Tendências de Mercado

Eventos híbridos: tudo o que você precisa saber sobre esta tendência

Saiba o que são eventos híbridos e por que esta junção entre o modelo presencial e virtual é uma boa escolha para a sua empresa.

Escrito por Gabriele Gonçalo em 05 jun 2020 | Atualizado em 09 dez 2021

16 minutos de leitura

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Eventos corporativos precisam ser presenciais? Apesar desta abordagem ser mais tradicional, a tecnologia permitiu a criação da modalidade virtual, completamente oposta e com o uso de plataformas digitais. No entanto, existe uma nova tendência no mercado que alia ambos os tipos: os eventos híbridos.

Neste artigo, você saberá o que são eventos híbridos, quais os tipos e os principais nichos que já aderiram a esta tendência. Além disso, separamos uma lista com seus benefícios e algumas dicas para você organizar o seu próprio evento híbrido. Vamos nessa?

O que são eventos híbridos?

Por definição, o evento híbrido é a junção de dois formatos diferentes. Existem alguns profissionais do mercado que consideram esta mescla o uso de sessões previamente gravadas com outras transmitidas ao vivo

No entanto, o conceito mais utilizado para defini-lo é o de um evento que acontece presencial e virtualmente – tudo isso ao mesmo tempo. Ou seja, os participantes ou os palestrantes podem estar à distância.

Para isso, o evento híbrido depende do live streaming para ser realizado. Além de uma plataforma de transmissão ao vivo, é necessário ter uma equipe de produção profissional e um link de internet dedicado – entraremos em detalhes mais pra frente.

Quais os tipos de eventos híbridos?

Apesar da definição em comum destes eventos representarem a junção dos modelos presencial e virtual, nem todos são organizados da mesma maneira. Existem três tipos de eventos híbridos:

1. Conexão com participantes remotos

Este primeiro tipo de evento híbrido é o que realiza a conexão com participantes remotos. Além deles, outras pessoas estão no local e o acompanham presencialmente. Neste formato, todos possuem as mesmas possibilidades de interação.

Ou seja, os participantes virtuais podem enviar vídeos, áudios e mensagens através da plataforma de transmissão ao vivo. Além disso, todos os conteúdos deste evento estarão disponíveis para eles – sejam resultados das interações, estudos até o networking. E isso sem contar o acesso aos expositores e patrocinadores, quando necessário.

2. Conexão com palestrante remoto

Também existe a possibilidade de utilizar o modelo híbrido para conectar palestrantes remotos a um evento com participantes presenciais. Pode ser somente um ou até mais speakers, que utilizarão um software de videoconferência para isso. Como a qualidade da imagem e do áudio são importantes, todos precisam ter uma boa conexão de internet.

3. Multi Hub Meeting

Por se tratar o tipo de maior complexidade na organização, o Multi Hub Meeting é o menos utilizado no mercado. Aqui, há um evento principal e múltiplos locais são conectados a ele através de uma transmissão ao vivo.

Para utilizar este modelo, é necessário ter uma infraestrutura robusta e ter cuidado maior com a logística – afinal, trata-se de uma solução que geralmente conecta mais de um evento presencial, cada um com graus de interação diferentes.

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Quais os principais nichos dos eventos híbridos?

Quando falamos da junção entre os modelos presencial e virtual, é importante ressaltar a possibilidade de adotá-la em diversos nichos. Segundo estudo realizado em conjunto pela VM Consultoria e a SSK Análises, os principais são:

1. Congressos

Entre todos os tipos de eventos que já adotam o formato híbrido, vale destacar os congressos. São reuniões de profissionais e especialistas de alguma área específica e podem ser de âmbito estadual ou até internacional.

Segundo a pesquisa, trata-se do tipo de evento que mais abraçou o modelo híbrido: 79% deles o utilizam.

2. Simpósios, Seminários e Fóruns

Além de congressos, outros tipos de eventos acadêmicos já utilizam bastante este modelo. Entre eles estão os simpósios, seminários e fóruns – como a pesquisa aponta, 39% deles já são híbridos.

Simpósio é a reunião de pesquisadores para estudar e debater um tema e chegar a maiores conclusões sobre. Já no seminário, a discussão não visa tomar nenhuma decisão. Por fim, o fórum depende da participação da plateia.

3. E-Sports

Outro tipo de evento que pode usar este modelo é o de e-sports, ou seja, os esportes eletrônicos. Cada vez mais populares, os ciberesportes são uma tendência que apresentou crescimento de 63% só no primeiro trimestre de 2020.

Segundo o estudo, 33% dos eventos deste nicho já são híbridos. Entre eles, vale destacar competições como o Campeonato Brasileiro de League of Legends (CBLoL) – as partidas são realizadas com público presencial e transmitidas online para mais espectadores.

4. Convenções de Vendas

Entre os eventos corporativos voltados ao mercado corporativo que podem adotar este modelo, podemos ressaltar as convenções de vendas. Nelas, profissionais de todas as filiais de uma empresa se reúnem para definir objetivos e apresentar resultados

Como apontado pela pesquisa, 33% das convenções de vendas já misturam o modelo presencial com o online.

5. Lançamentos de Produtos

Também é possível fazer eventos híbridos para o lançamento de produtos. Por exemplo, a Livraria Saraiva lançou o livro Harry Potter e a Criança Amaldiçoada utilizando o formato e faturou mais de R$ 32 mil

A pesquisa constatou que cerca de 30% deste tipo de eventos são híbridos.

6. Festivais e Shows

Outro tipo de evento que pode adotar este modelo são festivais e shows. Ou seja, as apresentações artísticas acontecem presencialmente e também são transmitidas via internet – e até  televisão.

Segundo o estudo, 18% destes eventos já são híbridos. Como exemplo podemos ressaltar festivais de grande porte como Rock in Rio e Lollapalooza.

7. Cursos de capacitação

Para concluir a lista, temos os cursos de capacitação – tanto para o mercado corporativo quanto para o acadêmico. Trata-se da opção menos adotada no mercado, usada por somente 11% das empresas.

Não confunda este tipo com ensino híbrido, onde a instituição mescla aulas online e offline no plano pedagógico – ou seja, educação semi-presencial. São coisas diferentes por se tratar de uma junção em momentos separados do evento.

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Quais os benefícios dos eventos híbridos?

Este tipo de evento digital permite benefícios importantes em relação ao modelo exclusivamente presencial. A seguir, você pode conferir todas as vantagens dele:

1. Permite maior alcance

Ao organizar um evento híbrido, ele não estará restrito a uma localidade. Ou seja, será possível alcançar pessoas que não poderiam estar presentes fisicamente e poderão participar à distância.

Quer um exemplo? A Oracle adotou este modelo no Shift Talks e atingiu 6 mil colaboradores espalhados por 10 países. Tudo isso permitindo a interação destes participantes na transmissão ao vivo em qualquer dispositivo conectado à internet – seja computador, tablet ou celular.

2. Melhor relação custo-benefício

Adotar o modelo híbrido também permite uma redução nos custos do evento. Assim, despesas logísticas serão menores, entre elas transporte, alimentação e hospedagem de participantes.

Além disso, o evento híbrido depende menos de um espaço físico e, por isso, pode ser feito numa localidade que demande menor investimento. Gastos com mão-de-obra atuando também serão menores, pois será possível contar com menos profissionais trabalhando nele.

No entanto, será necessário investir mais em tecnologia. Além de precisar de uma conexão de internet de alta qualidade e estabilidade, é preciso gastar com cibersegurança e plataformas digitais – seja, um software de transmissão ao vivo profissional, uma plataforma de vídeos ou até redes sociais.

3. Permite acesso ao conteúdo após o evento 

Quando falamos de eventos digitais, vale ressaltar a possibilidade do conteúdo poder ser acessado após a conclusão da transmissão. É possível disponibilizar este material de maneira gratuita ou até vender o acesso a ele.

No modelo presencial, isto só pode ser feito ao aumentar os custos dele – afinal, a contratação de uma equipe de produção de vídeo não estaria nos custos já previstos. Já nos eventos híbridos, este investimento já está previsto desde a sua concepção.

4. Sustentabilidade

Para concluir a lista de benefícios, o evento híbrido também se oferece como uma opção melhor no quesito sustentabilidade. Por depender do deslocamento de menos pessoas, a emissão de carbono e os resíduos ambientais serão menores.

Como organizar um evento híbrido?

Depois de ler sobre os nichos que podem usar esta abordagem e seus benefícios, você provavelmente está pensando em como organizar o seu próprio evento híbrido. Separamos algumas dicas que te ajudarão:

1. Defina o público-alvo e os objetivos do evento

A primeira etapa para organizar um evento híbrido é o planejamento. Ele começa na escolha do público-alvo que você deseja atingir, seja ele interno, externo ou ambos. Além disso, deve-se conhecer bem a persona para poder definir quantos participantes serão presenciais e virtuais.

Outro ponto é pensar na experiência do público e definir o que será oferecido a estas pessoas – seja em relação ao networking quanto também às interações entre eles, os palestrantes e os expositores.

Quando falamos dos objetivos, é necessário o que este evento híbrido deve trazer de retorno à empresa. Entre os mais comuns está aumentar o alcance, facilitar a participação, estender o acesso ao conteúdo produzido, educação e treinamento de colaboradores ou até novas formas de receita. O que você deseja atingir?

2. Planeje o conteúdo e a programação do evento

Depois de definir o público-alvo e os objetivos, é hora de planejar o conteúdo. Este ponto é imprescindível para o sucesso e, por isso, é necessário escolher os palestrantes adequados, temas a serem debatidos e definir a programação.

Não esqueça que isso esbarra na duração de cada painel de debates deste evento. Quando os participantes são remotos, vale ressaltar a importância de oferecer conteúdos concisos que o ajudem a manter o foco na transmissão.

Lembre-se: o objetivo do evento híbrido é fazer com que todos os participantes se sintam parte dele. Para isso, é importante garantir o engajamento destas pessoas e estimulá-las a participarem. Algumas opções para isso são o chat, pesquisas, enquetes, perguntas e até a gamificação.

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3. Escolha o local do evento, equipe e software de transmissão ao vivo

Como o evento híbrido exige o uso de uma parte presencial, a etapa seguinte é escolher o local onde ele será realizado. Deve-se optar por uma locação que não só comporte todas as pessoas, mas também tenha a infraestrutura necessária.

Para seu evento ter sucesso, é imprescindível contratar uma equipe de produção de vídeo profissional – afinal de contas, isto permitirá conteúdo de altíssima qualidade. Entre a mão-de-obra necessária estão cinegrafistas e técnicos de som e os equipamentos são câmeras, microfones e mesa de som – e não esqueça de uma link de internet com conexão estável para garantir a qualidade da imagem e som sem travamentos.

Por se tratar de um evento digital, é importante escolher qual plataforma digital auxiliará a parte virtual. Quais os programas necessários?

  • Software de transmissão ao vivo profissional ou plataforma de vídeos para hospedar o evento. Em alguns casos, é possível fazê-lo numa rede social caso seja uma opção de acordo com a sua estratégia;
  • Programa de videoconferência para a participação dos speakers remotos;
  • Encoder profissional, aplicativo que converterá os dados da videoconferência para o programa de transmissão ao vivo.

Para escolher a melhor opção, deve-se considerar a estabilidade da transmissão e a responsividade do software, ou seja, se ele funciona bem em qualquer dispositivo. Além disso, é importante saber se ele fornece relatórios sobre a audiência e, possui boa relação custo-benefício.

4. Mensure os resultados do evento híbrido

Para concluir a lista de dicas, é importante saber como mensurar os resultados do evento híbrido. Entre as métricas para medir este sucesso estão o número de participantesseja online quanto presenciais.

Como mencionado anteriormente, o engajamento destas pessoas é um ponto-chave. Além disso, o Retorno Sobre Investimento (ROI) e o feedback de stakeholders, participantes e palestrantes também são cruciais.

Ao analisar todas estas informações, sua empresa poderá organizar eventos ainda melhores e maximizar os resultados obtidos. Por que isso é importante? Segundo a já mencionada pesquisa da VMK Conslutoria e da SSK Análises, 86% dos entrevistados encaram este formato como o principal tipo de evento do futuro – e você não quer ficar de fora desta tendência. Fale com um especialista e descubra como fazer um evento híbrido de sucesso!

Escrito por Gabriele Gonçalo