Soluções como sistema de controle estão sendo cada vez mais adotadas para proporcionar a melhor experiência aos participantes de eventos.

Criar engajamento e participação do público em eventos não é uma das tarefas mais fáceis. Por isso, produtores de eventos estão cada vez mais recorrendo a soluções tecnológicas, como um sistema de controle, para evitar problemas comuns e garantir a melhor experiência aos participantes.

Problemas comuns em eventos

Listamos uma série de problemas que geralmente acontecem e podem prejudicar a experiência das pessoas envolvidas em um evento.

Filas longas e demoradas

Sejam elas durante o acesso ao evento ou no processo de consumação, filas são sempre um dos principais fatores que influenciam negativamente na experiência do participante.

Perda e roubo de ingressos

Infelizmente, imprevistos acontecem. Não estar preparado para situações como essas pode passar uma imagem de amadorismo e de pouca credibilidade ao evento.

Cambismo e falsificação

O prejuízo causado pela prática do cambismo e pela venda de ingressos falsos pode simplesmente acabar com uma produção. Em 2017, essa prática causou um prejuízo de R$ 2.000.000,00 nos shows da banda irlandesa U2 e do cantor norte-americano Bruno Mars, em São Paulo.

Desconhecimento do público

Esse é um dos principais fatores que influenciam no sucesso, ou não, de um evento. Por não conhecerem o perfil ideal dos participantes, diversos setores da organização são prejudicados. A comunicação e a curadoria do evento, por exemplo, precisam saber exatamente quais são os hábitos e gostos dos participantes para que possam fazer um trabalho realmente assertivo e inesquecível para as pessoas que compraram o ingresso.

Sistema de controle, Analytics e outras soluções tecnológicas

A percepção em torno de soluções tecnológicas aplicadas a eventos mudou bastante durante os últimos anos. O que antes era visto com desconfiança, hoje é visto como diferencial e como uma oportunidade a ser explorada.

Grandes festivais estão utilizando recursos tecnológicos para resolver esses problemas. Os benefícios que tais recursos proporcionam, além de inovar na maneira com que os participantes experienciam o evento, ainda levam informações relevantes para os produtores, garantindo um melhor gerenciamento e integração das diversas áreas que englobam a produção.

Existem diversas soluções inovadoras que podem ser aplicadas nessa área. Portanto, cabe ao produtor estar por dentro do mercado e analisar quais delas irão resolver, da melhor maneira, o seu problema.

Confira, a seguir, algumas dessas soluções.

Sistema de controle de acesso por RFID

O RFID é uma tecnologia de identificação por radiofrequência. Apesar do nome complicado, essa solução tem resolvido diversos problemas que geralmente ocorrem em eventos de uma maneira extremamente simples.

Os ingressos de papel são substituídos por pulseiras ou cartões que possuem um chip inteligente. Ao se aproximar de um leitor, esse chip emite um sinal que contém as informações do participante, validando sua entrada/saída.

O tipo de sistema para acesso e o que ele pode oferecer deve ser uma das principais preocupações dos produtores de eventos. Se o produtor puder confiar nas informações do seu sistema de controle e personalizá-las de acordo com as características de seu evento, todos os outros setores da produção estariam munidos de informações cruciais para garantir a melhor experiencia ao público.

Um sistema de controle de acesso como o da Nowigo é capaz de oferecer uma maior agilidade na leitura, escoamento rápido do fluxo de pessoas, autenticidade das informações e um módulo antifraude. Além disso, toda a solução é ecologicamente sustentável, já que a pulseira pode ser devolvida no fim do evento.

Além de oferecer todos esses benefícios, o uso do controle de acesso por RFID pode ser a base para a implementação de outras diversas soluções tecnológicas no seu evento, como veremos a seguir.

Cashless

O sistema cashless busca eliminar (ou diminuir) o uso de dinheiro e de cartões de débito e crédito dentro do evento.

Para isso, são utilizadas pulseiras ou cartões inteligentes (lembram do RFID?). O participante recarrega o seu device com dinheiro virtual dentro do evento e o utiliza para consumação em toda a praça de alimentação e também em estabelecimentos parceiros na cidade – Cashless City –, a qual a Nowigo foi a pioneira a implantar no Brasil.

Para maior comodidade dos participantes, vale a pena investir em soluções que, além de oferecer os pontos de recarga dentro do evento, possuem uma plataforma onde os participantes podem fazer a recarga da pulseira ou cartão através da Internet. Caso o participante tenha seu device roubado ou perdido, ele é capaz de desativá-lo e todo o crédito é repassado para um novo, impedindo que outro participante o utilize.

Outra vantagem da plataforma é que, caso o participante ainda tenha crédito no seu device após o encerramento do evento, através de poucos cliques ele pode solicitar o estorno do dinheiro.

Festivais como Lollapalooza, João Rock, Tomorrowland, Ultra Brasil, Maximus Festival, o Bloco do Urso e o Hack Town são exemplos de eventos que utilizam a solução cashless no Brasil.

Marketing digital

A gamificação, uma das ações de marketing digital, é uma ótima prática para engajar e motivar as pessoas.

Imagina promover concursos para premiar os participantes que mais usaram a hashtag do evento em posts do Twitter e do Instagram. Isso cria uma competitividade saudável entre o público, aumentando ainda mais a relevância do evento nas redes sociais.

Outra ação que o marketing digital permite é o disparo de e-mails e/ou mensagens em massa para todo o público com informações de produtos, promoções, lembretes de abertura dos portões, localizações, etc.

Analytics

Anteriormente, vimos que um dos maiores problemas de uma produção é o desconhecimento do perfil de seu público. Definir esse perfil sem uma base de dados confiável é uma tarefa extremamente complicada. Por isso, investir em plataformas de analytics pode ser uma excelente estratégia para mapear toda a sua operação.

A plataforma de analytics da Nowigo integra os sistemas de controle de acesso e cashless, proporcionando aos organizadores todos os dados necessários para a gestão do evento.

Com o analytics é possível monitorar dados como: horário de pico das entradas, quantas pessoas ainda faltam para entrar, área com maior número de pessoas, o que está sendo mais consumido, o fluxo de consumo de bebidas e comidas, o horário de maior consumo, o perfil do público que mais consumiu, o balanço em tempo real de cada caixa e qualquer outra variável que seja de preferência da organização.

Após o evento, a organização terá uma análise completa do comportamento e do perfil de seu público, garantindo um planejamento mais assertivo da próxima edição, pois será baseado em dados concretos da real preferência do público.

Em outras palavras, usar essa ferramenta em seu evento te permite saber o que seu público realmente gosta e quais são suas ações dentro do evento. Informações importantes para estar sempre inovando e proporcionando um evento inesquecível para todos os participantes.

Vendas de ingressos online

Vender ingressos pela internet é uma tendência que, cada vez mais, tem sido utilizada. Ao utilizar plataformas de vendas online, você oferece mais comodidade ao seu público, já que isso pode ser feito de qualquer lugar e através de apenas alguns cliques.

Não são só os participantes que possuem benefícios. Essa ferramenta pode ajudar muito os organizadores a acompanhar o andamento das vendas e dividir melhor os lotes de ingressos.

Outra vantagem da venda online é que, através dela, é possível obter informações de contato de cada participante. Isso pode ser um grande benefício para o seu time de marketing conseguir prospectar e coletar novos leads, além da possibilidade de fazer a divulgação de eventos futuros.

Existe também a possibilidade de integrar essas plataformas com sistemas que geram análise de dados durante o evento. A melhor opção para utilizar esse tipo de serviço em seu evento é contar com empresas abertas à integração e especializadas em analytics, como a Nowigo.

Este post foi escrito pela equipe da Nowigo, empresa especializada no controle e gestão do acesso e consumo de pessoas em eventos. Acesse o site e saiba mais!