Imagine que a sua empresa quer implementar uma estratégia de Marketing de Conteúdo. Como garantir que tudo aconteça exatamente como o que foi planejado? O que precisa ser feito para que esse planejamento não apenas seja implementado, mas gere resultados? É aí que entra a gestão de projetos.
E essa estratégia pode ajudar independentemente do segmento de atuação de uma empresa ou da estratégia que ela deseja implementar. Pode ser o lançamento de um produto em uma loja virtual pequena, pode ser o ajuste do posicionamento de marca de um negócio consolidado. Todo projeto precisa de gestão eficiente para sair do papel.
Mas como fazer uma gestão de projetos eficiente? Quais são as etapas necessárias dentro de um ciclo de um projeto? Para responder todas essas dúvidas, continue a leitura e entenda como aplicar esse conceito na rotina da sua empresa!
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é o processo de organização, planejamento, execução e monitoramento dos projetos de uma empresa ou área. Ou seja, abarca ações como a definição dos responsáveis por cada tarefa, do orçamento disponível e até mesmo de quais são os objetivos com a implementação do projeto.
O propósito desse conceito é muito simples: garantir que o projeto seja entregue e apresente os resultados esperados. Sem esse cuidado, a tendência é que mais erros aconteçam e a performance de todos os profissionais envolvidos seja diretamente prejudicada.
Mais do que isso, é fundamental que o gestor do projeto tenha uma visão analítica e completa de tudo o que está acontecendo. Dessa maneira, ele pode atuar de forma mais eficiente, encontrando as soluções ideias para cada desafio que surgir.
Por que é necessário fazer uma boa gestão dos projetos?
Mas por que a sua empresa precisa fazer uma gestão de projetos eficiente? O primeiro motivo é simples: uso mais inteligente dos recursos da empresa. Isso não se refere apenas aos recursos financeiros, mas também ao tempo e dedicação de todos os profissionais envolvidos em um projeto.
A tendência é que a gestão resulte em um uso mais eficiente de tudo isso, reduzindo o desperdício, evitando o retrabalho e aproveitando melhor os recursos que foram disponibilizados. Em um ambiente tão competitivo, isso pode ser um diferencial importante para que uma empresa se destaque mais ou menos.
Outro aspecto relevante que a gestão de projetos oferece é a maior probabilidade de sucesso de implementação. Com organização e planejamento, as chances de ter retornos e alcançar os objetivos esperados são muito maiores, o que impacta diretamente na eficiência da empresa como um todo.
Como funciona o ciclo de um projeto?
Para uma gestão de projetos eficiente, é importante entender também como funciona o ciclo até que esse projeto seja concluído.
Iniciação
Essa é a etapa inicial, ou seja, quando o projeto vai ser avaliado para saber se é feito ou não. Começa, por exemplo, com a identificação de uma necessidade ou dor da empresa. O que está motivando o surgimento desse projeto e qual é a viabilidade da sua execução?
Todas essas respostas iniciais já vão dar o tom dos próximos passos. Em algumas situações, o projeto vai ser vetado, enquanto em outras, vai passar por alguns ajustes para se adequar, por exemplo, ao orçamento disponível para a área ou setor que deseja colocá-lo em prática.
Nessa etapa, também é interessante coletar informações e feedbacks iniciais sobre o que pode ser feito para melhorar o projeto. Até mesmo com a definição de questões como a urgência da implementação e quais setores participariam da sua execução.
Planejamento
Todas as questões levantadas anteriormente foram respondidas? Excelente, agora é partir para a etapa de planejamento e organização. Nesse momento, o líder responsável pela gestão do projeto precisa definir, por exemplo, profissionais envolvidos, suas responsabilidades, cronograma e recursos utilizados.
Além disso, é importante que o gestor do projeto também visualize quais são os eventuais riscos para a implementação dessa ideia. O que pode dar errado e quais são as estratégias utilizadas para mitigar os eventuais problemas dessas ameaças? Tudo isso deve ser contemplado no planejamento.
Execução
Agora que você já sabe qual é o objetivo, os prazos e os responsáveis, é o momento de todos os envolvidos começarem a executar suas tarefas. Mas para que os resultados realmente apareçam, é fundamental respeitar tudo o que foi definido na etapa anterior.
O cronograma precisa ser seguido para que nenhuma etapa seja prejudicada, por exemplo. Assim como o orçamento não pode ser ultrapassado. E o gestor vai ser o profissional responsável por ficar de olho em tudo o que está acontecendo e assegurar que qualquer problema seja corrigido o mais rápido possível.
Encerramento
Com todas as etapas acima concluídas, o gestor do projeto pode confirmar para todos os envolvidos e interessados que o projeto foi concluído. Nessa etapa, é importante ter tudo documentado para a prestação de contas e avaliação do que funcionou e do que não deu tão certo.
Assim, os líderes envolvidos podem fazer uma avaliação completa do projeto, analisando cada etapa para entender quais foram os desafios, as oportunidades e, é claro, identificar se os objetivos do projeto foram, de fato, alcançados ao final da sua execução.
Como fazer gestão de projetos na prática?
Mas, afinal, o que precisa ser feito, na prática, para colocar a gestão de projetos em ação de maneira eficiente? Separamos algumas dicas que podem ajudar!
Defina o projeto
A primeira etapa pode parecer simples, mas, na verdade, é uma das mais complexas e importantes de todo esse processo: definir o projeto. Afinal, o que a sua empresa quer ao desenvolver essa ideia? Seja implementar o Marketing de Conteúdo, seja saber como aplicar o ChatGPT ao trabalho que já existe.
Para que o projeto realmente funcione e tenha uma entrega final validada pelos superiores dentro da empresa, é necessário ficar claro qual é o projeto. Aqui é importante ter em mente quais são as necessidades e dores da empresa para, assim, desenvolver projetos que contribuam para a melhoria do negócio.
Entenda os objetivos
Agora que você já tem definido qual é o projeto, é necessário criar os objetivos e metas a serem alcançados ao longo desse trabalho. Ou seja, definir quais são os entregáveis em cada etapa até que isso se consolide em um projeto final. O que esse projeto vai proporcionar para a empresa ao ser entregue?
Essa é a resposta que você precisa apresentar não apenas para quem está acima de você, por exemplo, mas também para os profissionais envolvidos. Isso vai proporcionar uma maior transparência para o processo e permite também que todos saibam exatamente o que esperar.
Defina as prioridades
Dentro dos entregáveis definidos na etapa anterior, algumas etapas são mais ou menos importantes. E é exatamente isso que você precisa definir agora: quais são os objetivos mais prioritários para que o projeto como um todo não seja prejudicado e a entrega final possa ser cumprida?
Esse exercício vai ajudar até mesmo a encontrar formas de priorizar o dia a dia de trabalho. Sabendo o que é ou não prioridade, os profissionais envolvidos no projeto podem identificar quais caminhos seguir de acordo com o que foi escolhido como prioridade.
Faça o levantamento dos recursos
Aqui não estamos falando apenas dos recursos financeiros, mas de todos os recursos necessários — e os disponíveis — para a execução do projeto. Isso vai englobar, é claro, os valores financeiros, mas também as ferramentas úteis no dia a dia de trabalho e também os profissionais que podem participar.
Vamos imaginar que se trata de um projeto de implementação do live streaming na estratégia de Marketing da empresa, tudo bem? Nesse caso, você deve saber quem são os profissionais que podem ajudar e também quais são as ferramentas necessárias para aplicar essa estratégia.
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Estipule o orçamento
Com o levantamento que você fez anteriormente, essa etapa se torna mais simples: estipular o orçamento do projeto. Afinal, um gestor não pode apenas focar na execução do trabalho e não pensar nos custos e na viabilidade do projeto. É preciso ter um número em mãos e entender se ele é ou não viável.
Dependendo da área de atuação, o orçamento vai ser ainda mais importante ao considerar o retorno que pode ser obtido após a execução do projeto. Ao ficar de olho em métricas como o ROI, a prestação de contas pode se tornar um processo mais simples e prático para você e a equipe envolvida.
Crie o cronograma
Com as prioridades em mãos, os recursos disponíveis e o orçamento definido, é o momento de se dedicar a desenvolver o cronograma do projeto. Basicamente, é estipular quando cada um dos entregáveis vai ser, de fato, entregue. Colocando prazos e datas para que ninguém tenha dúvida do que fazer.
Essa é uma etapa importante não apenas para controlar as cobranças externas, mas também para garantir que todos os profissionais envolvidos no projeto se organizem individualmente e consigam cumprir com as suas responsabilidades e tarefas ao longo do projeto.
Defina as responsabilidades
Mas como cada profissional vai saber o que precisa fazer? Cabe ao gestor, portanto, definir as responsabilidades de cada um. A data já está disponível, agora basta aos profissionais da sua equipe entenderem quais são os seus entregáveis individuais, fortalecendo, assim, as chances de entrega no prazo.
A ideia aqui é evitar também um problema muito grave na gestão de projetos: o retrabalho. Quanto mais claro ficar o nível de responsabilidade de cada um, mais provável que o projeto caminhe dentro do seu cronograma, respeitando o orçamento, utilizando os recursos disponíveis e alcançando os seus objetivos.
Acompanhe o cumprimento das metas
Após a etapa anterior, é natural imaginar que o trabalho se encerrou, não é mesmo? A verdade, porém, é que o trabalho só acaba, de fato, após a implementação completa daquele projeto. Enquanto isso não acontece, ainda é necessário acompanhar e monitorar o cumprimento de cada meta.
Você já definiu quem são os responsáveis e o que eles precisam entregar, certo? Agora, então, um gestor precisa acompanhar de perto esse processo e se colocar à disposição de todos os profissionais envolvidos no projeto para dar o suporte necessário em caso de problemas ou obstáculos.
Para uma equipe que está desenvolvendo um projeto de streaming, por exemplo, o gestor pode contribuir com a sugestão de aplicações para o live streaming que façam sentido para os objetivos estipulados. Ou seja, o gestor precisa dar o suporte em todas as etapas até a conclusão.
Com uma gestão de projetos eficiente, a tendência é que toda a sua empresa seja beneficiada: os recursos são utilizados de maneira estratégica, os prazos são cumpridos e, mais importante, as entregas geram resultados. Por isso, seguir as dicas acima pode ser um diferencial para o seu negócio!
Uma das formas de se inspirar para colocar em prática tudo o que você aprendeu ao longo deste artigo é conferindo histórias de projetos que foram um sucesso, não é mesmo? Saiba, então, como a Omie atingiu mais de 100 mil usuários cadastrados na própria plataforma de streaming!
