Como fazer orçamento de evento corporativo: quais fatores considerar?

Fazer o orçamento de evento corporativo é a primeira etapa do planejamento. Afinal, ter pleno conhecimento sobre os custos e valores disponíveis é imprescindível para garantir que o evento seja bem sucedido e tenha uma boa relação custo-benefício.

Neste artigo, você saberá como fazer um orçamento de evento corporativo inovador em 8 etapas. Vamos nessa?

Como fazer orçamento de evento corporativo?

Antes de preparar a matemática financeira, tenha em mente que é necessário considerar uma série de fatores fixos e variáveis. Portanto, este checklist de orçamento de evento corporativo considera os pontos centrais, que deverão ser adequados ao objetivo e ao formato escolhidos:

1. Defina o objetivo do evento corporativo

Por definição, um evento corporativo promove a interação de participantes para cumprir objetivos estritamente profissionais. Antes de definir qual será o budget, é imprescindível definir o que ele pretende atingir. Entre as finalidades mais comuns, vale ressaltar:

• Estreitar laços entre gestores e colaboradores da empresa;
• Desenvolvimento de habilidades e conhecimentos de colaboradores;
• Traçar o planejamento estratégico da empresa;
• Aproximar a empresa de parceiros e clientes;
• Reunir profissionais da empresa e do mercado para networking;
• Fazer o Kick-Off de projetos;
• Lançar um novo produto ou serviço para o mercado.

2. Determine o tipo de evento corporativo

Além disso, outra etapa inicial do planejamento é a definição de qual tipo de evento corporativo será realizado. Entre os mais comuns no mercado, vale destacar:

• Workshops;
• Palestras;
• Congressos;
• Treinamentos;
• Feiras;
• Convenções;
• Fóruns;
• Seminários;
• Conferências;
• Encontros de executivos.

3. Defina o formato do evento

A pandemia de Covid-19 revolucionou o mercado de eventos corporativos, mostrando que o modelo presencial não é o único possível. Desta forma, o uso da tecnologia de transmissão ao vivo expandiu as possibilidades de formatos a serem utilizados, que são três:

• Evento Presencial: Formato tradicional, onde todos os participantes acompanham o evento em um espaço físico;
• Evento Online: Todos os participantes acompanham o evento à distância através de plataformas digitais;
• Evento Híbrido: Este é o melhor de dois mundos, onde parte dos participantes participa in loco e outra parcela acompanha digitalmente. Vale ressaltar que os eventos híbridos são pensados para explorarem a mistura do físico e do digital.

Com as duas modalidades de eventos digitais citadas, é possível expandir o alcance e atingir públicos em qualquer localidade geográfica. Além disso, oferecem redução de custos em infraestrutura, logística e mão de obra – sem contar o fato de facilitarem o uso do conteúdo após o evento, pois os custos de captação de imagem já estão inclusos.

4. Aluguel do espaço físico

Escolheu qual formato será utilizado? Agora é hora de entrar nas questões mais específicas de como fazer o orçamento de evento corporativo. Primeiramente, é necessário definir a locação do espaço físico desejado.

Caso seja um evento corporativo presencial, será necessário escolher um local de maior porte e com capacidade para receber um grande número de participantes. Além disso, deve-se ter estrutura para a execução de palestras e apresentações, sem esquecer de oferecer acessibilidade.

Já o evento corporativo híbrido permite o aluguel de um espaço físico de menor porte, pois será possível ter menos participantes presenciais.

Se seu objetivo é ter um evento corporativo 100% online, o espaço físico será apenas o local onde o conteúdo está sendo gravado. Este gasto inclusive pode ser cortado de vez, com todos os palestrantes atuando à distância graças à tecnologia de retransmissão de videoconferência.

5. Investimentos em infraestrutura

Definiu o espaço físico? Agora é hora de calcular os gastos com infraestrutura de evento corporativo – e isso também dependerá do formato escolhido. Seu orçamento precisará cobrir despesas fixas e variáveis:

• Custos fixos de eventos corporativos: gastos que não são influenciados pelo porte e tipo do evento, como o já citado aluguel de espaço físico, investimento em equipamentos, logística e hospedagem de palestrantes;
• Custos variáveis de eventos corporativos: gastos que mudam dependendo do tipo e porte do evento, como divulgação, alimentação, materiais de credenciamento e mão de obra.

Seja em um evento corporativo online ou híbrido, os custos fixos também englobam o link de internet dedicado, uso de plataformas de transmissão ao vivo ou OTT (Over The Top). Já os variáveis incluem a contratação de produção de vídeo profissional, que varia de acordo com as particularidades de cada evento.

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6. Escolha de palestrantes

Outro ponto que o seu orçamento de evento corporativo precisa cobrir é a escolha de palestrantes e mestre de cerimônia. Caso sejam usados somente colaboradores e gestores da própria empresa, não será necessário investir mais dinheiro. Para trazer convidados externos, deve-se investir em cachê – e, caso necessário, transporte e hospedagem.

7. Precificação de evento corporativo

Claro, não é todo evento corporativo que possui objetivo de monetização. Por exemplo, ela não faz sentido quando o foco é comunicação interna ou corporativa.

Caso você queira vender ingressos para o seu evento corporativo, a precificação ideal depende de uma pesquisa de mercado. Procure eventos semelhantes e avalie os seguintes pontos:

• Público-alvo, com análise de hábitos e preferências;
• Valor cobrado por ingresso;
• Benefícios oferecidos para o participante, entre eles prêmios e atrações especiais;
• Localização geográfica, caso seja um evento presencial ou híbrido;
• Plataformas utilizadas no evento.

Estas informações te ajudarão a definir qual o preço ideal a ser cobrado. No caso de eventos corporativos que utilizem plataformas digitais, o ideal é usar uma plataforma com gateway de pagamento integrado – afinal, facilitará a venda e o acesso ao evento.

8. Captação de patrocínio para eventos corporativos

Independentemente do objetivo a ser atingido, outro ponto importante para fazer o orçamento de um evento corporativo é a captação de patrocínios. Claro, não é um ponto imprescindível e é possível seguir em frente sem parceiros.

No entanto, ter um patrocinador oferecerá vantagens no âmbito financeiro. Além de ajudar o evento a se pagar, possibilita explorar mais recursos e aumentar a credibilidade.

Não tem segredo: procure empresas que ofereçam soluções próximas ao público-alvo do seu evento e ofereça espaço para a realização de inserções e propagandas. Vale ressaltar que esta receita é variável.

9. Procure soluções profissionais para o sucesso do seu evento

Como vimos, fazer o orçamento de um evento corporativo envolve a definição de vários fatores, como objetivo, formato, local e infraestrutura. Independentemente da estratégia escolhida, procure sempre parceiros e fornecedores profissionais, para não colocar o sucesso do seu evento em risco.

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