A organização de eventos corporativos é uma tarefa desafiadora – principalmente quando o projeto é ambicioso e de grande porte. Qualquer deslize de comunicação pode colocar tudo a perder, tendo impacto na reputação da empresa.
Neste artigo, você saberá quais os principais equívocos cometidos por agências na organização de eventos. Desta forma, conseguirá evitá-los a fim de oferecer satisfação, resultados e inovação ao seu portfólio de clientes. Vamos nessa?
Principais erros na etapa de planejamento da organização de eventos corporativos
O planejamento é o pontapé inicial para a organização de um evento corporativo. Entre os principais erros cometidos por agências nesta etapa, vale destacar quatro:
1. Falta de clareza sobre o público-alvo
Os objetivos de um evento corporativo podem variar de acordo com o público-alvo a ser atingido – afinal, eles podem ser feitos tanto para participantes internos quanto externos. Portanto, é crucial que sua agência tenha este perfil bem definido.
Dar prosseguimento ao planejamento estratégico sem definir o público-alvo é um dos principais erros cometidos por agências de eventos. Desta forma, o ideal é conversar com o cliente para ter clareza sobre o público que o projeto pretende atingir.
Descubra todas as características destes potenciais participantes. Seja para convidados internos ou externos, uma tática infalível é utilizar pesquisas e formulários – afinal, estas pessoas responderão todas as suas perguntas para traçar o perfil de cliente ideal.
2. Economizar na escolha do espaço físico
Depois da pandemia de Covid-19, os eventos presenciais voltaram com força. Caso você opte por organizar eventos corporativos presenciais, um equívoco comum é não saber escolher o espaço físico, optando por um sem estrutura adequada para atender o projeto pelo mero objetivo de economizar no orçamento do evento.
3. Se ater somente ao modelo presencial
Pegando o gancho do item anterior, um dos principais erros na organização de eventos corporativos após a pandemia é se ater somente ao formato presencial. Tanto os eventos online e híbridos se apresentam como opções que oferecem custos reduzidos, ao mesmo tempo que potencializam o alcance.
Além disso, os eventos corporativos presenciais oferecem aquelas mesmas opções comuns de atividades para engajar o público. Com o uso de plataformas digitais, é possível fazê-lo de maneira mais inovadora.
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4. Não investir em divulgação
De que adianta fazer um evento corporativo inovador se o público-alvo não souber da existência dele? Toda agência que comete o erro de esquecer de investir em divulgação nos canais digitais garante o fracasso do projeto.
Por isso, o ideal é usar os dados da pesquisa de público-alvo para fazer anúncios criativos e que captem a atenção do público. E, é claro, usar a linguagem adequada e veiculá-los nos canais certos – ou seja, que os potenciais participantes usam.
Maiores erros da organização de eventos durante o projeto
Além dos erros da concepção de um evento corporativo, muitas agências podem deixar a desejar durante a execução do projeto. A maioria das agências costuma a deixar a desejar de três maneiras:
1. Não ter uma equipe adequada ao porte do evento
Trata-se de um erro universal e que pode ser cometido em todos os formatos de eventos corporativos – presenciais ou digitais. Contratar uma equipe que não consiga lidar com as demandas do projeto é abrir brecha para que muita coisa dê errado na hora h.
Por isso, é imprescindível que sua agência de eventos corporativos tenha um time que dê conta de todas as etapas do projeto. Isso vale para funcionários fixos e prestadores de serviços terceirizados.
2. Não se preparar para imprevistos
Você trabalha com organização de eventos corporativos e com certeza sabe disso: imprevistos são comuns. Portanto, o correto é prever todos os gargalos e eventualidades que possam acontecer – e encará-los com postura profissional.
Por exemplo, investir em um link de internet dedicado para evitar problemas de conexão, ter equipamentos de backup e até profissionais em standby para suprirem ausências de última hora.
3. Ignorar a importância do networking
Entre os erros cometidos por agências de eventos corporativos considerados mais absurdos é o de não promover networking. Além disso, muitos profissionais da área optam por tornar o networking algo secundário, colocado entre atividades.
Lembre-se: o evento corporativo tem como prioridade o desenvolvimento profissional. Por isso, é necessário oferecer oportunidades para os participantes se conhecerem e criarem laços com os outros – isso não se resume ao modelo presencial, com os formatos online e híbrido também é possível promover networking de qualidade.
➡️ Saiba mais: Estratégias de Evento Online: Como melhorar a experiência do cliente?
Quais os principais erros cometidos no pós-evento?
Se engana quem acha que um evento acaba quando o último participante vai embora. Este pensamento já é uma grande falha. Toda agência precisa focar em oferecer uma boa experiência e, por isso, os três maiores erros feitos no pós-evento são:
1. Deixar de captar feedbacks dos participantes
Como saber se o público-alvo aprovou a experiência? Captando o feedback dos participantes. Muitas agências deixam de fazer isso, o que é um dos principais erros na produção de eventos corporativos.
Para captar as opiniões, uma das metodologias mais utilizadas é o NPS (Net Promoter Score). Com esta pesquisa, é possível cruzar dados e avaliá-los de maneira completa. Além disso, ferramentas de comunicação corporativa e redes sociais são boas fontes de insights – dependendo, é claro, de quais públicos o evento tem.
Desta forma, os feedbacks oferecem insights para serem usados na produção dos próximos eventos – seja para o mesmo cliente ou outras empresas.
2. Ausência de métricas
Focar só no item anterior e esquecer de ter métricas para calcular o êxito do projeto é um dos maiores erros na organização de um evento corporativo. Pense no seguinte: o público pode amar a experiência e, mesmo assim, não atingir as expectativas da empresa.
Por isso, o ideal é adotar KPIs (Key Performance Indicators) como nível de engajamento, venda de ingressos, audiência e ROI (Retorno Sobre Investimento). Estes números serão essenciais para mostrar resultado para o cliente.
3. Não aproveitar o conteúdo após o evento
Como organizar um evento corporativo com resultados duradouros para a empresa? Uma das principais maneiras é torná-lo parte da estratégia de conteúdo da empresa. Pegue o material produzido e transforme em pílulas para redes sociais, adapte para posts e artigos ou até os venda via Pay-Per-View.
Ignorar esta possibilidade é rasgar dinheiro – afinal, eventos inovadores já possuem os custos de produção de vídeo profissional inclusos.
Evite erros contratando serviços profissionais
Como vimos, existem muitos erros que uma agência pode cometer ao organizar um evento corporativo. Ter conhecimento deles é o primeiro passo para evitá-los.
Outro grande erro que a sua agência não pode cometer é contratar serviços que não sejam profissionais ou empresas que não tenham boa reputação no mercado. Invista em parceiros de confiança e com experiência em eventos.
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