Em qualquer empreendimento que desejamos realizar, a preparação é uma etapa muito importante. Seja na vida pessoal ou no trabalho, o sucesso de uma ação depende sempre da organização prévia. Como na comunicação corporativa, no planejamento de eventos online, a organização é quem vai garantir um bom resultado.
No dia do evento, muitas coisas estão acontecendo e, por isso, todos precisam saber exatamente suas funções para garantir o bom andamento dele. Por isso, o planejamento de eventos é um importante momento em que podemos listar o que precisa ser feito antes para garantir que tudo saia como previsto.
Quando falamos do modelo online, ele se torna ainda mais fundamental para evitar também problemas técnicos. Assim, é possível prever tudo que deverá acontecer – não deixando de lado questões importantes, além de ser possível estipular corretamente o tempo de duração. Outro ponto essencial dessa preparação é a garantia de que tudo permanecerá dentro do orçamento estipulado.
Neste artigo, entenda todas as etapas a serem seguidas para o planejamento de eventos, especialmente na modalidade online, e como obter sucesso com eles.
A importância de um bom planejamento de eventos
Um bom planejamento de eventos permite que sejam determinadas todas as etapas que devem ser realizadas antes, durante e depois do evento. Desde a contratação de profissionais até a retirada do material alugado, cada um desses itens demanda tempo para ser definido.
O planejamento surge como uma forma de garantir que nada seja esquecido ou se torne um problema para o andamento do encontro. Ao entender quais são as tarefas que devem ser realizadas, também fica mais fácil delegar as tarefas e evitar que poucas pessoas fiquem sobrecarregadas.
Além disso, essa preparação também possibilita encontrar preços melhores ao realizar uma cotação entre diferentes empresas e prestadores de serviço. Assim, fica mais fácil garantir que tudo fique dentro do orçamento disponível.
A organização também possibilita evitar que imprevistos aconteçam. Em eventos online, uma conexão ruim ou uma plataforma que não suporta um grande número de acessos podem atrapalhar todo o andamento do evento.
Em alguns casos, os participantes podem ficar decepcionados quando isso acontece e o evento pode acabar sendo uma grande dor de cabeça. Por isso, com um bom planejamento, a chance maior é que o evento seja um sucesso.
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✔️ Checklist para planejamento de eventos online
O planejamento de eventos é uma etapa fundamental para definir as estratégias que serão aplicadas no grande dia. Uma metodologia muito útil para não se esquecer de nada é o checklist!
Com ele, você pode listar as tarefas que devem ser realizadas e, a medida que cada uma é feita, o item é riscado da lista. Aqui, vamos explicar o que deve ser feito em cada etapa e listar os afazeres que vão tornar possível o cumprimento dessas tarefas durante o planejamento de eventos online. Confira:
Trace um objetivo, público-alvo e orçamento
O primeiro passo é traçar um objetivo e entender para quem o seu evento se destina, ou seja, o seu público-alvo. O que você deseja alcançar com o evento? A resposta aqui pode ser maior reconhecimento de marca, aumentar sua audiência, engajar os colaboradores, divulgar um novo produto, tudo isso vale!
O mais importante é que você tenha esse objetivo claro e trace o restante da sua estratégia a partir dele. Por isso, definir também o público-alvo pode ajudar na montagem dessa estratégia.
Com essas definições, você pode entender melhor qual seria o orçamento para executar o evento. Por outro lado, caso você trabalhe com um orçamento já definido, pode estruturar a ideia e os objetivos a partir dos valores disponíveis – por isso é tão importante definir essas questões em um só momento.
Portanto, nesse momento você deverá:
- Definir um objetivo ou meta a ser alcançado com o evento;
- Definir um público-alvo;
- Definir um orçamento ou fazer as outras definições a partir dele.
Agora que você já tem uma estrutura inicial de como será o evento, para quem ele se destina e o orçamento disponível, é importante pensar no formato que ele será realizado. Essa escolha depende muito das definições que você fez anteriormente -por exemplo, cada formato será mais indicado para um tipo de público, objetivo ou orçamento. Por isso elas estão em momentos separados.
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Defina o formato
É a partir do formato que será possível pensar em local, estrutura, cronograma, convidados, estratégia de divulgação e tecnologia utilizada. Alguns formatos interessantes são:
- Palestras e conferências: modelo em que um profissional ou especialista da área faz uma apresentação sobre determinado tema. Pode ser presencial, geralmente feita em um auditório, ou online, com uma transmissão ao vivo. Há também a possibilidade de ser usada em um evento híbrido;
- Meetup: é um evento voltado para o networking. É possível ser feito tanto no modelo online como no presencial ou híbrido;
- Seminários: os seminários são o tipo mais comum de apresentação de eventos. Em geral, mais de uma pessoa faz uma apresentação sobre determinado tema e, após as exposições, o público pode fazer perguntas a eles. Esse formato também se adapta às três modalidades mencionadas;
- Webinars ou webinários: são um tipo de seminário pensado para a internet. É feito com transmissão ao vivo e pode agregar na apresentação alguma interação com o chat;
- Workshop ou curso: é um formato geralmente voltado para ensinar algo ao público. Também pode ser presencial, online ou híbrido.
- Live shopping: um tipo de transmissão ao vivo em que são demonstrados e vendidos produtos, em geral com descontos, para as pessoas que estão participando da live. É um modelo com muitos adeptos na China e Estados Unidos mas pouco aplicado no Brasil.
O seu evento pode ser feito em qualquer um desses formatos – ou até algum que não foi listado aqui. O interessante nessa etapa é pesquisar a preferência do seu público alvo e entender o que dá mais certo para eles. Essa pesquisa pode ser feita nas redes sociais ou analisando a estratégia da concorrência.
Portanto, nesta etapa será necessário:
- Pesquisar o formato de preferência do seu público alvo;
- Definir um formato para o seu evento.
Defina tarefas, delegue e faça um cronograma
Com as definições anteriores já prontas, chegou o momento de entender quais são as tarefas que devem ser feitas, quem as fará e até quando. O que deve ser feito de fato nessa etapa depende muito do formato, por isso, caberá à equipe de planejamento do evento realizar um brainstorm para mapear os afazeres.
São tarefas que podem surgir nesse momento:
- Definição de palestrantes;
- Entrar em contato com os palestrantes;
- Estratégia de divulgação;
- Pesquisa de plataformas e tecnologias;
- Pesquisa de prestadores de serviço.
Para cada tarefa, é importante definir um responsável e uma data de entrega. Isso garante que nada fique parado sem ser resolvido! Mesmo que mais de uma pessoa seja alocada em uma função, busque deixar um único “chefe” em cada uma delas, pois é ele quem será cobrado quando o prazo chegar ao fim.
Essas atribuições devem estar sistematizadas em algum lugar para que todos vejam. O Trello é uma ótima ferramenta para isso! Por lá, é possível determinar encarregados, fazer comentários em cada cartão de tarefa e, quando concluídos, podem ser movidos de coluna.
Essas definições devem ser sempre retomadas em reuniões de acompanhamento, para garantir que o planejamento do evento está de fato andando. Elas podem ser semanais ou quinzenais, e é importante que sejam simplificadas, apenas verificando o que já foi feito e o que ainda falta.
Nesse momento, então, será necessário:
- Listar as tarefas que devem ser realizadas;
- Definir responsáveis para cada uma delas;
- Estabelecer prazos;
- Montar um sistema de acompanhamento do andamento das tarefas;
- Reuniões rápidas de acompanhamento.
Elabore uma estratégia de divulgação
Essa é uma tarefa que terá muitos desdobramentos e, por isso, deve ser pensada também separada das outras etapas. A estratégia de divulgação, assim como outros passos do planejamento de eventos, deve ser feita a partir das preferências do público-alvo e do objetivo definido anteriormente. Cada tipo de público pede uma comunicação específica e, por isso, será necessário fazer uma pesquisa a respeito da melhor abordagem.
Para um público jovem, por exemplo, dificilmente será uma divulgação veiculada no Facebook e pessoas mais velhas não terão acesso a uma estratégia de divulgação feita para o TikTok. Além disso, o tipo de comunicação e abordagem em cada caso também será diferente.
Este é o momento de:
- Pesquisar a preferência do público-alvo quando estamos falando de divulgação e redes sociais;
- Entender a comunicação a ser usada;
- Criar as artes;
- Montar uma estratégia de publicações.
Pesquise a melhor plataforma para o seu evento online
A plataforma é uma das definições mais importantes! Essa é a entrega que vai marcar quem participar do seu evento, pois mesmo com o melhor palestrante do mundo pode ser frustrante com um áudio ruim e uma imagem pixelada.
É importante lembrar que a plataforma tem tudo a ver com a experiência do usuário que, nesse caso, é a pessoa que irá participar do seu evento. Por isso, pesquise bastante e opte por quem entregue um sistema profissional, com suporte adequado e tecnologia de ponta.
Atualmente, já existem empresas que cobram um valor bastante acessível para fazer transmissões pela internet com a melhor imagem possível. É isso que você deve buscar!
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Seguindo esse checklist no planejamento do seu evento, você com certeza terá ótimos resultados!
Aumente o nível do seu planejamento de eventos
Se você deseja aumentar ainda mais o nível do seu planejamento de eventos, busque estratégias de divulgação e engajamento que vão captar uma audiência ainda maior. Um exemplo é o uso de gatilhos mentais na divulgação do seu evento! Gatilhos mentais são uma estratégia muito comum para quem trabalha com vendas mas também podem ser aplicados em outras áreas.
Outra solução no planejamento de eventos online são os teasers, vídeos curtos de divulgação do evento que tem como objetivo despertar a curiosidade de quem assiste. Por ser um formato reduzido, devem conter um texto muito bem definido, focado em atrair a atenção de quem assiste.
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