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Reunião híbrida: o que é, vantagens e como integrar colaboradores

Índice deste artigo:1 O que é uma reunião híbrida? 2 Desafios da reunião híbrida 2.1 Estimular o engajamento 2.2 Problemas técnicos 3 Dicas para organizar uma reunião híbrida 3.1 Necessidade da reunião3.2 Considerar as duas modalidades3.3 Escolha uma boa plataforma 3.4 Tenha uma boa conexão3.5 Invista em microfones e caixas de som Nos últimos anos, aumentou o número de empresas que … Continuar lendo Reunião híbrida: o que é, vantagens e como integrar colaboradores

Escrito por Netshow.me em 06 jul 2022 | Atualizado em 06 jul 2022

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Nos últimos anos, aumentou o número de empresas que adotaram o home office ou um modelo de trabalho híbrido — em que os colaboradores trabalham alguns dias em casa e em outros no escritório. Nesse novo cenário, passam a ser frequentes também as reuniões híbridas, com alguns trabalhadores no formato presencial e outros de forma retoma.  

Segundo uma pesquisa da McKinsey, cerca de 90% dos executivos C-level de grandes empresas entrevistados por eles disseram que vão investir em alguma forma de trabalho remoto ou híbrido. Um estudo da FGV mostra ainda que o modelo híbrido é a preferência dos colaboradores, de preferência com 1 ou 2 dias presenciais na semana.  

Para atender às expectativas de todos, é importante ter mecanismos que garantam uma boa interação e participação em qualquer modelo. Uma boa conexão e transmissão, por exemplo, são essenciais para que, quem não está presente fisicamente, não fique de fora do que está sendo discutido. 

Entenda o que é uma reunião híbrida e como ela pode ser organizada, e os desafios para isso. Veja ainda algumas dicas sobre como realizá-la, como ferramentas e plataformas que podem ajudar nesse processo. 

O que é uma reunião híbrida? 

Reunião híbrida é uma modalidade de reunião em que uma parte dos participantes está presente em um mesmo espaço físico, como um escritório ou coworking, enquanto outros participam de forma remota. Não se trata de um conceito novo, muitas empresas que têm sedes em diferentes cidades já recorreram a essa solução. 

Contudo, recentemente, com um aumento da preferência pelo regime de home office ou híbrido, ela tem se tornado cada vez mais frequentes. Da mesma forma que o ensino híbrido não é a mesma coisa que o ensino presencial ou à distância, as reuniões híbridas também não são a mesma coisa que os outros tipos. 

Híbrido é tudo aquilo que é feito a partir de diferentes elementos. Por exemplo, em linguística, palavras híbridas são aquelas formadas com elementos de diferentes línguas, como latim e grego. Portanto, quando falamos de uma reunião híbrida, é importante entender que ela deverá unir elementos da reunião presencial aos elementos das reuniões online. 

O que isso quer dizer: para que as reuniões híbridas funcionem, é importante entender suas particularidades e buscar adotar uma postura que concilie as necessidades de todas as partes envolvidas. 

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🎥 E ainda: Eventos híbridos: tudo o que você precisa saber sobre esta tendência 

Desafios da reunião híbrida 

As reuniões híbridas tem inúmeras vantagens. Elas são uma excelente forma de estimular a comunicação e a integração, não privilegiando apenas quem está presencialmente no escritório. Outra vantagem é a facilidade para gravar a reunião e ter a discussão documentada. 

Contudo, existem também alguns desafios na viabilização dessas reuniões — e que precisam de bastante atenção das empresas. 

Veja alguns deles: 

Estimular o engajamento 

A comunicação no formato presencial muitas vezes é mais fluida que aquela feita online. Isso pode ser um fator que desestimula a participação de algumas pessoas na reunião. 

Cabe principalmente à chefia ou ao responsável pela reunião desenvolver soluções para esses momentos. Como, por exemplo, pedir que quem está online levante a mão caso queira falar e estimular que todos esperem cada um terminar sua fala para expor uma colocação. 

Além disso, sempre lembrar a todos que é preciso ter paciência com quem está no modelo remoto visto que o ritmo que aquela pessoa está vivendo é diferente de quem está no escritório. 

📚 Veja ainda: Pedagogia Empresarial: para que serve e os benefícios para o seu negócio 

Problemas técnicos 

“Tá me ouvindo?” e “E agora, me ouve?” foram provavelmente as frases mais repetidas por quem fez reuniões de forma remota. As questões técnicas podem surgir a qualquer momento, mesmo que, há poucos minutos estivesse tudo bem.  

Além de problema no áudio, os colaboradores podem ter também falhas na internet ou até mesmo no computador que estão usando. Tudo isso faz parte e deve ser compreendido por quem está em uma reunião híbrida. 

Uma forma de driblar essas questões é sempre testar tudo alguns minutos antes da reunião, talvez seja algo que se resolva rápido e você evita gastar o tempo da discussão. 

Dicas para organizar uma reunião híbrida 

Uma reunião, em qualquer formato, precisa ser um momento bem aproveitado, afinal, está demandando preparação e tempo de todos os envolvidos. Por isso, cabe ao organizador pensar algumas estratégias de forma antecipada, garantindo que a participação de todos traga bons resultados. 

Existem algumas estratégias e pontos de atenção que podem ser trabalhados para driblar os desafios e garantir uma boa reunião híbrida para todos os envolvidos. Confira algumas dicas: 

Necessidade da reunião

Quem nunca participou de uma reunião que poderia ser um e-mail? Ou talvez foi chamado para algo que não tem relação com o trabalho que desenvolve na empresa? Esses acontecimentos são bastante inconvenientes, além de afetar o ritmo de trabalho dos colaboradores. 

As reuniões exigem preparação prévia e, em muitos casos, podem desviar a atenção de uma tarefa que estava em desenvolvimento. Por isso, é mais vantajoso que elas sejam feitas apenas em casos realmente necessários. 

Uma reunião híbrida demanda ainda mais das equipes, pois será preciso organizar os equipamentos para a transmissão e se deslocar para uma sala específica. Por isso, antes de agendar uma reunião híbrida ou não, entenda a necessidade daquele encontro e veja se realmente não pode ser resolvido por outro meio.  

🎯Veja ainda: Planejamento estratégico: as bases para ter um processo de sucesso 

Considerar as duas modalidades

Ao organizar ou gerir uma reunião híbrida, para qualquer discussão ou desenvolvimento de tarefa, é importante pensar sempre em como vai ser a experiência de quem está lá presencialmente ou remoto.

Se será realizada uma tarefa, pense em como será a participação de quem não está lá presencialmente. Como igualar a forma como todos se comunicam e se expressam durante a reunião? 

Para realização de atividades manuais, como preencher alguma coisa ou realizar anotações, será que é necessário ter a presença de quem está fora do escritório? Ter essa dimensão garante não só uma boa reunião, mas também a adequa às necessidades e garante que todos se sintam mais satisfeitos. 

Escolha uma boa plataforma 

A plataforma é o local onde a reunião híbrida será transmitida para as pessoas que estão no modelo remoto. Elas são importantes porque vão interferir no tempo de carregamento das informações, nos recursos disponíveis para a comunicação e também nos recursos como áudio e vídeo. 

Travamentos, atrasos no áudio e até ruídos podem prejudicar a compreensão de quem está em qualquer uma das pontas. Por isso, escolher uma plataforma robusta e com capacidade para uma boa transmissão, é essencial para ter uma reunião híbrida proveitosa e com bons encaminhamentos. 

Tenha uma boa conexão

 Adianta muito pouco ter um bom microfone e caixas de som de qualidade se a internet não consegue suportar a transmissão da reunião. Além de interferir na qualidade do áudio, uma conexão ruim também torna a comunicação mais truncada, criando delays na conversa e dificultando o fluxo de ideias. 

Por isso, vale a pena ter mecanismos para garantir uma internet de qualidade durante a reunião híbrida. Uma questão fácil que pode ajudar nesse processo é usar uma conexão de cabo de rede nos computadores de todos os envolvidos, visto que eles garantem maior estabilidade e são mais eficientes que o WI-FI na entrega de megabytes. 

Agora, outro ponto que ajuda muito na qualidade da reunião para quem está no formato remoto é ter uma boa plataforma. 

👉 Veja também: Por que contratar um link dedicado de internet para eventos e lives? 

Invista em microfones e caixas de som

O áudio é uma parte muito essencial de qualquer transmissão pela internet. É ele que fará com que as pessoas possam ser compreendidas nas duas pontas. Um microfone ruim pode deixar todo processo cansativo e mais difícil. 

Por isso, para ter uma boa reunião no formato híbrido, invista em um bom microfone, capaz de realizar uma captação ampla e sem ruídos. Além disso, tenha também um bom sistema de som, para que quem está na sala possa ouvir o que é dito por quem está no formato online. 

Para saber mais sobre essa ferramenta e, também, outras questões envolvendo a transmissão do som em reuniões online, veja nosso artigo: Placas de som e microfone para transmissão ao vivo 

Escrito por Netshow.me

Este artigo foi produzido pela equipe de especialistas da Netshow.me. Oferecemos serviços para gerenciamento, distribuição e monetização de vídeos e conteúdos online. Produzimos conteúdos com o objetivo de fazer com que você também se torne um especialista.