Se você trabalha com projetos, sabe o desafio que é gerenciá-los, administrar a equipe e prestar conta aos patrocinadores. Fazer essa roda girar exige um bom planejamento do gestor. Portanto, iniciar um projeto com uma boa comunicação com o time é o caminho para o sucesso. Para isso, organizar uma reunião de kick-off é fundamental.
A reunião de kick-off é o pontapé inicial do projeto e acontece logo depois do planejamento estratégico, com o intuito de alinhar os detalhes importantes e relevantes para todos os envolvidos, e assim, entregar um produto melhor para o público.
A seguir, vamos explicar com detalhes o que é uma reunião de kick-off, daremos dicas de como fazer uma de maneira bem-sucedida e descreveremos quais ferramentas podem ser utilizadas para fazê-la à distância. Confira!
O que é uma reunião de kick-off?
A reunião de kick-off é uma atividade importante que toda empresa que atua na área de projetos e deseja obter bons resultados deve implementar. Mas antes de explicar com detalhes o conceito de uma reunião kick-off, que tal conhecer a origem do termo?
O termo kick-off (Dar início, tradução em inglês) surgiu da área esportiva. Porém, com o tempo, passou a ser usado no mundo corporativo e ficou! Resumidamente, a reunião de kick-off significa um encontro inicial entre os envolvidos de um projeto específico para alinhar os detalhes relevantes para iniciá-lo.
No meio empresarial, a reunião de kick-off é o momento em que o gerente se apresenta à equipe e ao patrocinador do projeto e alinha as necessidades e expectativas de todos. Além disso, algumas questões importantes são validadas: objetivos, estratégias, recursos, restrições, prazos, entregáveis e cronogramas.
Para que o projeto seja assertivo e bem-sucedido, a reunião de kick-off deve acontecer logo depois do planejamento. Só depois disso, a equipe envolvida parte para a execução.
Durante uma reunião de kick-off, a ideia principal do projeto é apresentada para o time e as funções de cada profissional são definidas. O objetivo é que todos estejam conscientes do que se trata, o que precisa ser feito, como vai ser executado e quando precisa ser entregue.
A partir desses alinhamentos, os participantes podem questionar as ideias apresentadas, sugerir mudanças e debater os melhores caminhos para o projeto da empresa. Um bom gestor procura dar voz à sua equipe, valorizando o conhecimento e o trabalho dos profissionais que vão fazer parte da execução.
A ideia é que a reunião de kick-off contribua com o alcance do resultado do projeto, reduzindo erros, otimizando processos e aumentando a precisão.
O que falar em uma reunião de kick-off? Veja 5 tópicos essenciais
Agora que você já sabe o que é uma reunião de kick-off, vamos explicar os cinco tópicos que não podem faltar na hora de você organizar a sua. Confira e anote!
1. Escopo
O escopo é fundamental para guiar o projeto e evitar erros, que podem impactar todas as áreas. Mas é importante destacar que existem dois tipos de escopo: o do produto e o do projeto.
O escopo do produto apresenta todos os seus detalhes, ou seja, o resultado final do projeto. Já o escopo do projeto, detalha o trabalho que será preciso realizar para entregar esse produto.
É fundamental que o gestor de projetos alinhe os dois escopos para garantir que as expectativas dos envolvidos no projeto sejam atingidas e que somente as atividades essenciais sejam realizadas.
2. Cronograma
Apesar de o cronograma fazer parte do escopo do projeto, ele merece uma atenção especial, justamente, por ser sua base.
O cronograma contribui com o trabalho do gestor do projeto. Por isso, é importante ficar atento ao seu planejamento e gerenciamento para evitar problemas com prazos de entrega das atividades dos envolvidos.
No cronograma, também entra a apresentação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que ajuda a organizar o que deve ser feito para a equipe produzir as entregas do projeto. Elaborar uma boa EAP é essencial para garantir que todo o trabalho seja mapeado e controlado.
3. Custos do projeto
Quando falamos de custos do projeto, o primeiro passo do gestor é orçar e documentar todos os gastos envolvidos, e em seguida, apresentar na reunião de kick-off para o patrocinador. É fundamental que ele saiba onde está investindo seu dinheiro, de que forma e como será administrado.
Além do patrocinador ter que tomar conhecimento sobre tudo que envolve seu dinheiro, a equipe do projeto precisa se conscientizar sobre os custos para não cometer gastos além do previsto.
4. Quem participará do projeto
É no início de um projeto que o gestor deve definir a equipe que irá executá-lo. Na reunião de kick-off, todo o time deve ser apresentado, assim como as funções e responsabilidades de cada profissional envolvido.
É fundamental que todos os participantes do projeto tenham acesso aos e-mails e telefones uns dos outros, caso haja necessidade de contatar para sanar alguma dúvida ou resolver um problema.
Outra dica é fazer uma ata de reunião de kick-off, reunindo os principais pontos discutidos, e compartilhá-la com os participantes do projeto. Assim, fica muito mais fácil garantir um alinhamento interno na equipe.
5. Expectativas do projeto
A equipe de um projeto precisa estar alinhada em relação às suas expectativas sobre o mesmo, que deve acontecer em uma reunião de kick-off.
É muito importante que todos os envolvidos tenham uma visão comum sobre o objetivo do projeto. Uma vez que as expectativas estejam em concordância, a possibilidade do sucesso dele é muito maior.
Quais os benefícios de uma reunião de kick-off?
Organizar uma reunião de kick-off proporciona algumas vantagens para a equipe de um projeto. Separamos cinco benefícios da reunião de kick-off que irão ajudá-lo na gestão do seu projeto. Veja!
1. Alinhar o relacionamento com o cliente
É muito importante que o cliente esteja por dentro de tudo que envolve o seu projeto. Afinal, existe um público esperando ser atendido com o produto final.
A reunião de kick-off é o momento ideal para tirar eventuais dúvidas do cliente e para que ele possa levantar perguntas sobre o planejamento do projeto. É nessa hora que os ajustes devem ser feitos pelo gestor, se for necessário.
2. Motivar a equipe
Um bom gestor deve saber motivar sua equipe. A reunião de kick-off é uma ótima oportunidade para que os envolvidos no projeto participem de todas as suas etapas e decisões.
Escutar o time é uma forma do líder valorizar o conhecimento e a opinião daqueles que vão ajudar a executar o projeto do cliente. A motivação de uma equipe impacta, inclusive, na sua produtividade, e consequentemente, no resultado final. Por isso, toda forma de reconhecimento dos participantes deve ser levada em conta pelo gestor.
3. Apresentar a qualificação dos integrantes
Ter uma equipe qualificada é muito importante para ajudar no sucesso de um projeto. A reunião de kick-off é o momento de o gestor apresentar as habilidades de todos que irão fazer o projeto do cliente sair do papel. Afinal, quem não gosta de conhecer as competências dos integrantes da sua equipe?
Saber a qualidade do time do projeto faz com que o cliente ganhe mais confiança no trabalho que será executado por todos.
4. Aumentar o engajamento dos profissionais
Ter uma equipe envolvida e engajada entre si é essencial para que o projeto seja bem executado e obtenha bons resultados. O gestor tem um papel fundamental em manter os participantes motivados.
A reunião de kick-off contribui para que o líder consiga colocar todos por dentro do que é importante a ser feito no projeto, além de ajudar na interação do time. Assim, todos saem ganhando e o projeto também.
Com profissionais mais engajados, a tendência é que tenham mais disposição para realizar suas funções.
5. Compreender os resultados esperados
Definir os resultados esperados de um projeto em uma reunião de kick-off é fundamental para que toda a equipe fale a mesma língua durante a execução.
Quando os participantes estão alinhados em relação ao que deve ser entregue no final do projeto, a probabilidade de o resultado ser satisfatório aumenta.
Como fazer uma reunião de kick-off
Agora que você já sabe quais são os benefícios de uma reunião de kick off, que tal entender como organizar a sua com os integrantes do seu projeto? Confira as dicas!
1. Defina a data
O primeiro passo para agendar uma reunião de kick-off do projeto é simples! O gestor deve definir uma data que toda a equipe possa participar e, em seguida, comunicar a todos os envolvidos, inclusive o patrocinador.
Uma boa opção para agendar a data da reunião de kick-off, é usar o Google Agenda. É muito prático! Desta forma, todos terão o compromisso registrado no computador ou celular. Caso a equipe ainda não tenha o hábito de utilizar essa ferramenta, essa é a hora de baixá-la pelo Google Play ou Apple Store.
Vale destacar, que qualquer necessidade de mudança na data da reunião de kick-off, com o Google Agenda fica muito mais fácil de reagendá-la.
2. Defina quem conduzirá a kick-off
Em uma reunião de kick-off, o gestor é o responsável por apresentar tudo que envolve o projeto. Porém, é o patrocinador que faz uma rápida abertura com toda a equipe, para estimular o comprometimento deles. Em seguida, o gerente conduz a apresentação, em até 30 minutos, como forma de manter uma dinâmica e os participantes motivados e focados.
Antes de iniciar a reunião de kick-off, o líder já deve ter em mente quais os profissionais que irão participar do encontro e as funções de cada um durante a execução do projeto.
A escolha de cada integrante deve ser feita baseada na competência de cada um, para que ninguém participe da reunião sem ter uma função clara.
3. Estruture a apresentação
A preparação de uma reunião de kick-off é essencial para que seja produtiva e os participantes saiam dela com os objetivos e suas funções definidos e alinhados. Para isso, o gestor deve montar uma apresentação que atraia a atenção e o engajamento dos envolvidos.
Além disso, o gerente deve organizar uma reunião de kick-off que otimize o tempo da equipe. Portanto, é fundamental que equipamentos como uma boa internet para um encontro virtual, microfone (se for necessário) e vídeos para complementar a apresentação sejam preparados antes de iniciar a reunião.
Durante a reunião de kick-off, o gestor deve abordar assuntos importantes do projeto para que seja bem executado. Veja os mais importantes!
- Apresentar a equipe do projeto;
- Objetivo do projeto;
- Entregas;
- Cronograma completo;
- Atribuições de cada integrante;
- Expectativa de resultados;
- Custos;
- Ferramentas colaborativas que serão usadas durante a execução do projeto;
- Esclarecer eventuais dúvidas que possam surgir.
O gerente de projetos pode ter todo esse material impresso e apresentá-lo em Power Point. Assim, todos os participantes da reunião terão maior clareza sobre os temas a serem abordados.
4. Defina quais ferramentas utilizar na sua reunião de kick-off
Uma reunião de kick-off pode ser realizada presencialmente. Porém, existem situações que pedem que seja feita virtualmente entre os envolvidos do projeto. Distanciamento da equipe em diferentes escritórios, viagem de negócios de parte dos integrantes, trabalho home office são alguns exemplos.
Mas com o avanço da tecnologia, esses obstáculos podem ser resolvidos para que a reunião de kick-off aconteça. Para isso, o gestor de projetos deve usar um software de videoconferência ou realizar uma transmissão ao vivo de uma plataforma profissional, como a da Netshow.me, que permite o controle de acesso e sigilo de informações.
A videoconferência conecta duas ou mais pessoas de diferentes locais e permite que elas se reúnam, vejam uns aos outros e conversem em tempo real por um aplicativo. Basta o gestor do projeto ter um desktop, tablet ou celular com acesso à internet, câmera e microfone e ter a ferramenta de videoconferência para fazer a reunião online.
Como a qualidade da imagem não é uma prioridade neste caso, a videoconferência não exige um link de internet dedicado. O mais importante é o gestor transmitir e alinhar as informações do projeto durante a reunião de kick-off.
Como tornar o kick-off mais eficiente?
Agora que você já entende a importância de uma reunião de kick-off e como realizá-la, é preciso saber como torná-la o mais eficiente e produtiva possível.
Afinal, algumas das pessoas envolvidas, como lideranças e gestores, costumam ter as agendas cheias e precisam aproveitar o máximo deste horário para absorver os pontos mais relevantes do projeto, para que não saiam com nenhuma dúvida ou pendência em aberto.
Confira algumas dicas de como realizar um kick-off da maneira mais eficiente possível!
1. Alinhe as expectativas
O primeiro critério para realizar o kick-off de maneira mais eficiente é, sem dúvidas, alinhar as expectativas entre todos envolvidos no projeto.
Afinal, qualquer interpretação dúbia pode gerar ruídos na comunicação entre os colaboradores e prejudicar o trabalho que será realizado ao longo das etapas de desenvolvimento e elaboração.
É preciso se certificar de que todos estão com a mesma perspectiva sobre o projeto e cientes dos resultados almejados, ou seja, os objetivos que a empresa deseja alcançar por meio dele.
Para isso, o ideal é listar todos os pontos de maior relevância ao longo do kick-off de maneira estruturada, detalhada e de fácil compreensão para todos os participantes da reunião, mantendo um registro de todas as etapas e metas que serão traçadas.
2. Discuta o cronograma
Como citado anteriormente, o cronograma é uma das etapas mais importantes dentro do escopo de planejamento de um projeto, e deve ganhar uma atenção especial durante o kick-off.
Antes de cravar datas, o ideal seria aproveitar o momento da reunião para discutir com os demais colaboradores as previsões de entregas e definir prazos de cada meta em conjunto, mas, claro, tudo dentro do período planejado para a execução do projeto. Assim, é possível evitar futuros desacordos ou atrasos.
3. Apresente os stakeholders
Durante o kick-off, faz sentido apresentar uma listagem com todos os stakeholders, ou seja, as pessoas envolvidas de alguma forma naquele projeto e qual o papel de influência que cada um terá ao longo do processo de execução.
Muito além de uma convenção social, essa apresentação é importante para evitar eventuais conflitos internos em relação às atribuições e o que é esperado de cada um dos envolvidos.
4. Esclareça os custos
Tão importante quanto definir prazos, é também projetar os custos e deixá-los bem claros para toda a equipe participante do projeto.
Além disso, é essencial pensar não apenas no orçamento como um todo, mas também o necessário para a execução de cada etapa, para se certificar de que nenhum imprevisto ou gasto adicional possa estourar o valor delimitado.
5. Acorde os canais utilizados
Durante o kick-off, é importante definir como, por onde e em que frequência vai acontecer a comunicação entre os stakeholders e demais envolvidos no projeto, para garantir que todos serão informados e atualizados ao longo do desenvolvimento.
Por isso, vale aproveitar o momento do kick-off para alinhar quais serão os canais utilizados para a comunicação e de quanto em quanto tempo ela vai acontecer, para manter um bom fluxo de comunicação entre todos e evitar dúvidas e desentendimentos sobre o que está sendo realizado.
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O que evitar em uma reunião de kick-off?
Durante o kick-off, alguns comportamentos podem acidentalmente afetar de maneira negativa a produtividade da reunião e torná-la pouco proveitosa para os stakeholders.
A seguir, estão listados os 5 principais erros que você deve evitar ao realizar o kick-off de um projeto. Confira!
1. Não priorizar as informações
Não estabelecer uma ordem de priorização das informações que serão apresentadas ao longo do kick-off é uma das falhas que mais pode prejudicar o bom andamento da reunião.
Antes do kick-off começar, vale montar uma ata de planejamento e estabelecer uma sequência para as informações que serão apresentadas, levando em conta o que é mais relevante e essencial para o entendimento pleno do projeto, aproveitando ao máximo o tempo da reunião para conseguir pontuar com clareza todas as etapas por ordem de importância e pertinência.
2. Presumir que todos já conheçam o projeto
Presumir que todos já estão bem informados sobre o projeto é um erro muito comum e que pode atrapalhar bastante não apenas o kick-off, mas também a etapa de desenvolvimento e execução.
Mesmo que os envolvidos já tenham recebido informações prévias, é essencial que a apresentação retome todos os pontos importantes e objetivos esperados do projeto, para que todos os stakeholders saiam do kick-off “na mesma página”.
3. Deixar as metas em aberto
Deixar metas em aberto ou mal esclarecidas pode ser um fator muito prejudicial durante a execução do projeto, uma vez que, em um momento de dúvida, cada colaborador pode interpretar qual atitude tomar da sua própria maneira e ocasionar um desalinhamento dos resultados, o que impacta no sucesso do objetivo final.
Além disso, terminar o kick-off sem ter todas as metas traçadas e devidamente definidas cria a necessidade de marcar outros encontros e mais reuniões para discutir pontos que já poderiam ter sido alinhados, atrasando ainda mais o início do projeto e a execução prática do que de fato precisa ser feito.
4. Ignorar os possíveis problemas
Mesmo que você faça um planejamento detalhado e alinhe cada etapa com todos os stakeholders, eventuais equívocos e problemas ainda podem ocorrer, afinal, é normal que imprevistos aconteçam durante qualquer projeto.
A reunião de kick-off é o momento ideal para identificar potenciais pontos de falhas, e quanto antes você percebê-los, mais fácil será de lidar com eles e até mesmo buscar maneiras de preveni-los.
5. Deixar de envolver todas as partes
Durante o kick-off, além de apresentar todos os stakeholders, é essencial mostrar a importância dos envolvidos no projeto e o que se espera de cada um para o sucesso do objetivo final.
Esse cuidado é importante para engajar todos os colaboradores com o propósito do projeto e incentivar o senso de pertencimento à equipe, além de, claro, garantir que todos estão cientes das posições e deveres de cada um dentro do escopo do projeto.
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5 ferramentas para fazer uma reunião de kick-off online
Existem várias ferramentas gratuitas de videoconferência que podem ajudar o gerente a realizar sua reunião de kick-off. E claro, existem soluções que exigem investimento. Confira algumas opções de programas para videoconferência disponíveis.
Zoom
O Zoom é um dos principais programas de videoconferência do mercado e uma excelente ferramenta para fazer uma reunião de kick-off online. Na versão gratuita, a pessoa pode se conectar com até 100 usuários em sessões de 40 minutos.
Já os planos pagos, oferecem suporte para até mil participantes, reuniões de 24 horas e permitem gravar videoconferência. Todos podem interagir por vídeo ou somente áudio.
Google Meet
O diferencial do Google Meet (antigamente conhecido como Google Hangouts) é a possibilidade do usuário compartilhar a tela do navegador com todos os participantes. Além disso, é integrado a soluções do Google Docs, permitindo a edição compartilhada de documentos. Pode ser usado em desktop, tablet ou celular, facilitando bastante a participação na reunião de kick-off.
Skype
Com o Skype, é possível fazer uma videoconferência com até 100 pessoas na sala, gravar a reunião e compartilhar a tela. Além disso, permite realizar ligações telefônicas, desde que a pessoa compre crédito. Está disponível para usar em celular, desktop ou tablet. O software da Microsoft é recomendado para empresas de menor porte.
O WhatsApp também pode ser usado para videoconferência. Mas para isso, o usuário deve utilizar a integração com o Messenger Rooms e ter salas com até 50 usuários. Sem isso, o programa oferece suporte para somente 4 pessoas por ligação em vídeo.
Por isso, essa ferramenta não é tão recomendada para reuniões de kick-off online com mais participantes. Vale destacar também que o WhatsApp não pode ser usado em desktop ou notebook, estando disponível apenas em aplicativo para Android e iPhone.
Transmissão ao vivo
Já a transmissão ao vivo de uma reunião de kick-off por meio de uma plataforma como a da Netshow.me, adota a abordagem “one to many” e “one-to-millions”. O que isso significa? Desta forma, um dispositivo transmite, por vez, para vários espectadores, que interagem por mensagens de texto.
Aqui, existe a possibilidade de embedar – quando um código html é responsável por incorporar determinado elemento de um site externo no seu próprio – uma videoconferência na sua transmissão ao vivo. Ou seja, é possível adicionar a webmeeting ao material transmitido ao público, que continua a interagir somente pelo chat.
Esta possibilidade depende da plataforma utilizada e permite que diversos palestrantes da transmissão participem, estando ou não juntos no mesmo local da transmissão.
Com uma plataforma profissional como a da Netshow.me, o gestor de projetos pode contar com toda a estrutura e conhecimento necessários para atender à sua reunião de kick-off com sua equipe.
Investir em práticas como reuniões de kick-off é uma maneira de se aproximar dos integrantes do projeto e aumentar a produtividade de todos. Mas para isso, o gestor precisa estar preparado para organizar da melhor forma a sua reunião. Fale com um dos nossos especialistas ou preencha o formulário abaixo e descubra como a Netshow.me pode ajudá-lo com a tecnologia ideal para realizar seu kick-off.
