Videoconferência: entenda o que é e se é a solução ideal para você

Com a videoconferência, fazer reuniões com pessoas de outras localidades se tornou mais fácil, prático e barato.
Videoconferência: entenda o que é e se é a solução ideal para você
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Como uma empresa com escritórios em diferentes localidades pode realizar reuniões frequentes entre as unidades? Afinal, o custo para trazer todos os colaboradores ao mesmo local é de assustar qualquer gestor! Graças à videoconferência, isso se tornou uma preocupação a menos.

Esta tecnologia conecta pessoas de diferentes locais e permite que elas consigam se reunir, ver uns aos outros e conversar em tempo real – mesmo sem estarem fisicamente na mesma sala.

Existem diferentes formas de utilizar o recurso no seu negócio, inclusive para estratégias de video marketing. Neste artigo, você aprenderá como funciona videoconferência, quais programas utilizar para fazer uma e como saber se a videoconferência é a solução ideal para seu objetivo. Vamos lá?

O que é videoconferência?

A videoconferência é uma tecnologia que permite a comunicação ao vivo entre pessoas distintas por meio dos meios de comunicação. É um recurso que facilita reuniões empresariais, chamadas de família, além da troca de informações em tempo real.

Além disso, possibilita a interação entre as partes, através de vídeos e áudios, com alta qualidade de imagem. É um excelente meio para quem não pode se deslocar para realizar encontros presenciais.

Ademais, não é um recurso difícil de usar. Você precisará somente de desktop, tablet ou celular com acesso à internet – e, é claro, a ferramenta de videoconferência escolhida para fazer reunião online.

Mas como funciona uma videoconferência? Este tipo de sala de reunião online pode ser usado de duas maneiras:

  • Quando somente dois dispositivos estão conectados na videoconferência, esse sistema é chamado ponto a ponto. Assim, seu funcionamento é igual ao de uma ligação telefônica com vídeo.
  • Se são três ou mais dispositivos conectados, o sistema utilizado é o multiponto. Geralmente, este formato usa um equipamento chamado Unidade de Controle Multiponto (MCU) – que atua como uma interface de rede para conectar as câmeras.

Vale ressaltar que há dois modos de funcionamento da videoconferência. No modo VAS (switch ativado por voz), a janela de vídeo que fica em destaque é a da pessoa que estiver falando no momento. Já no modo presença contínua, as janelas de todas as câmeras conectadas são exibidas simultaneamente.

A videoconferência é uma inovação tecnológica que viabiliza a interação entre indivíduos em locais diversos por meio de transmissões em vídeo. Através da internet, as pessoas podem se conectar online, em tempo real, alcançando a sensação de presença física mútua. Essa ferramenta revoluciona a comunicação, proporcionando encontros virtuais ao vivo e fortalecendo laços profissionais e pessoais.

Essa tecnologia flexível opera em múltiplas plataformas e dispositivos, garantindo contato visual e sonoro de alta qualidade. Com ferramentas online disponíveis, a videoconferência é acessível e simples de utilizar, tornando-se um dos meios de comunicação mais eficazes da atualidade.

Videoconferência: entenda o que é e se é a solução ideal para você

Por que fazer videoconferência online?

A videoconferência é muito utilizada por empresas para promover reuniões entre equipes de diferentes escritórios, parceiros e clientes ou ações específicas de comunicação interna. Existem muitos benefícios de fazer videoconferência online – principalmente no meio corporativo.

Segundo pesquisa da Wainhouse Research e da Polycom feita com mais de 4,7 mil empresas, a reunião por videoconferência aumentou a eficiência e produtividade em 94% delas. Além disso, 87% das respondentes tiveram redução de custos ao usarem o recurso – afinal, os gastos com deslocamento diminuem.

Com o uso de programas para videoconferência, houve um aumento do impacto das discussões de 88% das equipes. Para completar, uma aceleração da tomada de decisões em 87% das respondentes.

Não à toa, 25% dos entrevistados usam videoconferência todos os dias. Já 39% utilizam o recurso toda semana, enquanto 21% fazem uso da tecnologia todo mês.

Para completar, os computadores, notebooks e equipamentos dedicados à videoconferência são os mais utilizados. No entanto, vale ressaltar o fato de um terço dos entrevistados usar tablets e smartphones para esse tipo de reunião — o que mostra como pode ser uma solução prática e acessível.

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Como fazer uma videoconferência?

Apesar de utilizar a tecnologia para ser feita à distância, a reunião virtual possui uma dinâmica muito parecida com a de uma presencial. Além de adquirir os equipamentos de videoconferência necessários, é importante tomar alguns cuidados.

Pensando nisso, separamos algumas dicas de como fazer uma videoconferência. Confira:

Planeje com antecedência

Defina uma pauta da reunião e defina a data e o horário. Para notificar todos os participantes, é recomendado usar um aplicativo de agenda como Google Agenda ou Calendly – e não esqueça de enviar o link da videoconferência para todos.

Prepare todo o material complementar

Pretende utilizar apresentações ou enviar arquivos durante a videoconferência? Separe-os com antecedência para não ficar procurando durante a reunião.

Defina o local adequado para a reunião

Escolha um local com boa iluminação e sem ruídos externos. Deixe também o local organizado – ou pelo menos a parte que irá aparecer no vídeo. Isso vale tanto para um escritório quanto no home office.

Teste os equipamentos com antecedência

Antes do horário marcado, teste todos os equipamentos e softwares para ver se estão funcionando corretamente. E, é claro, verifique se a conexão de internet está estável. Isso evita sustos e atrasos, além de corrigir possíveis falhas.

Cuidado com o comportamento e a postura

Lembre-se que é uma reunião como qualquer outra. Portanto, cuidado com o seu comportamento. Não fique toda hora mexendo no celular, evite conversas paralelas, use uma roupa adequada com o padrão de sua empresa e dê espaço para todos falarem. Se possível, deixe seu microfone no mudo quando não estiver falando.

Não esqueça do pós-reunião

Quando terminar, não esqueça de pensar no pós-reunião. Caso o programa que você utilizou disponibilizar um link para o vídeo, é legal enviar aos participantes junto com os pontos-chave discutidos.

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Equipamentos para videoconferência

Hoje em dia, os computadores e dispositivos móveis costumam vir com todos os equipamentos de videoconferência necessários. Mas isso não quer dizer que é obrigatório usá-los!

Caso você queira investir para ter maior qualidade, é necessário saber como escolher o hardware para videoconferência. Pensando nisso, fizemos uma lista com tudo o que você precisa analisar:

Câmera para videoconferência

Como se pode esperar em um tipo de reunião que depende de vídeo, a câmera é imprescindível. Para transmitir as imagens com mais nitidez e qualidade, é possível usar uma webcam externa.

Mas como escolher uma webcam? Opte por aparelhos com conexão via USB, assim evitando dificuldades com o sinal de dispositivos WiFi.

Além disso, é importante escolher opções com alta resolução – quanto maior o número, melhor a imagem. Foque em equipamentos com 720p (HD) e 1080p (FullHD).

E não esqueça de ficar de olho na velocidade de captura da câmera. Ela é medida por frames por segundo e é importante ter um dispositivo com no mínimo 10 ou 12 fps.

Microfone para videoconferência

Para fazer uma boa videoconferência, o áudio também precisa ser nítido e de boa qualidade. Como garantir isso? Investindo num microfone para videoconferência.

Existem muitas opções a serem de equipamentos de captação de áudio. Entre elas, vale destacar equipamentos como headset, microfone de lapela e até um microfone de mesa para videoconferência.

Caso você esteja numa sala grande e com muitas pessoas, pode ser necessário usar dois ou mais microfones. E não se esqueça de posicioná-los onde ele captará o som com qualidade – e, é claro, evitando ecos.

E lembre-se: verifique se o microfone escolhido é compatível com seu dispositivo – seja ele desktop, celular ou tablet.

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Internet para videoconferência

Como se pode esperar de uma solução de comunicação online, uma boa conexão de internet é imprescindível. Caso contrário, problemas na rede causarão delays, distorções na tela e até a interrupção da videoconferência.

Para isso, é importante ter uma internet robusta e com boa velocidade de download e upload. Assim, seu dispositivo enviará dados à rede e os receberá de maneira a garantir estabilidade à conexão.

Como webmeetings focadas na informação, a qualidade da imagem não costuma ser tão importante. Desta forma, usar um link de internet dedicado não costuma ser necessário.

Programas de videoconferência

Por se tratar de um recurso cada vez mais utilizado no mercado, existem um número crescente de ferramentas para fazer videoconferência grátis – e, é claro, soluções que demandam investimentos.

Mas qual opção escolher? A seguir, você pode conferir uma lista com os melhores programas para videoconferência disponíveis:

1. Zoom

O Zoom é o principal programa de videoconferência em grupo disponível no mercado e pode ser usado com segurança. Trata-se de uma opção acessível, pois pode ser usado nos principais sistemas operacionais – computadores com Windows, Mac e Linux e dispositivos móveis com iOs e Android.

Na versão gratuita, é possível conectar até 100 usuários em sessões de 40 minutos. Já os planos pagos oferecem suporte a até mil participantes, reuniões de até 24 horas e permitem gravar videoconferência – com planos mensais a partir de US$ 14,99.

2. Google Meet

Quer usar um site de videoconferência? O Google Meet pode ser usado diretamente do navegador e permite reuniões online de até 60 minutos e 100 pessoas. Possui integração com o Google Docs, possibilitando a edição de documentos.

Disponível também em dispositivos móveis como tablets e celulares, a ferramenta pode ser usada para compartilhar a tela em tempo real, de maneira simples e intuitiva.

3. Skype

Outra solução para videoconferências é o Skype. Nele, é possível conversar com até 100 pessoas na sala, gravar a reunião e compartilhar tela. Além disso, permite realizar ligações telefônicas – desde que você compre crédito.

Pensa em como fazer videoconferência pelo celular? Esta solução está disponível para desktop, e dispositivos móveis, o software da Microsoft é recomendado para empresas de menor porte.

4. Microsoft Teams 

Antigo Skype For Business, o Microsoft Teams possui integração com o pacote Office e mais de 250 aplicativos – entre eles, Trello, Evernote e Adobe Creative Cloud. Permite até mil pessoas por sala, número que pode chegar a 20 mil no modo de visualização.

Além disso, o Teams oferece 10 GB para armazenamento de arquivos da equipe e 2 GB por usuário – nos planos pagos, o espaço aumenta para 1 TB. E, é claro, está disponível para desktop e mobile.

5. CISCO Webex

Outro aplicativo para reunião online de uma empresa de grande porte é o CISCO Webex. Na versão gratuita, há limite de 100 participantes na sala e conversas com duração ilimitada – sem contar no armazenamento de 1 GB na nuvem!

Além disso, o Cisco Webex oferece gravação de vídeo e compartilhamento de tela e documentos. Está disponível para desktop e dispositivos móveis com iOs e Android e a versão paga tem planos a partir US$ 13,50.

6. ezTalks

Outra ferramenta para videoconferências corporativas é a eZTalks. Na versão gratuita, é possível criar salas com até 300 participantes para reuniões de no máximo 45 minutos. Além disso, o software tem suporte a gravação de reuniões, chats privados, enquetes, anotações e compartilhamento de tela.

No entanto, é necessário investir nos planos pagos, que variam de US$ 10 a US$ 50 por mês. Caso contrário, o eZTalks permite salas de somente 3 pessoas e conversas de 10 minutos.

7. WhatsApp

Sabia que o WhatsApp também pode ser usado para fazer videoconferência? Para isso, deve-se utilizar a integração com o Messenger Rooms e ter salas com até 50 usuários – sem isso, o app tem suporte a somente 4 pessoas.

Quer usá-lo no computador? O WhatsApp Web redireciona você diretamente ao Messenger – assim, os usuários não precisam ter conta no aplicativo de mensagens instantâneas.

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Quais os outros tipos de transmissão ao vivo?

Muitas pessoas confundem videoconferência com outras soluções e ficam com dificuldade na hora de escolher a opção que mais atende às suas necessidades. Como explicamos anteriormente, a videoconferência é voltada para pessoas que queiram conversar simultaneamente por meio de vídeo. A seguir, veja outros exemplos de soluções:

Videochamada

A videochamada nada mais é que uma simples conversa por vídeo entre duas pessoas, como uma ligação. Normalmente, ela é realizada de forma prática por meio de programas e aplicativos como Skype, WhatsApp, Messenger e Viber.

Conference Call

A teleconferência, também conhecida pela expressão em inglês conference call, é uma conversa entre três ou mais pessoas por meio somente de áudio. Também é uma solução bastante utilizada entre as empresas, já que não demanda muita estrutura e pode ser feita apenas com o uso do telefone.

Webconferência

As webconferências são as videoconferências e teleconferências online, realizadas diretamente do navegador ou de uma aplicação. Elas costumam ser mais interativas, possibilitando compartilhar apresentações, documentos, enquetes e outros recursos.

Webinar

Um webinar é um seminário online, onde um ou mais apresentadores falam no vídeo e os espectadores atuam apenas como ouvintes. Para esse tipo de solução, é mais indicado buscar plataformas especializadas em transmissão ao vivo.

Transmissão ao vivo profissional

Se a sua intenção não é promover uma conversa nem um seminário, e sim transmitir uma palestra, evento corporativo, mensagem da empresa, entre outros objetivos, a videoconferência não é a solução ideal para você. No caso de outros tipos de transmissão de vídeos ao vivo seja com o uso de redes sociais ou uma plataforma profissional.

Quer saber como a transmissão ao vivo pode contribuir com o seu negócio? Fale com um de nossos especialistas ou preencha o formulário abaixo, para descobrir como a Netshow.me pode te ajudar.

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