Eventos

Eventos online: tudo que você precisa saber para organizar o seu

Entenda o mundo dos eventos online, conheça os principais tipos e como planejar o seu de forma profissional.

Escrito por Gabriele Gonçalo em 25 ago 2021 | Atualizado em 31 ago 2021

15 minutos de leitura

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O mercado de eventos foi revolucionado pelo uso da tecnologia. Se antigamente era necessário se ater ao modelo presencial, hoje é possível realizar eventos online e se beneficiar de uma série de fatores – sejam eles o maior alcance, a redução de custos e até o engajamento via chat.

E quando falamos de utilizar o formato digital, existem muitas possibilidades que podem oferecer uma experiência diferenciada ao seu público. Pensando nisso, fizemos este artigo com os principais tipos de eventos online para a sua empresa organizar, além de tudo que será necessário para tirá-los do papel. Confira:

O que é um evento online?

Antes de tudo, é importante explicar o conceito de evento. Trata-se da reunião de pessoas com um objetivo específico em um lugar definido – tudo isso planejado com antecedência. Esta definição é abrangente e abraça uma vasta gama de nichos.

Se antigamente era necessário se ater ao modelo presencial, os processos de transformação digital permitiram a criação de novos formatos. Nasce aí o evento online, onde o espaço físico é substituído pelo virtual – o que é possibilitado pela tecnologia de live streaming.

Por que investir em eventos online?

As diferenças entre eventos presenciais e remotos são muitas, mas não é possível dizer que um é, de fato, melhor que o outro. Cada um possui suas especificidades e atenderá a um tipo específico de evento. O importante aqui é considerar qual deles funciona melhor para a sua realidade. 

Dentro das características do evento online, existem alguns benefícios que podem ser de grande vantagem para quem adota essa modalidade. Os principais são: 

Maior alcance para o evento

Como se pode esperar de um evento que não depende de um espaço físico, há um aumento no alcance ao aderir à digitalização. Diferentemente do modelo presencial, é possível acompanhar o evento online em qualquer localidade.

Além de oferecer maior comodidade ao usuário, este maior alcance também potencializa a sua audiência. Assim, mais pessoas poderão assistir ao evento – e utilizando o dispositivo que desejarem.

Redução de custos

Eventos online são uma opção bastante interessante financeiramente. Por não depender de um espaço físico, as despesas logísticas serão reduzidas drasticamente.

Não será necessário investir tanto em transporte, alimentação e hospedagem dos palestrantes. Além disso, ele pode ser gravado num espaço menor, necessitando de menos investimento. Também existe a possibilidade dele ser feito com todos os participantes atuando remotamente.

Outra redução de custo dessa modalidade é a mão de obra. Será preciso investir em menos pessoas para cuidar da organização, andamento e limpeza do evento. 

Claro, para fornecer um bom evento é necessário investir na tecnologia. Dentre elas estão uma boa conexão com a internet, um serviço de transmissão seguro e uma plataforma que seja confiável, profissional e com capacidade de gravação do conteúdo. Mesmo com estes gastos, o evento online ainda oferece melhor relação custo-benefício.

Facilita o uso do conteúdo após o evento

Outra vantagem oferecida pelos eventos online é o fato dele permitir o uso de seu conteúdo após o evento. Você pode disponibilizá-lo para os usuários no site de vídeos de sua preferência – seja de graça ou vendendo o acesso.

Desta forma, é possível utilizá-lo na sua estratégia de conteúdo para a captação de leads ou até lançar sua própria plataforma de material informativo. Isso tudo sem nenhum custo adicional porque o evento online já prevê o uso de equipamentos de gravação.


Formatos de eventos online 

Um evento na modalidade online pode abarcar ainda diversas características, formatos, estilos de apresentação e organização do conteúdo. A escolha de qual caminho você seguirá precisa ser embasada naquilo que de fato fará sucesso com o público para o qual o evento se destina. 

Se você tem dúvidas de qual o mais indicado para o seu caso, dê uma olhada no que está sendo feito pelos concorrentes ou por pessoas que você admira. Veja os comentários e feedbacks para entender o que as pessoas estão achando. Você também pode participar dos eventos para tirar suas próprias conclusões. 

A respeito dos formatos, os principais para eventos online são: 

Transmissão ao vivo 

Este formato depende da participação remota de todas as pessoas – desde palestrantes até os convidados. Para isso, deve-se usar um software de videoconferência para todos os participantes atuarem à distância e incorporá-lo à plataforma de transmissão ao vivo.

✅Como exemplo de evento virtual vale citar o FLOW Experience 2021, organizado pela Netshow.me. Foram quinze horas de conteúdo transmitido ao vivo no FLOW, com todos participando de maneira remota – confira aqui

Evento com conteúdo gravado 

Em alguns casos, pode ser difícil conciliar as agendas dos palestrantes do evento e, nesse caso, uma saída é fazer a gravação do material. A abertura e encerramento, neste caso, também podem ser gravadas ou ao vivo. O interessante nesse modelo é explorar a comunicação e a presença simultânea das pessoas naquele momento. 

Um treinamento de uma empresa, por exemplo, pode ser feito com todos os colaboradores assistindo ao conteúdo ao mesmo tempo, ainda que todos estejam na modalidade home office. Ao longo de cada aula, eles podem parar para conversar sobre o que foi explicado, compartilhar aprendizados e considerações sobre o conteúdo. 

➡️Quer saber como usar as melhores tecnologias de vídeo online para fazer o treinamento da sua empresa? Confira tudo clicando aqui. 

Evento híbrido

O evento híbrido é aquele que une dois formatos: presencial e online. Uma possibilidade são encontros onde há uma parte ao vivo e outra parte gravada. Essa é uma modalidade interessante para eventos como o kick off. 

Um outro tipo de evento híbrido é aquele que une conteúdo online e presencial – oferecendo aos participantes o melhor de dois mundos. Neste caso, os palestrantes ou o público podem estar à distância. Trata-se de uma opção que exige maior investimento e costuma ser usada em eventos estratégicos e de grande porte.

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Quais são os principais tipos de eventos online?

Eventos online podem ter muitas funções e objetivos. Cada um deles funciona melhor com um tipo específico de evento. Por exemplo, para encontros de negócios e networking, você verá que os Meetups são a modalidade mais indicada. No caso de eventos acadêmicos, é melhor optar por seminários e simpósios. 

Todos esses segmentos podem utilizar a tecnologia de transmissão ao vivo ou gravada, e até uma mistura dos dois – o importante é escolher o que faz sentido para o seu público e negócio. Conheça melhor cada um deles: 

Workshops

Para começar, vale destacar os workshops. Neste tipo de evento, ocorre uma reunião de pessoas interessadas em um determinado assunto ou projeto. Geralmente é um treinamento focado em atividades práticas e debates.

Assim, é importante usar a criatividade para adaptar este tipo de evento ao formato digital. Afinal de contas, o aluno está participando via internet e, apesar de ter maior comodidade e flexibilidade, pode perder o foco com facilidade.

Palestras e conferências

Com o uso da tecnologia de live streaming, as palestras e conferências online se tornaram ainda mais viáveis. Se antes havia uma limitação de espaço físico, hoje é possível realizar este tipo de evento com os participantes em localidades diferentes.

Em geral, os palestrantes fazem uma apresentação sobre determinado assunto de seu domínio. Assim, o evento inclui sessões sobre um tema central com painéis, palestras ou debates. Além das já citadas palestras, trata-se de um tipo muito usado em conferências ou convenções de vendas onde profissionais se reúnem para apresentar resultados e traçar metas.

Meetups

Outro tipo interessante para ser organizado é o Meetup. Mas o que é isso? São encontros informais cujo objetivo é estimular o networking e a troca de conhecimentos entre profissionais.

Apesar de ser comumente presencial, os meetups online são uma alternativa atrativa para realizar este encontro sem ter todos os participantes no mesmo espaço. Este tipo de evento pode ser usado também para criar uma comunidade engajada.

Seminários e simpósios

Para concluir a lista, vale apontar para os seminários e simpósios. Este tipo de evento também migrou do offline para o online e tem o objetivo de reunir especialistas sobre um tema para debater ideias e chegar a uma conclusão sobre o assunto.

Aqui, o convidado ou orador expõe informações e fatos sobre o tema e abre a discussão para o público. Ou seja, é importante oferecer um espaço onde os participantes possam interagir e debater.

Como organizar um evento online?

Seja usando a modalidade híbrida ou totalmente online, a tecnologia é uma importante aliada da maneira com a qual nos comunicamos e geramos negócios. Uma boa plataforma segura e estável dá mais profissionalismo ao seu evento. 

Além disso, também no processo de organização, pesquisa e convite de palestrantes, processo de divulgação e até para a retirada de ingressos, tudo fica muito mais fácil com as ferramentas que temos à nossa disposição. Há ainda todo o processo criativo, as ações de marketing, a operação e o pós-evento que precisam ser planejados.

Para garantir que você possa ter essa organização de fato no seu evento online, fizemos um lista de itens necessários:

1. Planeje o seu evento online 

Primeiramente, é necessário fazer o planejamento do seu evento online. Defina o público-alvo e os objetivos a serem atingidos. Esse é o momento de criação do conceito do evento – desde o nome, tipo, até a duração. 

2. Faça o planejamento de conteúdo

Depois disso, é hora de fazer o planejamento de conteúdo. Aqui, você deverá escolher os possíveis palestrantes que serão convidados, os temas a serem debatidos e a programação do evento. Não se esqueça de definir a duração dos painéis e oferecer conteúdos concisos – usar um modelo de roteiro te ajudará nesta etapa.

Também é importante pensar na sua estratégia de evento online. Tenha em mente a importância de garantir o engajamento do público – e isso começa bem antes da transmissão, quando o usuário descobre a existência do evento. 

3. Pense em ações de marketing para eventos

Como falado anteriormente, é necessário pensar na experiência do usuário desde antes do evento online. Para isso funcionar, você precisa definir todas as ações de marketing. Crie a landing page do seu evento e faça toda a campanha de divulgação. Use ferramentas de automação de marketing e as redes sociais para estabelecer um relacionamento com o seu público.

4. Mensure os resultados

Entre as principais métricas a serem usadas estão a audiência, engajamento do público e visibilidade obtida. Outros pontos imprescindíveis são o Retorno Sobre Investimento (ROI) e feedbacks de público, palestrantes e stakeholders. Isso te ajudará não só a saber se o seu evento online foi um sucesso, mas planejar as próximas edições. 

➡️Para te ajudar, preparamos o guia definitivo de como organizar um evento online. Você pode baixar este conteúdo e usá-lo para ajudar em todas as etapas mencionadas acima.

Ferramentas essenciais para o sucesso do seu evento online

Além da lista das tarefas para a organização no pré e pós, existem também as ferramentas essenciais para o sucesso do seu evento online. Há tecnologias específicas para garantir a qualidade da transmissão, a segurança do servidor e uma gravação com todos os elementos que você precisar. Aqui, novamente, é preciso pensar no que faz sentido para a sua estratégia.

Lembrando que, quanto mais completa a tecnologia na qual você está investindo para isso, maior será o nível de profissionalismo e segurança na sua entrega. As ferramentas que indicamos são:

Encoder profissional

Para realizar o seu evento digital, é importante contar com um encoder profissional. Este programa converte todos os dados da transmissão ao vivo para ela ser utilizada em outras plataformas. Esta ferramenta é imprescindível para qualquer transmissão com produção profissional. O encoder permite a inserção de trilha sonora, elementos visuais como vinhetas e até imagens de uma ou mais câmeras.

Existem muitas opções disponíveis no mercado. Recomendamos o OBS Studio por se tratar de uma opção gratuita e fácil de usar.

Link de internet

Para realizar um evento digital de alto nível, é necessário garantir uma conexão de internet robusta e estável para todos os palestrantes. Fique de olho na velocidade de upload, pois ela determina os dados enviados pelo dispositivo à rede – se ela for baixa, prejudicará a qualidade de áudio e vídeo.

Recomendamos a contratação de um link de internet dedicado. Assim, você garantirá que a conexão não inviabilize o seu evento e o realizará com segurança e qualidade.

Plataforma de pagamento online

Você pretende monetizar o seu evento? Independentemente de fazê-lo com todo o conteúdo ou somente parte dele, será necessário utilizar uma plataforma de pagamento online.

Algumas plataformas de transmissão ao vivo possuem integração com retirada de ingressos. Caso você opte por uma opção sem este recurso, as vendas de ingressos continuam possíveis. Em ambos os casos, você precisará pagar uma porcentagem ao sistema de pagamento.

Produção de vídeo profissional

Também é necessário dar atenção à produção de vídeo profissional. Por se tratar de um evento de alta qualidade, é importante contar com uma equipe de cinegrafistas e técnicos de som para uma captação audiovisual de qualidade. Assim, todas as questões técnicas estarão nos conformes e você poderá realizar seu evento com tranquilidade.

Software de videoconferência

Como os eventos virtuais geralmente precisam conectar os speakers de diversas localidades, é necessário utilizar um software de videoconferência para conectá-los. Apesar de ser confundido com a plataforma de transmissão ao vivo, ambos usam abordagens diferentes. Existem opções muito conhecidas e gratuitas, como o Zoom, Skype e Google Meet.

Software de transmissão ao vivo

Quando falamos sobre a realização de um evento digital, é necessário definir a plataforma de transmissão ao vivo onde ele será exibido. Você pode, por exemplo, escolher fazê-lo nas redes sociais

Contudo, se o seu objetivo é uma transmissão profissional, um software de transmissão ao vivo é mais indicado. Nesse caso, é possível monetizar o conteúdo via Pay-Per-View. Além disso, esta opção fornece relatórios de audiência completos. 

Uma outra opção é transmitir o evento na sua própria plataforma de vídeos. Com todos os benefícios da plataforma de transmissão ao vivo profissional, esta solução também permite a disponibilização do conteúdo após o término. 

Em qualquer que seja a modalidade do seu evento, o melhor é sempre optar pela ferramenta mais completa para gerenciar, distribuir e monetizar conteúdos digitais. 

➡️ A Netshow.me oferece soluções completas para o seu evento online, desde software de transmissão ao vivo até produção profissional, com produtoras parceiras em todo o Brasil. Fale com um especialista para uma avaliação especial do seu projeto!

Este post foi publicado originalmente no dia 29 de julho de 2020 e atualizado no dia 26 de agosto de 2021.

Escrito por Gabriele Gonçalo