Por isso, contar um time de profissionais devidamente qualificados é essencial para garantir que o trabalho da sua produtora seja executado adequadamente e entregue com excelência. 

Para alcançar tal objetivo e destacar a sua produtora como referência de autoridade e profissionalismo no mercado, é importante contar com o apoio de uma equipe de produção de eventos completa, que seja capaz de oferecer todo o suporte necessário para as demandas do seu cliente.

Pensando nisso, reunimos neste artigo os 7 passos de como montar uma equipe de produção de eventos qualificada para elevar o nível de excelência entregue nos seus projetos e gerar negócios cada vez mais lucrativos para a sua produtora audiovisual. Leia a seguir!

Por que investir em profissionais qualificados para produção de eventos?

Ao contar com uma equipe de produção de eventos qualificada, você pode ter a certeza de que todos os aspectos da produção  serão cuidadosamente planejados e executados, desde a concepção do projeto até a realização do evento. 

Os profissionais qualificados possuem o conhecimento e a experiência necessários para lidar com os desafios e imprevistos que podem surgir ao longo do processo, garantindo que tudo seja resolvido com eficiência e rapidez.

Com uma equipe de produção de eventos, é possível otimizar os processos e reduzir o tempo e os recursos necessários para realizar um evento de sucesso. Isso significa que você poderá oferecer um serviço de alta qualidade e com um ótimo custo-benefício para os seus clientes.

Outro ponto importante é a segurança do evento. Profissionais qualificados possuem um amplo conhecimento sobre as normas e regulamentações do setor, além de saber como lidar com equipamentos e tecnologias de forma segura e eficiente. Isso garante que o evento seja realizado sem problemas e sem colocar a segurança do público em risco.

Por fim, é importante ressaltar que investir em profissionais qualificados é um investimento no futuro da sua produtora. Afinal, a qualidade do serviço prestado é o que fará sua produtora de eventos ser vista com bons olhos pelos seus contratantes, parceiros e potenciais clientes, o que é um fator fundamental para novos projetos e contratos surgirem.

Com uma equipe capacitada e experiente, sua produtora pode se destacar no mercado e conquistar cada vez mais clientes satisfeitos, garantindo um crescimento sustentável e uma imagem sólida e respeitável no setor de produção de eventos.

 Como montar uma equipe de sucesso em 7 passos?

Para montar uma equipe de produção de eventos qualificada e que atenda às necessidades do seu cliente, é necessário realizar um bom planejamento estratégico antes de partir para a execução do projeto. 

Isso envolve a definição de uma série de fatores, como os tipos de profissionais necessários, o treinamento e a gestão da equipe, a definição dos objetivos, entre outras medidas fundamentais para garantir a qualidade do serviço prestado pela sua produtora.

Pensando nisso, separamos neste artigo os 7 passos essenciais para montar uma equipe de produção de eventos de sucesso e agregar ainda mais valor às entregas da sua produtora audiovisual. Confira!

1. Defina os tipos de profissionais que precisa

Para montar uma equipe de produção de eventos de sucesso é importante definir quais são os tipos de profissionais necessários e mais comumente solicitados nos trabalhos da sua produtora.

Claro que é fundamental que você leve em consideração as demandas específicas de cada evento para poder identificar quais tipos de trabalhadores serão mais adequados para cada caso, mas você já deve ter em mente alguns perfis de profissionais que estão recorrentemente envolvidos em projetos audiovisuais.

Isso pode incluir desde técnicos de montagem, som e iluminadores, por exemplo, até produtores e coordenadores de eventos, o que vai depender também dos tipos de serviços e pacotes oferecidos pela sua produtora e pelo que ela fica responsável durante o evento. 

2. Monte um banco de profissionais

Montar um banco de profissionais qualificados e experientes é um passo fundamental para montar uma equipe de produção de eventos completa. 

Uma das formas de fazer isso é estabelecendo uma rede de contatos e buscando indicações de outros profissionais do mercado através do seu networking, ou recorrendo até mesmo a plataformas especializadas em freelancers e profissionais autônomos. 

Tenha em mente que os profissionais que você selecionar devem estar alinhados com a qualidade do trabalho que a sua produtora pretende oferecer. Por isso, é importante realizar um processo seletivo cuidadoso, levando em consideração não só a experiência, mas também o perfil de cada profissional.

3. Alinhe os objetivos entre cliente e colaborador

Para garantir que a sua equipe de produção de eventos trabalhe em sintonia com os objetivos do cliente, é fundamental alinhar as expectativas entre ambas as partes.

Isso pode ser feito por meio de uma conversa inicial envolvendo o contratante da sua produtora e os profissionais que vão encabeçar o projeto, como líderes de equipe e coordenadores, para serem definidos os objetivos do evento e os papéis de cada prestador de serviço. 

É importante que cada membro da equipe tenha uma visão clara do que se espera dele, para que possa trabalhar de forma mais produtiva e eficiente, recebendo informações coesas e consistentes sobre o projeto.

Além disso, o alinhamento de objetivos também contribui para que a equipe se sinta motivada e engajada em entregar um trabalho de qualidade, fortalecendo a moral do time e estimulando a cooperação entre todos os envolvidos em prol do sucesso da produção.

4. Forneça treinamento adequado

Investir em treinamento é uma forma de garantir que a sua equipe esteja sempre atualizada e preparada para lidar com as novas tendências e demandas do mercado.

Isso pode incluir desde treinamentos mais direcionados para cada profissional ou para um evento em específico, que demande aprimoramentos ou orientações técnicas mais personalizadas por parte da equipe, até cursos mais abrangentes para alinhar o time inteiro sobre como a sua produtora atua, por exemplo. 

É importante também considerar o treinamento regular da sua equipe de produção de eventos como um investimento a longo prazo, para que assim esses profissionais estejam sempre atualizados e prontos para oferecer um trabalho no nível de qualidade que se espera da sua produtora.

5. Acompanhe o trabalho da equipe e faça ajustes

Mesmo que você tenha uma equipe qualificada e experiente, é importante acompanhar o trabalho deles de perto e fazer ajustes sempre que necessário para garantir que tudo esteja caminhando conforme o planejado.

Além disso, é importante estabelecer uma cultura de feedback constante, em que os profissionais possam receber orientações e sugestões de melhoria de forma construtiva e positiva.

Isso contribui para o aprimoramento contínuo da equipe e para o sucesso dos projetos de produção de eventos, além de ser a maneira ideal para identificar eventuais pontos de melhoria e realizar mudanças estratégicas na abordagem ou execução adotadas em determinado evento.

O acompanhamento próximo da sua equipe de produção de eventos contribui para que os profissionais se sintam valorizados e reconhecidos, o que estimula a motivação e o engajamento durante o trabalho.

6. Incentive a comunicação e a colaboração

Uma equipe de produção de eventos bem-sucedida precisa trabalhar em conjunto e ter uma boa comunicação para garantir não somente a qualidade final do trabalho, mas que também a entrega esteja alinhada em todas as pontas com o que foi solicitado pelo cliente.

Para isso, é importante se certificar de que a equipe disponha de canais centralizados de comunicação, que tenham uma usabilidade eficiente e acessível para todos os perfis de profissionais.

Isso pode incluir o uso de ferramentas de comunicação, como e-mails, mensagens instantâneas e até mesmo reuniões periódicas para que todos possam se atualizar sobre o andamento dos projetos.

Concentrar e viabilizar toda a comunicação interna sobre os projetos da sua produtora em um canal pré-determinado é essencial para que os profissionais envolvidos possam se comunicar rapidamente em caso de problemas ou demandas emergenciais, além de diminuir o risco de ruídos ou falhas de compreensão durante o fluxo das informações trocadas.

Leia também:

• Streaming: o que é, como funciona e quais as principais plataformas no Brasil?
• Live streaming: tudo o que você precisa saber sobre esta tecnologia
• Como uma boa produtora de streaming pode reduzir o risco do seu evento?

7. Estabeleça um ambiente de trabalho saudável e motivador

Um ambiente de trabalho saudável e motivador é fundamental para o sucesso de qualquer time de profissionais, e não pode ser diferente com a sua equipe de produção de eventos. 

Certifique-se de que a sua produtora ofereça um espaço adequado, seguro e confortável para os profissionais trabalharem, e de que as ferramentas e equipamentos necessários estejam disponíveis e em bom estado de conservação.

Além disso, procure promover um código de cultura de trabalho que valorize o respeito mútuo, a comunicação clara e a cooperação entre todos os membros da equipe.

Isso contribui para a motivação e a produtividade do time, além de promover um clima organizacional mais positivo e saudável, o que reflete diretamente nos resultados e entregas finais de cada projeto.

Quais erros evitar ao montar a sua equipe de produção de eventos? 

Agora que você já sabe como montar uma equipe de produção de eventos de sucesso, é importante também ficar atento a alguns erros no gerenciamento de times que podem atrapalhar o bom andamento dos trabalhos da sua produtora. 

Para te ajudar, listamos abaixo os erros que você deve evitar na hora de montar e gerenciar a sua equipe de produção de eventos. Acompanhe!

Comunicação ruim

Como citamos anteriormente, uma comunicação clara e eficiente é essencial para evitar problemas de coordenação e conflitos entre os membros da equipe. 

É importante definir canais de comunicação, estabelecer horários de reuniões e garantir que todos tenham acesso às informações relevantes para o trabalho.

Uma comunicação ruim pode prejudicar a compreensão de informações relevantes e a  cooperação entre todos os envolvidos em um projeto, o que acaba impactando negativamente os resultados finais da sua entrega e pode manchar a reputação da sua produtora perante o mercado. 

Não reconhecer um bom trabalho e negar feedbacks

A falta de uma cultura estruturada de feedbacks e de não reconhecer os acertos da equipe pode reduzir a motivação e a produtividade dos profissionais, afetando a boa execução dos seus trabalhos. 

Além disso, mesmo feedbacks negativos devem ser realizados de maneira a propor melhorias e ajudar no desenvolvimento do profissional em questão, para que ele não se sinta desmoralizado e seja incentivado a buscar o aprimoramento do trabalho oferecido a sua produtora.

Manter a equipe sem acompanhamento e orientação

Não oferecer acompanhamento e orientação adequados pode levar a problemas de desempenho e produtividade. 

É importante garantir que a equipe esteja ciente das expectativas e objetivos do projeto e fornecer orientação quando necessário, acompanhando a evolução do projeto e se certificando do sucesso de todas as etapas.

Não trabalhar com contratos

Não trabalhar com contratos pode levar a problemas legais e financeiros para a sua produtora.

É importante ter contratos claros e bem definidos para garantir que todos os envolvidos estejam cientes das obrigações e expectativas, além de manter o seu negócio regularizado judicialmente.

Falta de planejamento e organização

Não planejar um cronograma de entregas e organizar os prazos adequadamente pode levar a atrasos e falhas na execução do projeto.

É importante dividir o projeto em etapas e estabelecer metas claras, definindo as responsabilidades de cada integrante na equipe e garantindo que todos os envolvidos estejam alinhados com o plano de trabalho.

Não investir em estrutura adequada

Não investir na estrutura adequada para que a sua equipe possa trabalhar, com tecnologia atualizada e equipamentos em bom estado, pode afetar significativamente a produtividade e andamento do projeto.

É importante garantir que a equipe tenha acesso aos recursos necessários para realizar o seu trabalho com eficiência e qualidade, o que também fortalece a imagem da sua produtora perante o cliente.

As soluções de live streaming para eventos da Netshow.me são ideais para produtoras que desejam elevar o seu nível de excelência e agregar ainda mais valor aos seus serviços de produção audiovisual por meio da tecnologia. Fale com um dos nossos especialistas!

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A produção de eventos corporativos pode ser a parte mais trabalhosa durante a execução de um projeto — isso porque é nessa etapa do processo que os planos saem do papel e toda a estruturação do evento é colocada em prática. 

A comunicação é um fator crucial na produção de eventos corporativos. É importante garantir que todas as informações sejam transmitidas com clareza entre as equipes envolvidas e para os participantes do evento. De acordo com o porte do evento, a demanda por recursos e serviços pode diminuir ou aumentar, assim como as chances de surgirem erros que podem impactar na qualidade da experiência final dos participantes. 

Neste artigo, estão listadas as cinco falhas mais comuns na produção de eventos corporativos e dicas de como executar o seu projeto com o máximo de assertividade possível. Confira:

 1. Falta de organização na pré-produção do evento

O primeiro erro e um dos que mais podem atrapalhar todo o andamento da produção de eventos corporativos é justamente a falta de planejamento. Por isso, certifique-se de que a etapa de elaboração e organização do seu evento já foi concluída por completo antes de seguir para a execução. 

Planejamento não é perda de tempo!

Não subestime a importância de um planejamento bem estruturado e detalhado com a intenção de acelerar o projeto — você pode acabar perdendo ainda mais tempo lidando com imprevistos no meio do processo por causa de falhas que poderiam ter sido identificadas e resolvidas na pré-produção.

Confira o checklist

É no planejamento que são definidas todas as tarefas que serão executadas durante a produção, e dedicar a devida atenção a esta etapa é essencial para que não aconteçam equívocos que podem custar muito caro no orçamento. 

É importante entender que, quanto mais esclarecidas estiverem as instruções à equipe de produção, menor é o risco das coisas saírem do controle. Para isto, não deixe de consultar o checklist ao longo de todo o projeto e se assegurar que a execução está alinhada às expectativas da empresa.

Para compreender melhor a pré-produção de um evento empresarial, confira também quais os principais erros na organização de eventos corporativos. 

2. Subestimar a importância de uma equipe profissional

Na tentativa de reduzir os gastos, algumas empresas acabam optando por contratar prestadores de serviços que não são necessariamente especializados na produção de eventos corporativos. Porém, essa é uma escolha que, dependendo do tamanho do projeto, pode acabar impactando negativamente no resultado final.

Investir na contratação de uma agência ou produtora para a execução de um evento corporativo não somente reduz os riscos de eventuais falhas, mas também assegura que você terá uma equipe profissional completa à disposição para resolver qualquer pendência que surja durante o processo. 

O mesmo vale para o formato online, uma vez que é importante contar com profissionais capacitados para monitorar simultaneamente todos os recursos importantes para o bom desempenho do evento, como o número de espectadores, a qualidade da transmissão e demais métricas.

Caso a sua empresa opte pelo formato online para um evento corporativo, veja tudo que você precisa saber para organizá-lo e quais ferramentas são essenciais.

3. Não investir em estrutura adequada

A produção serve para colocar em prática tudo o que foi planejado até então — e por isso não dá pra reduzir o orçamento na hora de fazer as melhores escolhas estruturais para o seu evento corporativo. Independente de qual seja o formato do seu evento, investir numa estrutura de qualidade é um dos principais demonstrativos do nível de profissionalismo e competência da sua empresa.

Muito além do local físico, o tamanho do seu evento depende do bom aproveitamento do espaço

Caso o seu evento aconteça de maneira presencial ou híbrida, você certamente irá precisar contar com espaço físico adequado para receber a quantidade de pessoas previstas para o seu evento. 

Uma vez que a locação já esteja definida, é importante que a montagem de toda a infraestrutura leve em consideração o conforto dos participantes e a facilidade de locomoção pelo local, assim como o fácil acesso a áreas básicas como banheiros, entradas e saídas, etc.

Além disso, é essencial garantir que os equipamentos técnicos e demais estruturas estejam dispostos de maneira que não atrapalhe a visão dos participantes de telas e palcos, por exemplo. Por isso, é tão importante que a disposição de assentos e stands seja executada atentamente, sempre de acordo com os demais elementos ao redor. 

Um suporte técnico de qualidade é indispensável para qualquer evento corporativo

Com a expansão do meio digital e principalmente após a pandemia da Covid-19, onde as pessoas precisaram se ater quase completamente ao ambiente online para interações pessoais e profissionais, ficou óbvia a necessidade de enxergar a internet como um recurso valioso na hora de estabelecer contatos, conhecer pessoas e também fechar negócios. 

Inclusive, com a melhora nos indicativos do coronavírus e a flexibilização das medidas de distanciamento social, muitas empresas dispensaram o retorno ao modelo presencial de trabalho. 

Mesmo que o evento da sua empresa não seja realizado de maneira virtual, ele pode proporcionar grandes oportunidades de conexões profissionais valiosas com o apoio da tecnologia. Afinal, você pode conhecer serviços interessantes para o seu empreendimento, fechar parcerias e realizar a prospecção de novos clientes durante o seu evento. 

Para isso, invista em um link de internet dedicado para não sofrer com instabilidade e problemas de conexão, e garanta que uma equipe técnica esteja à disposição durante todo o evento para solucionar eventuais necessidades.

Proporcione uma experiência agradável aos participantes

Além da estrutura física e técnica, é preciso se certificar de que os participantes terão uma experiência agradável para tirar o máximo de proveito do evento da sua empresa. 

Independente do porte do seu evento, não deixe de levar em conta o bem estar e segurança das pessoas durante as atividades e dinâmicas, aposte em interatividade e engajamento a todo momento e certifique-se previamente das demandas do seu público, para evitar frustrações que possam comprometer a qualidade da experiência dos participantes — e, sendo assim, a reputação da sua empresa.

4. Ignorar prazos

Pode parecer óbvia a importância de seguir o cronograma durante toda a execução do projeto, mas é uma das falhas mais comuns durante a produção de eventos corporativos.

Por isso, é preciso se atentar aos prazos e dividir as tarefas em etapas para conseguir lidar com possíveis atrasos de maneira mais eficiente, evitando pausas que possam comprometer o processo como um todo e o andamento da produção. 

Atenção: Não deixe nada para a véspera do evento! São nos ajustes finais que algumas falhas são detectadas, e nem sempre é possível resolvê-las imediatamente. Realize todos os testes com antecedência e deixe tudo preparado para a data escolhida.

5. Ausência de estratégias de divulgação

Mesmo que a etapa de produção de um evento corporativo possa exigir muito tempo e atenção dos colaboradores, é essencial que a empresa não se esqueça de manter estratégias de divulgação ao longo de todo este processo para que o evento não caia no esquecimento.

Inclusive, os bastidores da execução do projeto podem se tornar um ótimo conteúdo de antecipação, uma estratégia de marketing que usufrui do interesse da audiência para instigá-la a acompanhar o passo a passo e mantê-la engajada até o dia do evento.

Essa é somente uma das possibilidades de engajamento que a produção de eventos corporativos pode gerar, e por isso é muito importante apostar em anúncios criativos e geração de conteúdo sobre o assunto nos canais de comunicação que mais fazem sentido com o perfil da empresa.

A Netshow.me oferece soluções completas para o apoio do evento corporativo da sua empresa, desde uma plataforma de transmissão ao vivo com a melhor tecnologia do mercado até produção profissional, contando com produtoras parceiras em todo o Brasil. Fale com um dos nossos especialistas ou preencha o formulário para uma avaliação do projeto!

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Um dos pontos mais importantes da organização de seus eventos é a divulgação. E você, sabe promover eventos? Confira nossas dicas para promover eventos.

Conheça o seu público de seu evento

Antes mesmo de organizar o seu evento e estabelecer os temas a serem tratados em seu congresso, feira, workshop, simpósio entre outros, é essencial que você conheça o seu público. Ao definir o seu público-alvo, saiba quais canais este público acessa, os veículos nos quais estão presentes. Tenha em mente o que o seu evento pode proporcionar de valor para o seu público. Compreender seus diferenciais perante outros congressos e feiras pode te ajudar a vender sua proposta.

Crie uma estratégia de divulgação

Para garantir o sucesso de seu evento, você precisa criar uma estratégia de divulgação. Realize um plano de mídia e busque uma assessoria de imprensa para auxiliá-lo na divulgação junto aos portais de mídias.

Invista na interatividade para promover eventos

Vídeos são uma excelente forma de você apresentar o seu evento de uma forma dinâmica e se vender em poucos segundos para o seu público. Já fez outras edições de seu evento? Compile os vídeos e imagens e crie uma breve apresentação interativa para sua nova edição.

Terá palestrantes em seu evento? Peça para que eles criem vídeos ou até mesmo lives (transmissões ao vivo) para apresentar teasers com os motivos pelos quais seu workshop, feira ou congresso será imperdível!

Fidelização por meio de eventos

Caso seu congresso ou conteúdo seja destinado ao público que já pertence a sua base, você pode optar pelas seguintes formas de divulgação.

• Campanhas de e-mails marketing e SMS
  

O envio de e-mail marketing e SMS para a sua base pode ser um recurso poderoso na hora de fidelizar e aproximar ainda mais o público de sua marca por um baixo custo.

• Listas de retargeting

Sabe quando você está navegando na internet e aparecem anúncios que te “perseguem” em outros sites? Isso é retargeting.

O retargeting pode ser usado como uma forma de garantir que o seu público não esquecerá de você.

• Facebook com audiência customizada

Essa forma de divulgação ocorre quando você sobe a sua base de clientes via Facebook (custom audience) e mostra anúncios para este público de forma segmentada.  

Seu evento é para conquistar novos públicos? Explore o poder das redes sociais!

Facebook, Twitter, Instagram

Sugerimos que utilize as principais redes sociais nas quais a sua empresa participa para postagens e patrocínio de posts.

Para o Facebook, você também pode criar um evento para estimular os cadastros, postar informações exclusivas do seu evento, fotos, vídeos, bastidores, entre outros.

Explore as hashtags

Utilize seus posts, influenciadores, backdrops, releases e demais materiais de divulgação do evento para incentivar o uso dessas hashtags. Feito isso, é #sucesso na certa.

Já utiliza estes meios para promover eventos? Deixe seu comentário.

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