Para atender às expectativas de todos, é importante ter mecanismos que garantam uma boa comunicação e participação em qualquer modelo. Uma boa conexão e transmissão, por exemplo, são essenciais para que, quem não está presente fisicamente, não fique de fora do que está sendo discutido. 

Segundo uma pesquisa da McKinsey, cerca de 90% dos executivos C-level de grandes empresas entrevistados por eles disseram que vão investir em alguma forma de trabalho remoto ou híbrido. Um estudo da FGV mostra ainda que o modelo híbrido é a preferência dos colaboradores, de preferência com 1 ou 2 dias presenciais na semana.  

Entenda o que é uma reunião híbrida e como ela pode ser organizada, e os desafios para isso. Veja ainda algumas dicas sobre como realizá-la, como ferramentas e plataformas que podem ajudar nesse processo. 

O que é uma reunião híbrida? 

Reunião híbrida é uma modalidade de reunião em que uma parte dos participantes está presente em um mesmo espaço físico, como um escritório ou coworking, enquanto outros participam de forma remota. Não se trata de um conceito novo, muitas empresas que têm sedes em diferentes cidades já recorreram a essa solução. 

Contudo, recentemente, com um aumento da preferência pelo regime de home office ou híbrido, ela tem se tornado cada vez mais frequentes. Da mesma forma que o ensino híbrido não é a mesma coisa que o ensino presencial ou à distância, as reuniões híbridas também não são a mesma coisa que os outros tipos. 

Híbrido é tudo aquilo que é feito a partir de diferentes elementos. Por exemplo, em linguística, palavras híbridas são aquelas formadas com elementos de diferentes línguas, como latim e grego. Portanto, quando falamos de uma reunião híbrida, é importante entender que ela deverá unir elementos da reunião presencial aos elementos das reuniões online. 

O que isso quer dizer: para que as reuniões híbridas funcionem, é importante entender suas particularidades e buscar adotar uma postura que concilie as necessidades de todas as partes envolvidas. 

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Desafios da reunião híbrida 

As reuniões híbridas tem inúmeras vantagens. Elas são uma excelente forma de estimular a comunicação interna e a integração, não privilegiando apenas quem está presencialmente no escritório. Outra vantagem é a facilidade para gravar a reunião e ter a discussão documentada. 

Contudo, existem também alguns desafios na viabilização dessas reuniões — e que precisam de bastante atenção das empresas. 

Veja alguns deles: 

Estimular o engajamento 

A comunicação no formato presencial muitas vezes é mais fluida que aquela feita online. Isso pode ser um fator que desestimula a participação de algumas pessoas na reunião. 

Cabe principalmente à chefia ou ao responsável pela reunião desenvolver soluções para esses momentos. Como, por exemplo, pedir que quem está online levante a mão caso queira falar e estimular que todos esperem cada um terminar sua fala para expor uma colocação. 

Além disso, sempre lembrar a todos que é preciso ter paciência com quem está no modelo remoto visto que o ritmo que aquela pessoa está vivendo é diferente de quem está no escritório. 

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Problemas técnicos 

“Tá me ouvindo?” e “E agora, me ouve?” foram provavelmente as frases mais repetidas por quem fez reuniões de forma remota. As questões técnicas podem surgir a qualquer momento, mesmo que, há poucos minutos estivesse tudo bem.  

Além de problema no áudio, os colaboradores podem ter também falhas na internet ou até mesmo no computador que estão usando. Tudo isso faz parte e deve ser compreendido por quem está em uma reunião híbrida. 

Uma forma de driblar essas questões é sempre testar tudo alguns minutos antes da reunião, talvez seja algo que se resolva rápido e você evita gastar o tempo da discussão. 

Dicas para organizar uma reunião híbrida 

Uma reunião, em qualquer formato, precisa ser um momento bem aproveitado, afinal, está demandando preparação e tempo de todos os envolvidos. Por isso, cabe ao organizador pensar algumas estratégias de forma antecipada, garantindo que a participação de todos traga bons resultados. 

Existem algumas estratégias e pontos de atenção que podem ser trabalhados para driblar os desafios e garantir uma boa reunião híbrida para todos os envolvidos. Confira algumas dicas: 

Necessidade da reunião

Quem nunca participou de uma reunião que poderia ser um e-mail? Ou talvez foi chamado para algo que não tem relação com o trabalho que desenvolve na empresa? Esses acontecimentos são bastante inconvenientes, além de afetar o ritmo de trabalho dos colaboradores. 

As reuniões exigem preparação prévia e, em muitos casos, podem desviar a atenção de uma tarefa que estava em desenvolvimento. Por isso, é mais vantajoso que elas sejam feitas apenas em casos realmente necessários. 

Uma reunião híbrida demanda ainda mais motivação das equipes, pois será preciso organizar os equipamentos para a transmissão e se deslocar para uma sala específica. Por isso, antes de agendar uma reunião híbrida ou não, entenda a necessidade daquele encontro e veja se realmente não pode ser resolvido por outro meio.  

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Considerar as duas modalidades

Ao organizar ou gerir uma reunião híbrida, para qualquer discussão ou desenvolvimento de tarefa, é importante pensar sempre em como vai ser a experiência de quem está lá presencialmente ou remoto.

Se será realizada uma tarefa, pense em como será a participação de quem não está lá presencialmente. Como igualar a forma como todos se comunicam e se expressam durante a reunião? 

Para realização de atividades manuais, como preencher alguma coisa ou realizar anotações, será que é necessário ter a presença de quem está fora do escritório? Ter essa dimensão garante não só uma boa reunião, mas também a adequa às necessidades e garante que todos se sintam mais satisfeitos. 

Escolha uma boa plataforma 

A plataforma é o local onde a reunião híbrida será transmitida para as pessoas que estão no modelo remoto. Elas são importantes porque vão interferir no tempo de carregamento das informações, nos recursos disponíveis para a comunicação e também nos recursos como áudio e vídeo. 

Travamentos, atrasos no áudio e até ruídos podem prejudicar a compreensão de quem está em qualquer uma das pontas. Por isso, escolher uma plataforma robusta e com capacidade para uma boa transmissão, é essencial para ter uma reunião híbrida proveitosa e com bons encaminhamentos. 

Tenha uma boa conexão

 Adianta muito pouco ter um bom microfone e caixas de som de qualidade se a internet não consegue suportar a transmissão da reunião. Além de interferir na qualidade do áudio, uma conexão ruim também torna os diálogos mais truncados, criando delays na conversa e dificultando o fluxo de comunicação. 

Por isso, vale a pena ter mecanismos para garantir uma internet de qualidade durante a reunião híbrida. Uma questão fácil que pode ajudar nesse processo é usar uma conexão de cabo de rede nos computadores de todos os envolvidos, visto que eles garantem maior estabilidade e são mais eficientes que o WI-FI na entrega de megabytes. 

Agora, outro ponto que ajuda muito na qualidade da reunião para quem está no formato remoto é ter uma boa plataforma. 

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Invista em microfones e caixas de som

O áudio é uma parte muito essencial de qualquer transmissão pela internet. É ele que fará com que as pessoas possam ser compreendidas nas duas pontas. Um microfone ruim pode deixar todo processo cansativo e mais difícil. 

Por isso, para ter uma boa reunião no formato híbrido, invista em um bom microfone, capaz de realizar uma captação ampla e sem ruídos. Além disso, tenha também um bom sistema de som, para que quem está na sala possa ouvir o que é dito por quem está no formato online. 

Para saber mais sobre essa ferramenta e, também, outras questões envolvendo a transmissão do som em reuniões online, veja nosso artigo: Placas de som e microfone para transmissão ao vivo 

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Para muitas empresas, ainda há a ideia de que a produtividade e a comunicação entre colaboradores funciona melhor no trabalho presencial. Há ainda toda questão de infraestrutura que já está pronta, apenas esperando para receber seus usuários. 

Contudo, também é verdade que, nesses mais de dois anos de pandemia, diversas empresas adotaram a mentalidade “remote first”, que significa “remoto primeiro”. Nesse caso, o foco é o trabalho remoto, que vem em primeiro lugar. 

Para elas, o retorno presencial obrigatório não faz parte dos planos. Isso também é ampliado pela abertura dos processos de contratação, que passaram a considerar candidatos de quaisquer cidades do Brasil. 

Essas duas perspectivas nos mostram que existem argumentos importantes dos dois lados mas, nesse artigo, vamos mostrar porque manter um trabalho pelo menos parcialmente remoto é mais benéfico. Entenda como o modelo híbrido pode captar boa parte das vantagens de cada uma das modalidades. 

Retorno ao trabalho presencial: o que isso significa? 

Nos últimos meses, subiu o número de empresas que estão investindo no retorno ao trabalho presencial. Isso significa que os colaboradores vão voltar a exercer as suas funções direto da sede da empresa, juntos em um mesmo local. Mas, fica a questão, será que isso é mesmo necessário para todas as empresas? 

Esse questionamento é importante pois, em alguns casos, o trabalho presencial não é algo fundamental para o desenvolvimento do trabalho. Para quem faz tudo sentado na frente do computador, as mesmas tarefas podem ser executadas de casa. 

Além disso, existem muitas pessoas que preferem o home office pelas vantagens que a modalidade apresenta, como estar perto da família e não perder horas no trânsito. Outra questão importante é que a pandemia ainda não acabou completamente. Por isso, ainda há risco de contaminação entre os colaboradores e até que o vírus seja levado para as famílias. 

Pensando nessa questão é que cabe a ponderação se o trabalho presencial é realmente uma necessidade das empresas. Se a preferência é justificada pela produtividade, talvez seja interessante criar outras formas de gerar maior incentivo. Uma outra alternativa também é apostar na modalidade híbrida. 

Trabalho híbrido: o que é e como ter sucesso com essa modalidade 

Decreto de retorno das grávidas ao trabalho presencial  

As gestantes, pela legislação, devem voltar ao trabalho presencial. Contudo, existem alguns requisitos para que isso aconteça. É preciso que elas tenham completado o esquema vacinal ou assinem um termo de responsabilidade, caso se recusem a receber a imunização, ou que a situação de emergência mundial tenha sido suspensa. 

Em 2021, havia sido aprovada uma lei que garantia a elas o direito ao afastamento durante o período de emergência, por serem consideradas grupo de risco. 

Planejamento para o retorno presencial

Retornar o trabalho para a sede da empresa pode ser interessante, pois passa a ideia de que as coisas voltaram ao normal. Outra questão que conta muito é o maior controle da entrada e saída dos colaboradores, dentro do horário de trabalho.

Contudo, todas essas questões também podem ser solucionadas com outras alternativas. É importante considerar os impactos financeiros e psicológicos que essa decisão acarreta para os colaboradores. 

Antes de determinar o retorno presencial como a única solução, existem algumas questões que devem ser consideradas para o planejamento do retorno ao trabalho presencial:  

Implementação do remote first

Já mencionamos essa perspectiva, mas é importante que ela seja considerada como uma opção viável de forma de trabalho. O remote first considera que o trabalho remoto é o modus operandi da empresa. O funcionamento padrão considera o desenvolvimento do trabalho de maneira remota. 

Claro, essa perspectiva pode não ser possível para todos os setores e nem para todas as empresas. Mas, para aquelas que podem, é uma excelente alternativa, que abre diversas portas e possibilidades. 

Seguindo essa ideia, a empresa pode expandir o processo de contratação para profissionais de qualquer região do Brasil, aumentando a diversidade de ideias e perspectivas.

Outro fator positivo é que também aumentam os candidatos, gerando uma chance ainda maior de encontrar pessoas que realmente tenham compatibilidade com a empresa. 

O remote first também não precisa dispensar completamente a existência de uma sede física. A empresa pode ter uma sede para guardar estoque de produtos, equipamentos eletrônicos, documentos e até combinar encontros.

O foco do trabalho, contudo, permanecerá no desenvolvimento do trabalho a distância. 

Para colocar essa ideia em prática, é importante que a empresa invista em plataformas que vão garantir uma boa comunicação interna mesmo de forma remota. 

Verificar os gastos 

Uma primeira análise sobre o retorno presencial é traçar um cálculo para entender se essa demanda realmente vale a pena.

Com as pessoas trabalhando de casa, há uma redução considerável de gastos, com infraestrutura do escritório, insumos básicos, energia elétrica, luz, limpeza, manutenção e até o vale transporte dos colaboradores. 

Ainda que o trabalho presencial proporcione algumas vantagens, será que ela realmente é maior que a economia gerada pela suspensão das atividades presenciais? 

Serviço de ponto remoto 

Se o foco é ter maior controle sobre o período de entrada e saída dos colaboradores, isso também pode ser feito de forma remota. Uma alternativa é adotar o ponto eletrônico remoto. Já existem soluções que pedem, inclusive, que o colaborador faça uma foto para registrar o momento de entrada e saída. 

As chefias também podem combinar que cada colaborador notifique, por meio de mensagens no chat que a empresa utiliza, o momento em que estão entrando para trabalhar e o que estão fazendo em cada horário.

Contudo, cabe lembrar que esse tipo de abordagem é considerada uma estratégia de microgerenciamento, que pode ter um efeito negativo para o desenvolvimento do trabalho. 

Ambientes muito controlados criam uma atmosfera de pressão e estresse, que piora o rendimento, gera desmotivação e pode causar até mesmo problemas de saúde como ansiedade e burnout.

Preferência dos colaboradores

Segundo uma pesquisa da startup de recrutamento Revelo, 61% das empresas de tecnologia planejam voltar para o trabalho no escritório. Ao mesmo tempo, 78% dos colaboradores cogitam mudar de empresa para continuar no home office. 

Colaboradores que puderam estar no regime de home office durante o período de pandemia, puderam conhecer um outro modelo de trabalho. Para boa parte deles, não faz mais sentido voltar para as atividades presenciais. Especialmente para quem manteve os mesmos resultados durante o período pandêmico. 

Se o trabalho pode ser feito de qualquer lugar e o colaborador já demonstrou que é capaz de manter o mesmo nível trabalhando de casa, qual o sentido em exigir o retorno presencial?

É importante entender o que os colaboradores preferem para garantir que esse não será um fator de saída em massa.

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Regime híbrido 

Se a ideia é realmente retornar ao espaço físico da empresa, uma forma interessante de conciliar interesses é adotando o regime híbrido.

Nessa modalidade, a empresa terá uma parte do trabalho desenvolvido de forma remota, e outra parte de forma presencial. Com essa perspectiva é possível aproveitar a maior parte das vantagens de cada uma das modalidades, atendendo a todos os gostos também. 

A organização dessa estrutura pode ser feita de muitas formas diferentes. Podem existir setores inteiros que não comparecem presencialmente, ou apenas pessoas pontuais que residem em outra cidade. Outra ideia é combinar um rodízio presencial entre grupos de trabalho, que podem ser definidos por projetos específicos ou áreas da empresa. 

O mais importante é que a empresa considere que a execução do trabalho no formato presencial ou remoto são complementares, sem que uma se torne mais importante ou mais relevante que a outra. 

Para que isso aconteça, é necessário um planejamento para que as atividades, sempre que possível, possam ser realizadas em qualquer um desses formatos. Assim, será possível atender a todos os colaboradores de forma igualitária. 

Por exemplo, caso a empresa decida realizar um evento, é interessante que ele também leve em consideração a modalidade híbrida. Nesse caso, o evento poderá ser menor, mas terá um alcance ainda maior, visto que será disponibilizado para quem não puder comparecer de forma presencial. 

Saiba mais sobre a organização de eventos híbridos no nosso artigo que trabalha essa questão: Eventos híbridos: tudo o que você precisa saber sobre esta tendência 

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