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Videoconferência: entenda o que é e se é a solução ideal para você

Com a videoconferência, fazer reuniões com pessoas de outras localidades se tornou mais fácil, prático e barato.

Escrito por Gabriele Gonçalo em 30 out 2020 | Atualizado em 11 ago 2021

17 minutos de leitura

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Como uma empresa com escritórios em diferentes localidades pode realizar reuniões frequentes entre as unidades? Afinal, o custo para trazer todos os colaboradores ao mesmo local é de assustar qualquer gestor! Graças à videoconferência, isso se tornou uma preocupação a menos.

Esta tecnologia conecta pessoas de diferentes locais e permite que elas consigam se reunir, ver uns aos outros e conversar em tempo real – mesmo sem estarem fisicamente na mesma sala.

Existem diferentes formas de utilizar o recurso no seu negócio. Neste artigo, você aprenderá como funciona videoconferência, quais programas utilizar para fazer uma e como saber se a videoconferência é a solução ideal para seu objetivo. Vamos lá?

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O que é videoconferência?

Videoconferência é exatamente o que as duas palavras que compõem este nome sugerem: uma conferência por vídeo. Desta forma, duas ou mais pessoas se conectam por meio de um aplicativo de videoconferência e conseguem conversar por vídeo em tempo real.

E não é um recurso difícil de usar. Você precisará somente de desktop, tablet ou celular com acesso à internet – e, é claro, a ferramenta de videoconferência escolhida para fazer reunião online.

Mas como funciona uma videoconferência? Este tipo de sala de reunião online pode ser usado de duas maneiras:

  • Quando somente dois dispositivos estão conectados na videoconferência, esse sistema é chamado ponto a ponto. Assim, seu funcionamento é igual ao de uma ligação telefônica com vídeo.
  • Se são três ou mais dispositivos conectados, o sistema utilizado é o multiponto. Geralmente, este formato usa um equipamento chamado Unidade de Controle Multiponto (MCU) – que atua como uma interface de rede para conectar as câmeras.

Vale ressaltar que há dois modos de funcionamento da videoconferência. No modo VAS (switch ativado por voz), a janela de vídeo que fica em destaque é a da pessoa que estiver falando no momento. Já no modo presença contínua, as janelas de todas as câmeras conectadas são exibidas simultaneamente.

Videoconferência: entenda o que é e se é a solução ideal para você

Por que fazer videoconferência online?

A videoconferência é muito utilizada por empresas para promover reuniões entre equipes de diferentes escritórios, parceiros e clientes ou ações específicas de comunicação interna. Existem muitos benefícios de fazer videoconferência online – principalmente no meio corporativo.

Segundo pesquisa da Wainhouse Research e da Polycom feita com mais de 4,7 mil empresas, a reunião por videoconferência aumentou a eficiência e produtividade em 94% delas. Além disso, 87% das respondentes tiveram redução de custos ao usarem o recurso – afinal, os gastos com deslocamento diminuem.

Com o uso de programas para videoconferência, houve um aumento do impacto das discussões de 88% das equipes. Para completar, uma aceleração da tomada de decisões em 87% das respondentes.

Não à toa, 25% dos entrevistados usam videoconferência todos os dias. Já 39% utilizam o recurso toda semana, enquanto 21% fazem uso da tecnologia todo mês.

Para completar, os computadores, notebooks e equipamentos dedicados à videoconferência são os mais utilizados. No entanto, vale ressaltar o fato de um terço dos entrevistados usar tablets e smartphones para esse tipo de reunião – o que mostra como pode ser uma solução prática e acessível.

Como fazer uma videoconferência?

Apesar de utilizar a tecnologia para ser feita à distância, a reunião virtual possui uma dinâmica muito parecida com a de uma presencial. Além de adquirir os equipamentos de videoconferência necessários, é importante tomar alguns cuidados.

Pensando nisso, separamos algumas dicas de como fazer uma videoconferência. Confira:

Planeje com antecedência

Defina uma pauta da reunião e defina a data e o horário. Para notificar todos os participantes, é recomendado usar um aplicativo de agenda como Google Agenda ou Calendly – e não esqueça de enviar o link da videoconferência para todos.

Prepare todo o material complementar

Pretende utilizar apresentações ou enviar arquivos durante a videoconferência? Separe-os com antecedência para não ficar procurando durante a reunião.

Defina o local adequado para a reunião

Escolha um local com boa iluminação e sem ruídos externos. Deixe também o local organizado – ou pelo menos a parte que irá aparecer no vídeo. Isso vale tanto para um escritório quanto no home office.

Teste os equipamentos com antecedência

Antes do horário marcado, teste todos os equipamentos e softwares para ver se estão funcionando corretamente. E, é claro, verifique se a conexão de internet está estável. Isso evita sustos e atrasos, além de corrigir possíveis falhas.

Cuidado com o comportamento e a postura

Lembre-se que é uma reunião como qualquer outra. Portanto, cuidado com o seu comportamento. Não fique toda hora mexendo no celular, evite conversas paralelas, use uma roupa adequada com o padrão de sua empresa e dê espaço para todos falarem. Se possível, deixe seu microfone no mudo quando não estiver falando.

Não esqueça do pós-reunião

Quando terminar, não esqueça de pensar no pós-reunião. Caso o programa que você utilizou disponibilizar um link para o vídeo, é legal enviar aos participantes junto com os pontos-chave discutidos.

Videoconferência: entenda o que é e se é a solução ideal para você

Equipamentos para videoconferência

Hoje em dia, os computadores e dispositivos móveis costumam vir com todos os equipamentos de videoconferência necessários. Mas isso não quer dizer que é obrigatório usá-los!

Caso você queira investir para ter maior qualidade, é necessário saber como escolher o hardware para videoconferência. Pensando nisso, fizemos uma lista com tudo o que você precisa analisar:

Câmera para videoconferência

Como se pode esperar em um tipo de reunião que depende de vídeo, a câmera é imprescindível. Para transmitir as imagens com mais nitidez e qualidade, é possível usar uma webcam externa.

Mas como escolher uma webcam? Opte por aparelhos com conexão via USB, assim evitando dificuldades com o sinal de dispositivos WiFi.

Além disso, é importante escolher opções com alta resolução – quanto maior o número, melhor a imagem. Foque em equipamentos com 720p (HD) e 1080p (FullHD).

E não esqueça de ficar de olho na velocidade de captura da câmera. Ela é medida por frames por segundo e é importante ter um dispositivo com no mínimo 10 ou 12 fps.

Microfone para videoconferência

Para fazer uma boa videoconferência, o áudio também precisa ser nítido e de boa qualidade. Como garantir isso? Investindo num microfone para videoconferência.

Existem muitas opções a serem de equipamentos de captação de áudio. Entre elas, vale destacar equipamentos como headset, lapela e até um microfone de mesa para videoconferência.

Caso você esteja numa sala grande e com muitas pessoas, pode ser necessário usar dois ou mais microfones. E não se esqueça de posicioná-los onde ele captará o som com qualidade – e, é claro, evitando ecos.

E lembre-se: verifique se o microfone escolhido é compatível com seu dispositivo – seja ele desktop, celular ou tablet.

Internet para videoconferência

Como se pode esperar de uma solução de comunicação online, uma boa conexão de internet é imprescindível. Caso contrário, problemas na rede causarão delays, distorções na tela e até a interrupção da videoconferência.

Para isso, é importante ter uma internet robusta e com boa velocidade de download e upload. Assim, seu dispositivo enviará dados à rede e os receberá de maneira a garantir estabilidade à conexão.

Como webmeetings focadas na informação, a qualidade da imagem não costuma ser tão importante. Desta forma, usar um link de internet dedicado não costuma ser necessário.

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Programas de videoconferência

Por se tratar de um recurso cada vez mais utilizado no mercado, existem um número crescente de ferramentas para fazer videoconferência grátis – e, é claro, soluções que demandam investimentos.

Mas qual opção escolher? A seguir, você pode conferir uma lista com os melhores programas para videoconferência disponíveis:

1. Zoom

O Zoom é o principal programa de videoconferência em grupo disponível no mercado e pode ser usado com segurança. Trata-se de uma opção acessível, pois pode ser usado nos principais sistemas operacionais – computadores com Windows, Mac e Linux e dispositivos móveis com iOs e Android.

Na versão gratuita, é possível conectar até 100 usuários em sessões de 40 minutos. Já os planos pagos oferecem suporte a até mil participantes, reuniões de até 24 horas e permitem gravar videoconferência – com planos mensais a partir de US$ 14,99.

2. Google Meet

Quer usar um site de videoconferência? O Google Meet pode ser usado diretamente do navegador e permite reuniões online de até 60 minutos e 100 pessoas. Possui integração com o Google Docs, possibilitando a edição de documentos.

Disponível também em dispositivos móveis como tablets e celulares, a ferramenta pode ser usada para compartilhar a tela em tempo real, de maneira simples e intuitiva.

3. Skype

Outra solução para videoconferências é o Skype. Nele, é possível conversar com até 100 pessoas na sala, gravar a reunião e compartilhar tela. Além disso, permite realizar ligações telefônicas – desde que você compre crédito.

Pensa em como fazer videoconferência pelo celular? Esta solução está disponível para desktop, e dispositivos móveis, o software da Microsoft é recomendado para empresas de menor porte.

4. Microsoft Teams 

Antigo Skype For Business, o Microsoft Teams possui integração com o pacote Office e mais de 250 aplicativos – entre eles, Trello, Evernote e Adobe Creative Cloud. Permite até mil pessoas por sala, número que pode chegar a 20 mil no modo de visualização.

Além disso, o Teams oferece 10 GB para armazenamento de arquivos da equipe e 2 GB por usuário – nos planos pagos, o espaço aumenta para 1 TB. E, é claro, está disponível para desktop e mobile.

5. CISCO Webex

Outro aplicativo para reunião online de uma empresa de grande porte é o CISCO Webex. Na versão gratuita, há limite de 100 participantes na sala e conversas com duração ilimitada – sem contar no armazenamento de 1 GB na nuvem!

Além disso, o Cisco Webex oferece gravação de vídeo e compartilhamento de tela e documentos. Está disponível para desktop e dispositivos móveis com iOs e Android e a versão paga tem planos a partir US$ 13,50.

6. ezTalks

Outra ferramenta para videoconferências corporativas é a eZTalks. Na versão gratuita, é possível criar salas com até 300 participantes para reuniões de no máximo 45 minutos. Além disso, o software tem suporte a gravação de reuniões, chats privados, enquetes, anotações e compartilhamento de tela.

No entanto, é necessário investir nos planos pagos, que variam de US$ 10 a US$ 50 por mês. Caso contrário, o eZTalks permite salas de somente 3 pessoas e conversas de 10 minutos.

7. WhatsApp

Sabia que o WhatsApp também pode ser usado para fazer videoconferência? Para isso, deve-se utilizar a integração com o Messenger Rooms e ter salas com até 50 usuários – sem isso, o app tem suporte a somente 4 pessoas.

Quer usá-lo no computador? O WhatsApp Web redireciona você diretamente ao Messenger – assim, os usuários não precisam ter conta no aplicativo de mensagens instantâneas.

Quais os outros tipos de transmissão ao vivo?

Muitas pessoas confundem videoconferência com outras soluções e ficam com dificuldade na hora de escolher a opção que mais atende às suas necessidades. Como explicamos anteriormente, a videoconferência é voltada para pessoas que queiram conversar simultaneamente por meio de vídeo. A seguir, veja outros exemplos de soluções:

Videochamada

A videochamada nada mais é que uma simples conversa por vídeo entre duas pessoas, como uma ligação. Normalmente, ela é realizada de forma prática por meio de programas e aplicativos como Skype, WhatsApp, Messenger e Viber.

Conference Call

A teleconferência, também conhecida pela expressão em inglês conference call, é uma conversa entre três ou mais pessoas por meio somente de áudio. Também é uma solução bastante utilizada entre as empresas, já que não demanda muita estrutura e pode ser feita apenas com o uso do telefone.

Webconferência

As webconferências são as videoconferências e teleconferências online, realizadas diretamente do navegador ou de uma aplicação. Elas costumam ser mais interativas, possibilitando compartilhar apresentações, documentos, enquetes e outros recursos.

Webinar

Um webinar é um seminário online, onde um ou mais apresentadores falam no vídeo e os espectadores atuam apenas como ouvintes. Para esse tipo de solução, é mais indicado buscar plataformas especializadas em transmissão ao vivo.

Transmissão ao vivo profissional

Se a sua intenção não é promover uma conversa nem um seminário, e sim transmitir uma palestra, evento corporativo, mensagem da empresa, entre outros objetivos, a videoconferência não é a solução ideal para você. No caso de outros tipos de transmissão de vídeos ao vivo seja com o uso de redes sociais ou uma plataforma profissional.

Quer saber como a transmissão ao vivo pode contrubuir com o seu negócio? Fale com um de nossos especialistas!

Este post foi publicado originalmente no dia 29 de março de 2018 e atualizado no dia 30 de outubro de 2020.

Escrito por Gabriele Gonçalo