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Produção de eventos corporativos: 5 erros mais comuns

Confira quais são as principais falhas na produção de eventos corporativos e como evitá-las.

Escrito por Mayla Shiva em 11 ago 2022 | Atualizado em 17 ago 2022

15 minutos de leitura

créditos: netshow.me

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Confira quais são as principais falhas na produção de eventos corporativos para a sua empresa e como evitá-las para proporcionar uma experiência profissional inesquecível.

A produção de eventos corporativos pode ser a parte mais trabalhosa durante a execução de um projeto — isso porque é nessa etapa do processo que os planos saem do papel e toda a estruturação do evento é colocada em prática. 

De acordo com o porte do evento, a demanda por recursos e serviços pode diminuir ou aumentar, assim como as chances de surgirem erros que podem impactar na qualidade da experiência final dos participantes. 

Neste artigo, estão listadas as cinco falhas mais comuns na produção de eventos corporativos e dicas de como executar o seu projeto com o máximo de assertividade possível. Confira:

 1. Falta de organização na pré-produção do evento

O primeiro erro e um dos que mais podem atrapalhar todo o andamento da produção de eventos corporativos é justamente a falta de planejamento. Por isso, certifique-se de que a etapa de elaboração e organização do seu evento já foi concluída por completo antes de seguir para a execução. 

Planejamento não é perda de tempo!

Não subestime a importância de um planejamento bem estruturado e detalhado com a intenção de acelerar o projeto — você pode acabar perdendo ainda mais tempo lidando com imprevistos no meio do processo por causa de falhas que poderiam ter sido identificadas e resolvidas na pré-produção.

Confira o checklist

É no planejamento que são definidas todas as tarefas que serão executadas durante a produção, e dedicar a devida atenção a esta etapa é essencial para que não aconteçam equívocos que podem custar muito caro no orçamento. 

É importante entender que, quanto mais esclarecidas estiverem as instruções à equipe de produção, menor é o risco das coisas saírem do controle. Para isto, não deixe de consultar o checklist ao longo de todo o projeto e se assegurar que a execução está alinhada às expectativas da empresa.

Para compreender melhor a pré-produção de um evento empresarial, confira também quais os principais erros na organização de eventos corporativos

2. Subestimar a importância de uma equipe profissional

Na tentativa de reduzir os gastos, algumas empresas acabam optando por contratar prestadores de serviços que não são necessariamente especializados na produção de eventos corporativos. Porém, essa é uma escolha que, dependendo do tamanho do projeto, pode acabar impactando negativamente no resultado final.

Investir na contratação de uma agência ou produtora para a execução de um evento corporativo não somente reduz os riscos de eventuais falhas, mas também assegura que você terá uma equipe profissional completa à disposição para resolver qualquer pendência que surja durante o processo. 

O mesmo vale para o formato online, uma vez que é importante contar com profissionais capacitados para monitorar simultaneamente todos os recursos importantes para o bom desempenho do evento, como o número de espectadores, a qualidade da transmissão e demais métricas.

Caso a sua empresa opte pelo formato online para um evento corporativo, veja tudo que você precisa saber para organizá-lo e quais ferramentas são essenciais.

3. Não investir em estrutura adequada

A produção serve para colocar em prática tudo o que foi planejado até então — e por isso não dá pra reduzir o orçamento na hora de fazer as melhores escolhas estruturais para o seu evento corporativo. Independente de qual seja o formato do seu evento, investir numa estrutura de qualidade é um dos principais demonstrativos do nível de profissionalismo e competência da sua empresa.

Muito além do local físico, o tamanho do seu evento depende do bom aproveitamento do espaço

Caso o seu evento aconteça de maneira presencial ou híbrida, você certamente irá precisar contar com espaço físico adequado para receber a quantidade de pessoas previstas para o seu evento. 

Uma vez que a locação já esteja definida, é importante que a montagem de toda a infraestrutura leve em consideração o conforto dos participantes e a facilidade de locomoção pelo local, assim como o fácil acesso a áreas básicas como banheiros, entradas e saídas, etc.

Além disso, é essencial garantir que os equipamentos técnicos e demais estruturas estejam dispostos de maneira que não atrapalhe a visão dos participantes de telas e palcos, por exemplo. Por isso, é tão importante que a disposição de assentos e stands seja executada atentamente, sempre de acordo com os demais elementos ao redor. 

Um suporte técnico de qualidade é indispensável para qualquer evento corporativo

Com a expansão do meio digital e principalmente após a pandemia da Covid-19, onde as pessoas precisaram se ater quase completamente ao ambiente online para interações pessoais e profissionais, ficou óbvia a necessidade de enxergar a internet como um recurso valioso na hora de estabelecer contatos, conhecer pessoas e também fechar negócios. 

Inclusive, com a melhora nos indicativos do coronavírus e a flexibilização das medidas de distanciamento social, muitas empresas dispensaram o retorno ao modelo presencial de trabalho. 

Mesmo que o evento da sua empresa não seja realizado de maneira virtual, ele pode proporcionar grandes oportunidades de conexões profissionais valiosas com o apoio da tecnologia. Afinal, você pode conhecer serviços interessantes para o seu empreendimento, fechar parcerias e realizar a prospecção de novos clientes durante o seu evento. 

Para isso, invista em um link de internet dedicado para não sofrer com instabilidade e problemas de conexão, e garanta que uma equipe técnica esteja à disposição durante todo o evento para solucionar eventuais necessidades.

Proporcione uma experiência agradável aos participantes

Além da estrutura física e técnica, é preciso se certificar de que os participantes terão uma experiência agradável para tirar o máximo de proveito do evento da sua empresa. 

Independente do porte do seu evento, não deixe de levar em conta o bem estar e segurança das pessoas durante as atividades e dinâmicas, aposte em interatividade e engajamento a todo momento e certifique-se previamente das demandas do seu público, para evitar frustrações que possam comprometer a qualidade da experiência dos participantes — e, sendo assim, a reputação da sua empresa.

4. Ignorar prazos

Pode parecer óbvia a importância de seguir o cronograma durante toda a execução do projeto, mas é uma das falhas mais comuns durante a produção de eventos corporativos.

Por isso, é preciso se atentar aos prazos e dividir as tarefas em etapas para conseguir lidar com possíveis atrasos de maneira mais eficiente, evitando pausas que possam comprometer o processo como um todo e o andamento da produção. 

Atenção: Não deixe nada para a véspera do evento! São nos ajustes finais que algumas falhas são detectadas, e nem sempre é possível resolvê-las imediatamente. Realize todos os testes com antecedência e deixe tudo preparado para a data escolhida.

5. Ausência de estratégias de divulgação

Mesmo que a etapa de produção de um evento corporativo possa exigir muito tempo e atenção dos colaboradores, é essencial que a empresa não se esqueça de manter estratégias de divulgação ao longo de todo este processo para que o evento não caia no esquecimento.

Inclusive, os bastidores da execução do projeto podem se tornar um ótimo conteúdo de antecipação, uma estratégia de marketing que usufrui do interesse da sua audiência para instigá-la a acompanhar o passo a passo e mantê-la engajada até o dia do evento.

Essa é somente uma das possibilidades de engajamento que a produção de eventos corporativos pode gerar, e por isso é muito importante apostar em anúncios criativos e geração de conteúdo sobre o assunto nos canais de comunicação que mais fazem sentido com o perfil da empresa.

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Escrito por Mayla Shiva