Ao usar uma metodologia, é como se o empreendedor decidisse percorrer uma trilha que já foi aberta por outra pessoa. Quem criou a metodologia passou cortando alguns espinhos, deixando o caminho mais fácil para quem veio depois. Sem ela, é você quem estará fazendo isso e, sem conhecer direito o trajeto, está sujeito a ter que voltar e começar de novo ou ter algum prejuízo.

Em um mercado tão competitivo como o que vivemos hoje, velocidade e crescimento escalável são muito importantes. Por isso, neste artigo, entenda de fato o que são as metodologias ágeis, 4 tipos principais e algumas dicas de como realizar projetos utilizando essas metodologias. 

O que são metodologias ágeis? 

O sucesso de um projeto depende muito dos processos que tornam possível o seu desenvolvimento. Para ter êxito é importante que as entregas estejam bem alinhadas e a comunicação corporativa entre os times seja eficiente. 

Para tornar isso possível, foram desenvolvidas as metodologias ágeis. O termo Metodologias Ágeis surgiu a partir da reunião de 17 pessoas que decidiram discutir uma nova abordagem para a gestão de projetos de software. Dessa união foi criado o Manifesto Ágil. 

Esse manifesto é composto por 4 sentenças e 12 princípios que devem guiar as metodologias ágeis. As quatro sentenças são as seguintes: 

• Indivíduos e interações são mais que processos e ferramentas: a comunicação é fundamental para além dos processos; 
• Softwares em funcionamento são mais que documentação abrangente: é comum que grandes empresas desenvolvam uma documentação extensa sobre como um software deveria funcionar, sem que isso signifique alguma coisa de fato. Por isso, o manifesto pede que os softwares sejam considerados para além dessa documentação; 
• Colaboração com o cliente é mais que negociação de contratos: a colaboração, de fato, deve vir em primeiro lugar, buscando soluções com benefícios a todos, com entregas evolutivas e flexíveis; 
• Responder a mudanças é mais que seguir um plano: planejamento estratégico é parte essencial de qualquer execução, mas eles dificilmente serão seguidos à risca.  

Com esses princípios, é possível entender melhor para que servem as metodologias ágeis e ao que se destinam. 

Tipos de metodologias ágeis  

Existem vários tipos de metodologias ágeis e cada uma pode se adaptar melhor a determinada equipe, projeto ou negócio. Algumas já fazem parte do nosso dia a dia e podem ser usadas inclusive para projetos pessoais. 

Para cada uma delas é muito importante  entender, de verdade, o seu funcionamento, andamento das ações e aplicações das estratégias. Conheça alguns tipos de metodologias ágeis e por onde começar para aplicá-los. 

Scrum 

A metodologia Scrum se coloca como uma forma simples de trabalhar com questões complexas. Nele, a ideia é que o trabalho seja desenvolvido a partir de ciclos menos organizados dentro de um projeto maior. Cada um desses ciclos é chamado de Sprint, e tem um período definido para ser realizado pelas equipes.  

A cada fase é importante que existam reuniões conjuntas para os membros da equipe. Em alguns casos, são realizadas reuniões de kick off para garantir um bom início de ciclo. Se você trabalha com colaboradores em diferentes localidades, considere ter acesso a uma plataforma de vídeo que faça transmissões com qualidade. 

Apesar de ser muito usada por desenvolvedores no planejamento de softwares, essa metodologia também funciona para outros projetos. Contudo, é essencial que exista algo concreto sendo desenvolvido para que ela seja melhor aproveitada. 

Se quer começar a aplicar essa metodologia, o melhor caminho é começar estudando para entender suas etapas. O livro “SCRUM: como fazer o dobro na metade do tempo” é um excelente ponto de partida. 

Kanban 

Outra metodologia importante é o Kanban. Esse é um termo mais conhecido e, mesmo que não tenha ouvido falar dele, provavelmente irá reconhecer o seu funcionamento. A palavra kaban tem origem japonesa e significa sinalização ou cartão. 

A sua aplicação é feita da seguinte forma: você cria colunas que vão indicar o status de determinado projeto. As mais comuns são “a fazer”, para tarefas mapeadas mas que não começaram a ser realizadas, “fazendo” para aquilo que já teve início e está em andamento, e “feito”, para as tarefas concluídas. 

Você deverá então usar um cartão para cada projeto, e posicioná-lo na coluna que representa a sua situação atual. Portanto, um projeto de desenvolvimento de um site que está sendo executado, deverá ser posicionado na coluna “fazendo”. As equipes podem também adicionar outras etapas de desenvolvimento, como “em revisão” ou “aguardando retorno”. Tudo depende da estratégia adotada para aquele projeto. 

Essa organização te lembrou alguma coisa? Talvez seja a ferramenta Trello, que foi construída justamente a partir dessa ideia. Lá, é possível fazer tudo isso em formato digital, com uma série de funcionalidades possíveis dentro dos cartões de projeto.

A plataforma é bem intuitiva, com explicações claras sobre cada funcionalidade e, por isso, pode ser um jeito fácil de começar a implementar essa metodologia ágil.  

Para quem trabalha com cursos online, por exemplo, é possível organizar da seguinte forma: 

• a fazer: os vídeos mapeados, que ainda serão gravados;  
• roteiro: os temas que estão com o roteiro em desenvolvimento; 
• para gravação: o que será gravado em breve e já está com o roteiro pronto; 
• gravado: o que já foi gravado: 
• em edição: o que já foi gravado e está em processo de edição: 
• pronto: os vídeos finalizados. 

Lean

Lean quer dizer “enxuto” e, dentro das metodologias ágeis, é exatamente esse o seu objetivo. Trata-se de utilizar apenas o que é estritamente necessário para a realização de um trabalho, evitando desperdícios de qualquer tipo – tempo, dinheiro, mão de obra, etc. 

Essa metodologia tem uma relação mais próxima com o desenvolvimento dos conceitos de startup, e é indicado para projetos mais objetivos, com um caminho certo a ser seguido. A ideia é encontrar onde há desperdício e reduzi-los, mantendo o foco em atividades que realmente tragam valor para a empresa. 

Esse conceito surgiu ainda nos anos 1970, com uma mudança na mentalidade na gestão dos processos da empresa Toyota. O objetivo principal é entregar a melhor qualidade, com o menor custo e em menor tempo. 

Para começar a usar essa metodologia, os estudos também são o caminho mais indicado. O livro “A startup enxuta” (em inglês, Lean Startup), pode ajudar muito nesse início. 

SMART 

Sabemos que o desenvolvimento de metas é muito importante para manter a dedicação e o envolvimento dos colaboradores. Contudo, entender o que é de fato uma meta e o que é apenas um indicador ou até mesmo uma tarefa pode causar muita confusão. 

Como consequência, é possível que as pessoas não vejam o seu trabalho refletido naquele objetivo e se sintam desmotivadas a continuar trabalhando por ele. Por isso, a determinação de metas deve seguir uma metodologia. 

A metodologia SMART é uma forma muito prática e objetiva de fazer essa determinação. Ela funciona como um checklist de pontos importantes que uma meta deve seguir para ser, de fato, uma meta. Eles são:  

• S, de specific: específica: a meta deve ser específica, pois assim os envolvidos terão maior clareza sobre o seu significado. 

• M, de measurable: mensurável: uma meta precisa ser medida em dados, ou seja, resultados numéricos. Dessa forma, se torna muito mais objetivo saber se ela foi atingida ou não.  

• A, de attainable – atingível: o valor não pode ser absurdo ou quase impossível. Ele deve ser algo real e possível, criado a partir de evidências. Isto é, uma meta que prevê um crescimento de 20% ao ano deve ser definida a partir da análise dos resultados anteriores que atestam que isso é possível. 

• R, de relevant – relevante: a meta precisa ser relevante para quem ela se destina. Não adianta definir metas muito específicas de sucesso do cliente para o time financeiro, por exemplo. 

• T de time related – temporal: uma meta precisa ter prazo para ser real e factível.
  

George. T. Doran foi o Diretor de Planejamento da Washington Water Power Company e, em 1981 publicou o artigo “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives”, onde lista os princípios da metodologia SMART. Para entendê-la melhor, começar por este artigo é uma boa ideia. 

Além disso, há também o livro “Avalie o que importa: Como o Google, Bono Vox e a Fundação Gates sacudiram o mundo com os OKRs” de John Doerr, investidor e capitalista de risco. Nele, é possível ver quais são os objetivos trabalhados por grandes empresas.  

Dicas para realizar projetos com metodologias ágeis 

Você viu que, para cada tipo de metodologia, explicamos também por onde começar para conseguir aplicá-las no seu projeto. Contudo, existem outras questões para se levar em consideração antes de decidir de fato qual será a metodologia ágil utilizada pela sua equipe. 

Por isso, além das indicações que já apresentamos, separamos também outras dicas para realizar projetos com metodologias ágeis, confira: 

Faça um estudo do seu negócio 

Comece mapeando como os processos são desenvolvidos no seu negócio hoje. Veja o que faz sentido, pontos fortes e fracos, o que pode ser melhorado. Esse mapeamento é importante para ter um ponto de partida na decisão de qual metodologia ágil poderá ser aplicada. 

Alinhe seus fluxos de comunicação 

Como estão os fluxos de comunicação do seu negócio? Essa é uma parte importante para o desenvolvimento de metodologias ágeis e, antes de serem implementadas, pode ser interessante investir em formas melhores de garantir a comunicação entre colaboradores, líderes e diferentes equipes. 

Saiba mais sobre fluxos de comunicação empresarial: Fluxos de comunicação empresarial: quais são e a importância de conhecê-los

Verifique o nível técnico dos colaboradores

Antes de implementar novas tecnologias e metodologias, verifique como está o nível técnico dos colaboradores. Para isso, é importante desenvolver um estudo sobre os colaboradores para entender o que é possível de ser aplicado. 

Uma forma interessante de fazer isso é por meio de um Levantamento de Necessidades de Treinamento. Saiba mais no nosso artigo: 

LNT: como fazer um bom levantamento das necessidades de treinamento 

O post Metodologias ágeis: como usar para alavancar seu projeto apareceu primeiro em Netshow.me.

Toda empresa lida com o desenvolvimento de projetos no dia a dia – embora cada uma ao seu modo. Cabe a elas adaptar os projetos à sua rotina de trabalho. Uma agência de marketing digital, por exemplo, fecha contratos com clientes para realizar serviços e executar o briefing combinado.

Já uma equipe de TI tem como projeto entregar uma nova funcionalidade ou corrigir bugs de um sistema. Para uma empresa de eventos, roteirizar vídeos e fazer transmissões ao vivo podem ser etapas de um projeto, ou o projeto propriamente dito.

Mas o que tudo isso tem em comum? A necessidade de organizar os processos, a comunicação e a estrutura do seu negócio, seja ele qual for, para conseguir agilizar a execução das tarefas e ter entregas dentro do prazo de forma mais efetiva.

Em geral, a organização facilita desde os primeiros passos até a conclusão. Entre eles, estão o planejamento, a divisão das tarefas, o desenvolvimento de projetos e a entrega. Com isso, listamos 6 passos da organização de projetos.

1. Fluxo de trabalho: onde a organização começa

Estruturar o fluxo de trabalho e torná-lo eficiente são os passos iniciais na jornada de um projeto. Somente com todos os processos bem definidos e registrados é que os gestores poderão orientar a equipe e os colaboradores não vão se perder no meio do caminho.

O workflow, independentemente da área, representa a sistematização dos processos, visando a execução das ações. Isso envolve as atribuições das pessoas, a alocação de recursos e outros fatores que formam a base para a realização das tarefas e o desenvolvimento de projetos.

Com um fluxo de trabalho organizado, a sua gestão só tem a ganhar. Pois ele ajuda a reduzir o tempo gasto com atividades burocráticas, aumentando o desempenho e a produtividade das pessoas.

E se você, como gestor ou líder, conseguir planejar o workflow adequadamente, terá mais tempo para funções estratégicas, como analisar indicadores de desempenho, métricas do seu projeto e tomar decisões embasadas por esses dados. Nesse caso, um software de gestão do trabalho, como o Runrun.it, é extremamente útil para automatizar o workflow e agilizar os processos.

Mas indo para o lado do dia a dia… Em uma produtora com serviços como roteiros de vídeo, por exemplo, o fluxo de trabalho responde pelos processos feitos, de forma estruturada, para que os projetos sejam colocados em prática, como os roteiros sendo realizados e os vídeos, entregues.

2. Planejamento bem feito

Mesmo com os processos prontos, ainda não é hora de colocar a mão na massa na execução. Antes disso, é preciso delimitar muito bem o que você quer em um projeto. Com o objetivo em mente, fica mais fácil desenhar o planejamento para chegar lá. E, nessa hora, você deve responder perguntas como ‘onde’, ‘como’, ‘para que’ e ‘para quem’. As respostas vão servir para determinar o escopo, com metas, custos e prazos claros.

Além disso, essa programação ajuda a detalhar os passos dos projeto, com a divisão de cada etapa para a execução e a seleção dos responsáveis por realizá-las.

Quanto mais direta, simples e especificada for essa definição, melhor será para as pessoas saberem realmente o que precisam entregar e em quanto tempo. Por isso, o planejamento é peça-chave para a organização, o desenvolvimento de projetos e uma entrega bem-sucedida.

No caso da rotina de uma empresa de transmissão ao vivo de vídeos, entendendo as necessidades e objetivos do cliente, você faz o planejamento de projetos. Nele, é possível definir quais os equipamentos que precisam ser usados para a captação de imagem e som.

Além disso, outras medidas são necessárias, como: a infraestrutura, a página online para inscrição das pessoas e uma ferramenta para gravar ou fazer a transmissão ao vivo.

3. Cronograma e agenda de tarefas para aumentar a produtividade

Planejar os projetos e organizar o fluxo de trabalho são passos necessários, mas não podem tomar todo o tempo da sua empresa. Por isso, o cronograma e a agenda são parceiros dos gestores para gerenciar o tempo, alinhar as demandas com a equipe e não perder os prazos de entrega. O que permite também melhorar o rendimento de todos os envolvidos.

O cronograma de projetos, nesse ponto, é uma forma eficaz de determinar quando cada atividade deve ser iniciada e concluída dentro de uma sequência. E, com as etapas bem definidas do planejamento, você consegue cumprir com as datas, impedindo que os atrasos atrapalhem o desenvolvimento de projetos.

Ao fazer o roteiro de um vídeo, por exemplo, você deve seguir uma série de passos para otimizar a execução do trabalho, como:

• Anotar as suas ideias;
• Pesquisar termos e vídeos relacionados ao assunto proposto;
• Coletar dados e informações confiáveis para enriquecer o conteúdo;
• Escrever as cenas e descrições;
• Revisar, cortar e reordenar a estrutura do texto;
• Ler o texto em voz alta e fazer ajustes, se necessários.

Com este cronograma, fica mais fácil desenvolver o seu roteiro. Além do que, torna possível estimar o tempo de cada atividade, acompanhar o desempenho do time e avaliar a melhor forma de alocação dos recursos.

De olho nessas etapas, também pode-se criar e organizar a lista de afazeres diários e semanais na sua empresa. Com a agenda de tarefas, você planeja toda a rotina, estabelece uma ordem na execução dos projetos e engaja as pessoas – e com os planos traçados, é mais simples se adaptar a imprevistos e alterar a sua agenda.

Mas como sempre trabalhamos em diversas atividades simultâneas, um software de gerenciamento de tarefas, como o Runrun.it, também é valioso para automatizar a sua agenda, economizando horas preciosas da equipe e dos gestores.

4. Hora de estipular as prioridades

Mas de nada adianta montar todo esse planejamento, se você não souber o que deve ser feito primeiro de acordo com a ordem de importância das tarefas. Por isso, a priorização é uma forma de organização fundamental para o desenvolvimento de projetos.

Entender quais as atividades que realmente importam e trazem resultados para o projeto é o ponto de partida da priorização. Sem ela, sua empresa fatalmente vai perder tempo, dinheiro e esforços em tarefas de menor relevância.

Uma maneira de definir as prioridades no seu negócio é com a metodologia de pilha, que permite ordenar as tarefas conforme os prazos dos projetos e as necessidades dos clientes. Através da metodologia, os profissionais conseguem se organizar e estabelecer um fluxo de trabalho para entregar tudo a tempo.

Em uma agência de publicidade ou marketing, por exemplo, é comum as equipes criativas terem diferentes jobs simultâneos. Somente com a priorização você sabe por onde começar e os gestores conseguem monitorar o andamento.

5. Comunicação clara facilitando a organização

Você sabia que as falhas e os ruídos na comunicação são responsáveis por 60% dos problemas corporativos? Segundo Peter Drucker, o “pai da administração moderna”, essa porcentagem representa o risco dos mal entendidos e telefones sem fio no seu negócio. Então, para evitar isso, a sua empresa precisa ficar atenta ao diálogo entre as pessoas e com os clientes.

Afinal, a comunicação alinhada proporciona entregas mais rápidas e eficientes e impede erros, retrabalhos, conflitos internos e desmotivação. Tudo isso contribui para o desenvolvimento de projetos em todos os tipos de empresas. Imagine só o que seria da implementação de um sistema de TI, ou da sua transmissão ao vivo, se você não conseguisse organizar a comunicação.

A formalização das conversas entre o time é um passo importante, e um software de gerenciamento de equipe, como o Runrun.it, ajuda a sua gestão nesse processo. Inclusive, evitando que as informações e as demandas fiquem espalhadas em e-mails, grupos de Whatsapp, conversas no Hangouts, entre outros.

6. Gestão do seu tempo e da sua equipe

Como última dica de organização para o desenvolvimento de projetos, fazer o gerenciamento do tempo e das horas trabalhadas é fundamental para sua operação. Até porque o tempo é o ativo mais valioso da sua empresa e, se ele não for bem administrado, nenhum projeto terá bons resultados.

Por isso, como a sua jornada de trabalho e da sua equipe é finita, é essencial o planejamento, a estruturação do cronograma e da agenda de tarefas. Então, invista agora um tempinho para pensar sobre a gestão de horas na sua empresa e tirar aquela impressão de que nunca há tempo para nada. Com isso, você mantém os projetos sob controle e não atrasa as entregas.

E, por mais que sejamos disciplinados para não perder prazos, é necessário contar com imprevistos e interrupções. Além disso, é preciso quebrar o mito do profissional ocupado. Nem sempre estar ocupado significa ser produtivo, e entregar mais em menos tempo não é necessariamente um bom desempenho.

Afinal, por vezes, você pode estar focado em tarefas menores, que, na verdade, estão roubando o seu tempo. Por isso, é preciso dar atenção à importância das atividades e, como falamos antes, priorizar o que faz a diferença para atingir os resultados do seu negócio.

Ao levar o conceito para a prática, pense no seu roteiro de vídeo e como muitas vezes você perde tempo em atividades menores. Será que você não poderia produzir mais roteiros caso organizasse suas horas de trabalho e planejasse sua jornada semanal?

Com esses passos, esperamos ajudar no desenvolvimento de projetos da sua empresa seja uma agência de publicidade, uma produtora de vídeo ou uma empresa focada em eventos.

Com uma plataforma inteligente e estratégica de gestão do trabalho, como o Runrun.it, você consegue organizar todo o seu fluxo de trabalho, gerenciar as demandas e projetos, e aumentar a produtividade da sua equipe.

E se a sua empresa tiver um projeto de transmissão ao vivo, conte com a Netshow.me, fale conosco ou preencha o formulário abaixo, que vamos ajudá-lo a colocar em prática. Cuidamos da sua live por completo, com serviços de ponta a ponta: produção profissional, software especializado em live streaming e link de internet.

O post Desenvolvimento de projetos: 6 passos para a organização apareceu primeiro em Netshow.me.