Quando uma engrenagem está funcionando bem, ela raramente precisa de reparos. Agora, quando falamos de uma engrenagem que precisa de reparos, associamos logo à uma necessidade constante de manutenção e um trabalho que não está sendo executado de forma automatizada. O mesmo acontece quando falamos de fluxos de comunicação.
Quando os fluxos estão rodando bem, a comunicação e os demais processos da empresa funcionam sem entraves e as coisas fluem melhor. Agora, quando esse andamento não está tão bem estruturado, as chances de que seja preciso parar para consertá-lo são maiores. Nesse momento, a empresa perde tempo e dinheiro para solucionar questões da sua comunicação interna.
Por isso, a boa execução de fluxos de comunicação empresarial é tão importante. Além disso, ela tem um papel central na manutenção da confiança entre colaborador e empresa. Neste artigo, entenda o que são os fluxos de comunicação empresarial, sua importância, os principais tipos e algumas ferramentas que podem te ajudar a simplificar esse processo.
O que são fluxos de comunicação empresarial?
Os fluxos de comunicação são os caminhos que a mensagem segue quando queremos transmitir informações para alguém. Quando você conversa, está estabelecendo um fluxo com uma ou mais pessoas. Portanto, em qualquer forma de diálogo ou relação entre pessoas, teremos uma trajetória que é seguida.
No caso dos fluxos de comunicação empresarial, estamos falando das informações que são transmitidas dentro de uma empresa – sendo elas relacionadas ao negócio ou não. Das questões relacionadas ao negócio, podemos destacar os avisos, informações sobre o trabalho, funcionamento da empresa ou decisões tomadas no curso do dia de trabalho.
Algumas são repassadas a todos, outras importam apenas a um setor ou a um grupo de colaboradores. Além disso, existem também as comunicações que fogem dos temas próprios da empresa, mas ainda fazem parte da comunicação empresarial. Nessa categoria, podemos destacar as conversas difundidas pela rádio corredor.
Geralmente, elas surgem quando há uma falha nos fluxos de comunicação formais da empresa. Elas podem ser bastante prejudiciais para as relações interpessoais e até para a produtividade. Por isso, é importante que a empresa invista na estruturação dos seus fluxos, evitando que exista uma rede de informações paralela.
💡 Veja também: Rádio Corredor: os prejuízos e boas práticas para evitar esse problema
A importância dos fluxos de comunicação empresarial
Como mencionamos, um ponto importante para a estruturação de fluxos de comunicação oficiais da empresa é o afastamento de conversas paralelas. Ter um canal oficial que é reconhecido e respeitado pelos colaboradores, garante que eles sempre busquem suas informações nessa fonte.
Assim, é possível evitar situações de muita insegurança e incerteza dos profissionais com relação à empresa. Outros fatores importantes para o estabelecimento de fluxos comunicacionais empresariais são:
Feedbacks e confiança
Para além de garantir que mensagens sejam entregues aos colaboradores, os fluxos de comunicação empresarial têm também o objetivo de aproximá-los das suas lideranças. Isso porque, faz parte de uma comunicação bem estruturada contar com canais em que os subordinados enviem reclamações, sugestões e elogios aos líderes.
Os feedbacks, como sabemos, são uma parte importante do processo organizacional de uma empresa. Se o caminho para enviar e receber esses retornos está bem definido, não existem dúvidas de que a opinião de todos conta para a empresa.
Dessa forma, a empresa é capaz de despertar maior confiança de seus subordinados, pois está garantindo um trâmite formal para que suas demandas sejam registradas e respondidas. Essa é uma questão que não depende de muitos investimentos para ser desenvolvida e gera efeitos importantes.
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Definição de regras claras
Outro papel fundamental desempenhado pelos fluxos de comunicação empresarial é o compartilhamento das regras e normas da empresa. Com essa questão bem estruturada, é possível ter colaboradores conscientes do seu papel e dos limites das suas atribuições.
Assim, evita-se mal entendidos ou situações desconfortáveis geradas pelo desconhecimento.
Tipos de fluxos de comunicação empresarial
Os fluxos de comunicação empresarial podem seguir diversos caminhos. Cada trajetória pode ser compreendida a partir do seu objetivo, de onde está partindo e onde quer chegar e a mensagem que ela leva. É importante sempre entender a natureza de cada comunicação para verificar em qual fluxo ela será melhor aproveitada.
Os principais tipos de fluxo de comunicação empresarial são:
Fluxos de comunicação ascendente
Acontece quando parte de alguém que está em um cargo mais baixo, e é direcionada para alguém que está em um cargo hierarquicamente superior. Por exemplo, quando o Analista de Marketing transmite uma mensagem para a Coordenadora de Marketing.
Geralmente acontece em casos de retorno sobre uma tarefa ou quando o colaborador precisa comunicar alguma situação específica ao seu gestor ou coordenador.
Fluxos de comunicação descendente
É exatamente o contrário da ascendente: acontece quando alguém em uma posição hierarquicamente superior se comunica com alguém que está em uma posição mais baixa. Por exemplo, quando o Diretor Comercial se comunica com a Coordenadora de Marketing.
É a mais comum nas relações empresariais. Acontece sempre quando uma tarefa é delegada pelo Diretor ou Coordenador a alguém da sua equipe.
Fluxos de comunicação horizontal
Acontece quando há a comunicação entre pessoas que estão em cargos hierárquicamente no mesmo patamar. Uma troca de mensagens entre Analistas de Marketing, por exemplo.
Nas tarefas rotineiras, esse fluxo comunicacional está presente no andamento dos setores das empresas. Quando o Designer termina uma arte e avisa ao Social Media que a publicação já pode ser agendada, estamos falando de um fluxo de comunicação horizontal.
Fluxos de comunicação transversal
Quando o fluxo de comunicação pode ser percebido em todas as direções, falamos de um fluxo transversal. Nesse caso, não há uma centralização de partida da informação. Esse tipo de comunicação funciona melhor em grupos menores e/ou com níveis mais baixos de formalidade – como as startups.
Um exemplo são grupos de conversa com todos os colaboradores. Ali, qualquer pessoa pode se comunicar, fazer uma pergunta ou responder a outra publicação.
Fluxos de comunicação circular
Quando as informações são transmitidas de forma livre entre todos os envolvidos. Nesse caso, a hierarquia é ignorada e não impacta na fluidez da transmissão de informações. Um exemplo são as empresas pequenas, formadas apenas por sócios, onde todos opinam sobre qualquer área do negócio.
Ferramentas para simplificar os fluxos de comunicação empresarial
Existem ferramentas de comunicação interna que podem tornar mais fácil esse caminho do repasse de informações nas empresas. A ideia é que, simplificando os fluxos de comunicação empresarial, os processos serão executados de forma mais tranquila, aumentando a produtividade e minando a existência de boatos e conversas paralelas prejudiciais ao trabalho de todos.
Software de mensagens para todos os colaboradores
Uma estratégia muito importante no desenvolvimento dos fluxos de comunicação empresarial é o uso de softwares dedicados às trocas de mensagens entre colaboradores. Com eles, você evita o uso de aplicativos pessoais para executar essa função – como o WhatsApp – e proporciona um ambiente de maior formalidade e profissionalismo.
Além disso, alguns serviços possibilitam sincronizar o software com agendas e canais de chamadas de vídeo, facilitando o agendamento de reunião entre pessoas que estão presencialmente na empresa e quem trabalha de home office.
Dentre as opções mais usadas estão o Slack e Microsoft Teams.
Serviço de e-mail marketing
Para empresas maiores, é fundamental usar o e-mail como estratégia de avisos e notificações de novidades. Isso porque, o envio de mensagens instantâneas para essa finalidade quando há muitos colaboradores, pode ser bem confuso e desmotivador.
O e-mail é um canal que transmite maior seriedade e personalização. Além disso, é possível criar segmentações específicas para disparos e os colaboradores não são notificados sobre isso – diferentemente da criação de grupos, por exemplo, que pode ser mais desgastante.
Plataforma de vídeo profissional
Uma cena comum em qualquer empresa são as reuniões com várias pessoas em uma sala. Seja para discutir uma questão ou para anunciar algum novo benefício adotado, elas são parte fundamental da rotina de trabalho.
Contudo, com o home office e o trabalho híbrido se tornando opções cada vez mais essenciais para empresas e colaboradores, é importante pensar sempre em formas de comunicação que funcionem tanto no formato presencial quanto online. Para as reuniões de tarefas, é possível utilizar chamadas de vídeo normais.
Mas quando falamos de comunicados mais sérios e formais, é preciso pensar em outras opções. Isso porque uma câmera aberta no momento errado pode ser um desastre, ou também pessoas que se esquecem de mutar o próprio microfone. Sem falar nas chances de travamento que podem prejudicar um momento importante da empresa.
Por isso, outro aspecto muito importante da comunicação empresarial são as plataformas de vídeo dedicadas para transmissões ao vivo de comunicados e eventos da empresa. Com uma plataforma profissional, é possível ficar livre de travamentos, garantir uma transmissão segura, confiável e com a privacidade que a sua empresa precisa.
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