Descubra como a comunicação interna beneficiará a empresa, mantendo sua equipe conectada, engajada e motivada.
Você julga ter uma boa comunicação interna na sua empresa e com os seus colaboradores? De acordo com um estudo da KRC Research, somente 3 em cada 10 funcionários relatam que estão sendo comunicados, ouvidos e mantidos informados.
Ao mesmo tempo, a comunicação é um fator fundamental que impacta a satisfação e o engajamento dos colaboradores. Então, em outras palavras, se a estratégia de comunicação interna da sua empresa não for bem pensada, sua organização sofrerá.
Neste conteúdo, você entenderá porque a comunicação é tão importante e como melhorar a comunicação interna em seu negócio.
Por que a comunicação interna é importante?
Comunicação interna é a forma como você compartilha informações e oportunidades para toda a sua empresa, desde a alta liderança até a gerência e os funcionários.
Quando bem feita, a comunicação interna pode facilitar a colaboração, o envolvimento e esclarecer a missão, os valores e as estratégias principais do seu negócio. Quanto melhor você for capaz de fazer isso, mais produtiva e bem-sucedida será sua organização.
Uma comunicação interna eficaz resulta em:
- Produtividade
- Engajamento dos funcionários
- Moral melhorada
- Eficiência
- Colaboração
- Diminuição de erros
- Melhor atendimento ao cliente
Ela é crucial para construir um relacionamento forte com seus funcionários. Um estudo da Slideshare apontou que mais de 80% dos americanos dizem que a comunicação dos funcionários é um fator chave para desenvolver a confiança em seus empregadores.
E a confiança é importante. Os funcionários que confiam e se sentem conectados a uma organização são mais propensos a se engajar, resultando na queda do turnover, menos rotatividade e maior produtividade. Afinal, funcionários desengajados custam às organizações entre US$ 450 e US$ 550 bilhões por ano.
Portanto, o quão bem você se comunica com seus colaboradores em toda a organização e dentro de equipes e departamentos pode ter um impacto significativo em seus resultados.
Empresas com comunicação eficaz são 50% mais propensas a ter menor rotatividade de funcionários, e empresas que têm funcionários altamente engajados geram 21% mais lucro do que aquelas que não têm.
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8 dicas para melhorar sua estratégia de comunicação interna
Gestores que se preocupam em manter uma boa comunicação interna lideram de forma mais eficaz, esclarecendo metas, estratégias, decisões e fornecendo informações e recursos práticos para que os funcionários façam seu melhor trabalho. No entanto, do executivo à gerência intermediária, o processo de comunicação geralmente é ineficiente e gera interferências internas que reduzem o desempenho das equipes.
Uma pesquisa do (IBM) aponta que 72% dos funcionários não têm uma compreensão completa da estratégia das empresas em que trabalham. E 39% dos funcionários acreditam que as pessoas em sua organização não colaboram o suficiente.
Então, como as empresas podem preencher a lacuna de comunicação?
Use as dicas a seguir para aprimorar o seu plano de comunicação interna e engajar seus funcionários com sucesso.
1. Avalie sua estratégia de comunicação interna atual
Antes de criar ou melhorar suas estratégias de comunicação, é preciso avaliar como ela está agora. Como é a sua estratégia de comunicação atual? Quais são suas metas e objetivos?
Realize auditorias dos canais de comunicação que você está usando para se conectar com os funcionários. Isso pode incluir e-mail, bate-papo, memorandos, reuniões, encontros individuais, treinamentos, apresentações, integração e boletins informativos, bem como ferramentas ou plataformas de colaboração. Quão eficazes têm sido esses métodos? O que poderia ser melhorado?
Ao revisar sua estratégia, considere quais métricas você usará para medir o sucesso. Isso pode incluir estatísticas de engajamento dos funcionários, feedback e adoção de ferramentas de comunicação pelos funcionários.
2. Peça feedback aos colaboradores
A comunicação interna não é um processo de cima para baixo. Obtenha feedback de seus funcionários e garanta que há espaço para trocas sem interferências.
O feedback é uma ferramenta poderosa para entender as experiências e percepções de seus colaboradores. É também uma maneira simples, mas eficaz, de dar voz a eles. Os funcionários que sentem que sua voz é ouvida no trabalho têm 4,6 vezes mais chances de se sentirem capacitados para realizar seu melhor trabalho.
Crie ciclos de feedback em suas operações regulares. Faça com que dar e receber feedback seja uma rotina e isso se tornará uma parte natural de sua cultura organizacional. Ao incorporar o feedback em sua estratégia de comunicação, certifique-se de delinear os padrões e expectativas para o feedback.
Ao desenvolver esses padrões, faça as seguintes perguntas:
- Quem dá feedback?
- Como o feedback é coletado?
- Como e quando você vai responder?
- Qual é o objetivo do feedback?
Responder a essas perguntas ajudará a estabelecer expectativas claras e auxiliará seus gerentes e funcionários a dar e receber feedback de forma mais eficaz.
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3. Estabeleça as melhores práticas e normas de comunicação interna
Como sua empresa se comunica é uma parte importante da cultura da organização. Projete suas práticas de comunicação intencionalmente para garantir que a comunicação seja eficaz, honesta e envolvente em todos os níveis.
Para fazer isso, você precisará estabelecer as melhores práticas e normas para comunicação interna. Por exemplo, como é o processo de integração de seus funcionários? Certifique-se de ter uma prática padrão para novos funcionários, garantindo que todos estejam na mesma página desde o primeiro dia e recebam as informações e o treinamento certos de que precisam para ter sucesso em sua nova função.
Melhore a comunicação multifuncional desenvolvendo uma linguagem comum para padronizar o jargão e a terminologia internos. Certifique-se de compartilhar essa linguagem comum com novos funcionários e ao integrar membros da equipe a um projeto.
Além disso, mapeie as expectativas e os canais adequados de como as informações são compartilhadas dentro da empresa. Isso inclui como compartilhar notícias da empresa nas mídias sociais, como os funcionários podem se conectar com os executivos e como os funcionários devem se comunicar no escritório.
4. Promova a comunicação interna aberta
A comunicação aberta incentiva o compartilhamento de conhecimento, a colaboração e o feedback. Promova a comunicação adotando canais que facilitem a conexão e o compartilhamento dos funcionários.
]Em seu artigo “Survey: Poor Communication Largest Factor in Morale Problems”, a Recruiter aponta que 33% dos funcionários disseram que a falta de comunicação aberta e honesta tem o impacto mais negativo na moral dos funcionários.
Não fuja do feedback dos colaboradores ou de conversas difíceis. Responda aos comentários de maneira oportuna e respeitosa. Quando os funcionários virem você modelando uma comunicação aberta e se sentirem confiáveis e respeitados, ficarão mais à vontade trabalhando juntos e se comunicando honestamente.
5. Seja transparente
A transparência cria confiança entre funcionários e empregadores e melhora o engajamento e o desempenho. Sem transparência da liderança, os funcionários podem se sentir incertos sobre o futuro, sobre seus papéis e o raciocínio por trás das principais estratégias ou decisões.
Aja com transparência, mantendo seus funcionários informados. Segundo da Trade Press Services, 74% dos funcionários sentem que estão perdendo informações e notícias da empresa.
Você pode fechar essa lacuna de algumas maneiras:
- Comunique-se regularmente com seus funcionários por meio de atualizações por escrito (como e-mails e boletins informativos) e por meio de reuniões, como as rotineiras trimestrais.
- Documente os processos e operações da empresa e torne-os facilmente acessíveis a todos os funcionários.
- Celebre os sucessos da empresa (e dos colaboradores) e reconheça quando cometer erros.
Transparência é sobre honestidade e respeito. Quando você lidera com transparência, seus funcionários irão recompensá-lo com maior engajamento e comunicação mais eficaz.
6. Aproveite a tecnologia certa
À medida que mais funcionários trabalham remotamente e as empresas operam em locais de trabalho distribuídos, a tecnologia é uma solução de comunicação cada vez mais importante.
Existem muitas ferramentas de comunicação e colaboração no local de trabalho para escolher: Slack, Google Meet, Zoom e plataformas como Asana ou Lucidchart são apenas algumas. As ferramentas que você usa dependerão do tamanho, da cultura e das necessidades de comunicação da sua empresa.
Ao considerar qual tecnologia usar, a chave é ser estratégico. Tenha cuidado para não sobrecarregar seus funcionários com muitos canais de comunicação. Muitas plataformas podem dificultar o acompanhamento de informações e conversas.
Tente limitar onde a maior parte da comunicação e colaboração está acontecendo para que todos tenham acesso às informações certas com facilidade.
Conheça mais sobre esse tipo de serviço: Plataforma de Treinamento Online: qual a melhor para sua empresa?
7. Reforce a cultura da sua empresa
Reforce o código de cultura da sua empresa compartilhando a missão, os objetivos e a visão da empresa com todos os funcionários.
Comunique a estratégia e os objetivos da sua empresa regularmente, traga-os à tona durante as análises individuais e de desempenho, vincule a visão da empresa aos objetivos dos funcionários e da equipe e compartilhe atualizações sobre o desempenho e o progresso da empresa em relação a esses objetivos.
Ao comunicar regularmente e de forma transparente sobre as metas e estratégias da empresa, você ajudará a conectar seus funcionários à sua missão, contextualizar suas funções dentro da organização e engajá-los de forma mais eficaz.
A comunicação interna é muito mais do que um e-mail dos executivos ou do RH. É como cada pessoa interage, se comunica e colabora em sua organização – e isso afeta tudo, desde a moral e o engajamento dos funcionários até a produtividade, eficiência e seus resultados.
Quando bem feito, seu plano de comunicação interna pode construir confiança entre líderes e funcionários e levar sua organização adiante.
8. Use recursos visuais
O cérebro humano processa informações visuais com mais rapidez e facilidade do que a palavra escrita. A visualização de dados e informações podem esclarecer e traduzir ideias complexas, reduzir mal-entendidos e falhas de comunicação e ajudar as pessoas a fazer conexões entre dados e processos com mais facilidade.
Você pode incorporar recursos visuais em seus materiais de comunicação de várias maneiras. Por exemplo, inclua organogramas em seus materiais de integração, mapeie operações para esclarecer processos de equipe ou de negócios e simplifique as políticas de benefícios por meio de um fluxograma interativo.
Seja apresentando estratégias ou tendências da empresa em uma reunião geral ou compartilhando ideias para um projeto interdepartamental, use recursos visuais para melhorar a compreensão e garantir que todos estejam alinhados.
Uma plataforma de streaming corporativa, por exemplo, permite o uso de diversos formatos de conteúdos como vídeos, e-books, podcasts e até transmissões ao vivo em uma mesma plataforma. Além de ter suporte a fóruns de discussão para engajar os colaboradores.
A plataforma também facilita a gestão e análise das informações com relatórios sobre o comportamento de sua audiência. Isso permite calibrar sua estratégia de comunicação interna com base em informações concretas.
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