha o hábito de utilizar essa ferramenta, essa é a hora de baixá-la pelo Google Play ou Apple Store.

Vale destacar, que qualquer necessidade de mudança na data da reunião de kick-off, com o Google Agenda fica muito mais fácil de reagendá-la.

2. Defina quem conduzirá a kick-off

Em uma reunião de kick-off, o gestor é o responsável por apresentar tudo que envolve o projeto. Porém, é o patrocinador que faz uma rápida abertura com toda a equipe, para estimular o comprometimento deles. Em seguida, o gerente conduz a apresentação, em até 30 minutos, como forma de manter uma dinâmica e os participantes motivados e focados.

Antes de iniciar a reunião de kick-off, o líder já deve ter em mente quais os profissionais que irão participar do encontro e as funções de cada um durante a execução do projeto. 

A escolha de cada integrante deve ser feita baseada na competência de cada um, para que ninguém participe da reunião sem ter uma função clara.

3. Estruture a apresentação

A preparação de uma reunião de kick-off é essencial para que seja produtiva e os participantes saiam dela com os objetivos e suas funções definidos e alinhados. Para isso, o gestor deve montar uma apresentação que atraia a atenção e o engajamento dos envolvidos.

Além disso, o gerente deve organizar uma reunião de kick-off que otimize o tempo da equipe. Portanto, é fundamental que equipamentos como uma boa internet para um encontro virtual, microfone (se for necessário) e vídeos para complementar a apresentação sejam preparados antes de iniciar a reunião.

Durante a reunião de kick-off, o gestor deve abordar assuntos importantes do projeto para que seja bem executado. Veja os mais importantes!

  • Apresentar a equipe do projeto;
  • Objetivo do projeto;
  • Entregas;
  • Cronograma completo;
  • Atribuições de cada integrante;
  • Expectativa de resultados;
  • Custos;
  • Ferramentas colaborativas que serão usadas durante a execução do projeto;
  • Esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir.

O gerente de projetos pode ter todo esse material impresso e apresentá-lo em Power Point. Assim, todos os participantes da reunião terão maior clareza sobre os temas a serem abordados.

4. Defina quais ferramentas utilizar na sua reunião de kick-off

Uma reunião de kick-off pode ser realizada presencialmente. Porém, existem situações que pedem que seja feita virtualmente entre os envolvidos do projeto. Distanciamento da equipe em diferentes escritórios, viagem de negócios de parte dos integrantes, trabalho home office são alguns exemplos. 

Mas com o avanço da tecnologia, esses obstáculos podem ser resolvidos para que a reunião de kick-off aconteça. Para isso, o gestor de projetos deve usar um software de videoconferência ou realizar uma transmissão ao vivo de uma plataforma profissional, como a da Netshow.me, que permite o controle de acesso e sigilo de informações. 

A videoconferência conecta duas ou mais pessoas de diferentes locais e permite que elas se reúnam, vejam uns aos outros e conversem em tempo real por um aplicativo. Basta o gestor do projeto ter um desktop, tablet ou celular com acesso à internet, câmera e microfone e ter a ferramenta de videoconferência para fazer a reunião online.

Como a qualidade da imagem não é uma prioridade neste caso, a videoconferência não exige um link de internet dedicado. O mais importante é o gestor transmitir e alinhar as informações do projeto durante a reunião de kick-off.

5 ferramentas para fazer uma reunião de kick-off online

Existem várias ferramentas gratuitas de videoconferência que podem ajudar o gerente a realizar sua reunião de kick-off. E claro, existem soluções que exigem investimento. Confira algumas opções de programas para videoconferência disponíveis. 

Zoom

O Zoom é um dos principais programas de videoconferência do mercado e uma excelente ferramenta para fazer uma reunião de kick-off online. Na versão gratuita, a pessoa pode se conectar com até 100 usuários em sessões de 40 minutos. Já os planos pagos, oferecem suporte para até mil participantes, reuniões de 24 horas e permitem gravar videoconferência. Todos podem interagir por vídeo ou somente áudio.

Google Meet

O diferencial do Google Meet (antigamente conhecido como Google Hangouts) é a possibilidade do usuário compartilhar a tela do navegador com todos os participantes. Além disso, é integrado a soluções do Google Docs, permitindo a edição compartilhada de documentos. Pode ser usado em desktop, tablet ou celular, facilitando bastante a participação na reunião de kick-off.

Skype

Com o Skype, é possível fazer uma videoconferência com até 100 pessoas na sala, gravar a reunião e compartilhar a tela. Além disso, permite realizar ligações telefônicas, desde que a pessoa compre crédito. Está disponível para usar em celular, desktop ou tablet. O software da Microsoft é recomendado para empresas de menor porte.

WhatsApp

O WhatsApp também pode ser usado para videoconferência. Mas para isso, o usuário deve utilizar a integração com o Messenger Rooms e ter salas com até 50 usuários. Sem isso, o programa oferece suporte para somente 4 pessoas por ligação em vídeo. Por isso, essa ferramenta não é tão recomendada para reuniões de kick-off online com mais participantes. Vale destacar também que o WhatsApp não pode ser usado em desktop ou notebook, estando disponível apenas em aplicativo para Android e iPhone.

Transmissão ao vivo

Já a transmissão ao vivo de uma reunião de kick-off por meio de uma plataforma como a da Netshow.me, adota a abordagem “one to many” e “one-to-millions”. O que isso significa? Desta forma, um dispositivo transmite, por vez, para vários espectadores, que interagem por mensagens de texto. 

Aqui, existe a possibilidade de embedar – quando um código html é responsável por incorporar determinado elemento de um site externo no seu próprio – uma videoconferência na sua transmissão ao vivo. Ou seja, é possível adicionar a webmeeting ao material transmitido ao público, que continua a interagir somente pelo chat. 

Esta possibilidade depende da plataforma utilizada e permite que diversos palestrantes da transmissão participem, estando ou não juntos no mesmo local da transmissão.

Na live streaming com uma plataforma profissional como a nossa, o gestor de projetos pode contar com toda a estrutura e conhecimento necessários para atender à sua reunião de kick-off com sua equipe. 

Investir em práticas como reuniões de kick-off é uma maneira de se aproximar dos integrantes do projeto e aumentar a produtividade de todos. Mas para isso, o gestor precisa estar preparado para organizar da melhor forma a sua reunião. Os especialistas da Netshow.me podem ajudá-lo com a tecnologia ideal para realizar seu kick-off.

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Escrito por Gabriele Gonçalo