Confira algumas dicas infalíveis para você conseguir mais patrocinadores para o seu evento.

1. Selecione possíveis patrocinadores

O primeiro passo para prospectar empresas para seu evento é escolher uma lista de marcas que tenham interesse pelo seu tema. Busque empresas que tenham projetos relacionados à sua temática, pesquise sobre os valores dessas empresas e até sobre algum outro projeto relacionado a elas, para tornar sua prospecção ainda mais personalizada.

Fique atento com a reputação dessas empresas no mercado, para não correr o risco de se comprometer com outros possíveis patrocinadores.

2. Estude o público-alvo de seu evento

É indispensável que você faça um estudo do público potencial que pretende atrair. Pense no quanto eles são interessantes para seus possíveis patrocinadores.

Tenha dados de mercado que comprovem a eficácia e interesse desse público, conheça os canais e veículos nos quais você pretende impactá-los e tenha todos esses dados compilados em sua apresentação.

3. Invista em uma apresentação vendedora

Para despertar o interesse dos seus patrocinadores em seu evento, você precisa criar uma apresentação persuasiva para as empresas.

Apresente números e dados concretos que comprovem um retorno estimado do investimento em seu evento.

Caso você já tenha feito outros eventos semelhantes, compile todos os dados e resultados em uma espécie de videocase. Colete depoimentos de empresas e participantes e forneça exemplos visuais de como será seu evento com mockups e maquetes 3D.

4. Crie diferentes cotas de patrocínio para seu evento

Você falará com diferentes empresas, e muitas possuem necessidades e até mesmo disponibilidade de verbas diferentes. Uma forma de oferecer os planos de maneira mais assertiva é por meio da criação de diferentes cotas de patrocínio.

Crie diferentes entregas e contrapartidas para as cotas e deixe isso bem claro nas apresentações.

5. Personalize sua proposta de patrocínio

Uma das maneiras de atrair as empresas é explicar detalhadamente como o evento ocorrerá e quais as chances de gerar o retorno esperado pelo patrocinador em potencial.

Mostre exemplos práticos de possíveis aplicações relacionadas a sua temática e ofereça ideias para ativações de formas diferenciadas em seu evento.

6. Ofereça valor ao seu cliente

Centenas de eventos acontecem todos os dias. E o que você vai faz para destacar seu evento dos demais?

Um dos principais motivos para realizar eventos é estreitar o relacionamento entre as marcas e seu público de interesse. Portanto, ofereça este relacionamento de uma forma mais completa. Propor acesso ao mailing do evento ou opções automáticas de capturas de leads é uma boa opção, pois agrega potencial de alcance da marca.

7. Esteja presente também durante o evento

É muito bem visto pelos patrocinadores o acompanhamento da organização durante o evento. Você, como organizador, pode oferecer para seus prospects a cobertura individual dos estantes e um relatório de fechamento com os principais resultados. Uma outra prática que está se tornando popular é a cobertura em tempo real do estande por meio da transmissão ao vivo. Isso atrai mais pessoas interessadas em participar da feira ou evento.

Conclusão

Um dos pontos mais importantes na hora de buscar patrocinadores é mostrar os motivos concretos e objetivos que justifiquem o investimento em sua feira, palestra, congresso ou workshop.

Estude seus prospects e ofereça as melhores propostas para que seu cliente participe e faça uma ativação rentável em seu evento.

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1) Falta de planejamento

Parece o dado mais óbvio de todos, mas vale reforçar que a falta de planejamento é a grande vilã na organização de um evento. Sobretudo em eventos de grande porte, é fundamental que sejam pensados e revisados nos mínimos detalhes.

Sabemos que imprevistos acontecem e a Lei de Murphy costuma acompanhar os organizadores de eventos. Por isso, é ideal que você sempre tenha um plano B e, se possível, um C também.

Quem não planeja sempre paga mais caro.

Você já deve ter precisado de algo com urgência e pago alguma taxa ou um valor superior ao normal. O fato é que quanto menos tempo você tiver para planejar, em mais serviços essa situação se repetirá. Sem contar que não terá tempo hábil para fazer as cotações, comparações de preços e negociações necessárias.

Esteja atento aos principais pontos do planejamento de eventos:

• Público-alvo
• Capacidade e infraestrutura do local
• Canais de divulgação
• Entrelinhas de serviços contratados

2) Falta de divulgação

Seu evento pode sair perfeito em questão de espaço e infraestrutura. Mas, se não tiver o público esperado, você pode colocar tudo a perder. Por isso, é muito importante planejar os canais de divulgação e, se possível, pulverizar em vários, segmentando por interesse de seu público.

Estratégias envolvendo redes sociais, assessoria de imprensa e e-mails para sua base de forma segmentada são boas ferramentas de divulgação. 

Mas cuidado: o excesso também pode prejudicar. Se você convidar mais pessoas do que seu espaço físico suporta, pode comprometer a infraestrutura em geral. Entretanto, se você quer ampliar ao máximo o alcance do seu evento sem um grande aumento de custos, pode optar por soluções de transmissões ao vivo.

3) Não estimular o engajamento em seu evento

Você sabe como foi seu evento pelo ponto de vista do participante ou mensurou a repercussão nas redes sociais?

Compreender a percepção do seu público-alvo e descobrir os pontos mais fortes podem ser muito importantes para dar insights e contribuir para a realização de eventos cada vez melhores.

Quando você estimula a participação e o compartilhamento do público, consegue aumentar exponencialmente o alcance do seu evento e agregar muito mais valor na exposição de sua marca.

Considere criar hashtags, investir em backdrops criativos ou em tecnologias que possibilitem maior interação com seu público. Um exemplo de tecnologia interativa que performa muito bem é estimular o compartilhamento em troca de recompensas. Uma das formas de fazer isso é por meio da transmissão ao vivo.

4) Não saber mensurar os resultados de sua ação

Seu evento acabou, você aplicou um alto investimento e não sabe explicar com precisão o seu retorno? Isso pode acontecer se você não definir o objetivo principal do evento em números. Mas tão importante quanto definir esta métrica, é você conseguir mensurá-la.

Alguns desses indicativos podem ser:

Quantas pessoas compareceram, quanto reverberou em mídia, qual a taxa de engajamento, quantos novos cadastros de possíveis clientes, qual o total em vendas de produtos? E por aí vai.

O objetivo do seu evento pode variar, mas a importância de trazer estes números redondos é fundamental para justificar seu investimento e, com isso, conseguir realizar novos eventos.

O Netshow.me também pode ser um aliado nessa missão. Se você transmitir seu evento ao vivo online, esses dados serão bem mais confiáveis, e você consegue acompanhar a evolução em tempo real. 

5) Falta de inovação em seu evento

Dados de pesquisa promovida pela ABEOC Brasil indicaram que só em 2013 ocorreram mais de 590 mil eventos! O que demonstra a quantidade enorme de eventos que acontecem todos os dias. E como você faz para destacar a sua marca diante de tanta concorrência?

Um dos grandes fatores que permitem a diferenciação em eventos é o investimento em novas tecnologias.

Estandes diferenciados estão oferecendo soluções cada vez mais inovadoras, e a interação dos ambientes físicos com o universo online tem se mostrado como grande tendência.

E você, o que está fazendo para tornar seu evento inesquecível?

Agora que você já viu alguns dos principais motivos que podem fazer seu evento fracassar, convidamos você a compartilhar sua experiência. Já aconteceu algum imprevisto em seu evento que gostaria de dividir? Deixe seu comentário abaixo.

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