Fluxograma: Aprenda a organizar processos do zero!

Organizar processos de maneira clara e eficiente é um desafio para muitas empresas, independentemente do seu porte ou setor de atuação. 

Nesse contexto, o fluxograma se destaca como uma ferramenta fundamental para visualizar e mapear fluxos de trabalho, facilitando o entendimento e a otimização de atividades em qualquer área e contribuindo para uma melhor comunicação interna. 

Um fluxograma bem estruturado permite que as equipes tenham clareza sobre suas funções e etapas, reduzindo retrabalhos e aumentando a produtividade.

Se você está começando agora ou quer aprimorar a organização dos seus processos, este artigo vai te mostrar como criar um fluxograma do zero, apresentar os diferentes tipos de fluxograma e ensinar a aplicá-los de forma estratégica no seu dia a dia. Confira!

O que é um fluxograma?

O fluxograma é uma ferramenta visual que descreve o fluxo de um processo, destacando cada uma das suas etapas, decisões e interações. 

Ele utiliza símbolos gráficos para representar as diferentes partes do processo, como ações, condições e fluxos de dados, conectadas por setas que indicam a ordem e o sentido de execução.

Um fluxograma é, essencialmente, uma forma de ilustrar processos com o objetivo de tornar mais fácil a sua compreensão. 

Ele pode ser utilizado para descrever processos industriais, administrativos, financeiros, de atendimento ao cliente, entre outros, permitindo que qualquer pessoa entenda o caminho percorrido do início ao fim da sua gestão de projetos.

Entre as principais funcionalidades do fluxograma estão:

• Padronização: O fluxograma ajuda a padronizar processos, garantindo que todos sigam os mesmos passos para a execução de uma tarefa;
• Visualização rápida: Permite uma visão clara e imediata de todas as etapas de um processo, facilitando a identificação de problemas e pontos de melhoria;
• Simplificação da comunicação: Ao representar graficamente um processo, o fluxograma melhora o fluxo de comunicação empresarial entre diferentes setores, eliminando mal-entendidos e garantindo que todos compreendam as etapas e suas responsabilidades.

Tipos de fluxogramas: simples, de processo e de decisão

Existem diferentes tipos de fluxogramas, cada um com sua aplicabilidade e complexidade:

• Fluxograma simples: É o mais básico, ideal para descrever processos lineares e diretos, onde as etapas seguem uma sequência clara. Esse modelo é usado, por exemplo, para descrever fluxos de caixa, processos simples de produção ou atendimento ao cliente;
• Fluxograma de processo: Um pouco mais detalhado, esse modelo é usado para mapear processos que envolvem várias atividades interligadas. É comum em departamentos de produção, administração de sistemas e planejamento estratégico, pois proporciona uma visão detalhada das interações entre diferentes setores ou etapas;
• Fluxograma de decisão: Esse modelo é utilizado para processos que envolvem decisões, onde diferentes escolhas podem levar a resultados distintos. Ele é particularmente útil para mapear processos de tomada de decisão, como aprovação de contratos, recrutamento e seleção de pessoal, entre outros.

Como Criar um fluxograma do zero?

Agora que você entende o que é um fluxograma e seus tipos, é hora de aprender a criar o seu. Criar um fluxograma pode parecer complexo, mas, na prática, trata-se de um processo metódico que pode ser facilitado seguindo algumas etapas essenciais.

1. Defina o objetivo do processo

O primeiro passo para criar um fluxograma é definir claramente o que você quer mapear. Um exemplo seria mapear o fluxo de atendimento ao cliente, o processo de onboarding de colaboradores ou o ciclo de aprovação de documentos. 

Ao estabelecer esse objetivo, você delimita o escopo do fluxograma e foca no que realmente importa.

2. Liste as etapas do processo

Em seguida, faça uma lista detalhada de todas as etapas que compõem o processo. Converse com as pessoas envolvidas no trabalho diário para garantir que você não vai deixar nenhuma etapa ou decisão de fora. 

Uma boa prática aqui é organizar as etapas de forma cronológica e simples, garantindo que o processo seja fluido e fácil de entender.

3. Escolha os símbolos adequados

Existem símbolos padronizados que representam diferentes elementos no fluxograma. Use retângulos para ações, losangos para decisões e setas para mostrar o fluxo de uma etapa para outra. 

Familiarize-se com símbolos de design instrucional para garantir que o seu fluxograma seja claro e compreensível.

4. Desenhe e conecte os símbolos

Após definir as etapas e escolher os símbolos corretos, desenhe o fluxograma conectando os elementos com setas que indicam o caminho que o processo segue. 

Lembre-se de que o fluxograma deve ser fácil de ler e não deve conter cruzamentos de setas que possam gerar confusão.

5. Revise e ajuste conforme necessário

Uma vez que o fluxograma está desenhado, é importante revisá-lo com a equipe envolvida no processo para garantir que ele representa corretamente todas as etapas. 

Faça ajustes se necessário e revise periodicamente para que o fluxograma esteja sempre atualizado com a realidade do seu negócio.

Elementos essenciais de um fluxograma: início, atividades, decisões e fim

Todo fluxograma segue uma estrutura básica, que inclui:

• Início e fim: Geralmente representados por um círculo ou um oval, indicam onde o processo começa e onde ele termina;
• Atividades: As atividades são representadas por retângulos e descrevem as ações executadas ao longo do processo. Essas atividades podem ser manuais ou automáticas, dependendo do tipo de processo descrito;
• Decisões: São representadas por losangos e indicam pontos em que uma escolha precisa ser feita. Com base na decisão tomada, o fluxo segue por caminhos diferentes;
• Conexões: As setas conectam os elementos, mostrando a ordem e o fluxo de execução das atividades e decisões.

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Ferramentas gratuitas para desenhar fluxogramas

Você pode criar fluxogramas com várias ferramentas, algumas delas gratuitas e de fácil uso, como:

• Lucidchart: Uma das ferramentas mais populares para a criação de fluxogramas, permite criar diagramas de maneira colaborativa;
• Draw.io: Outra ferramenta gratuita que permite criar fluxogramas de forma simples e intuitiva, com a vantagem de ser integrada ao Google Drive;
• Google Slides e PowerPoint: Apesar de serem ferramentas mais focadas em apresentações, as ferramentas do Google para empresas oferecem formas e funcionalidades básicas para a criação de fluxogramas.

Por que utilizar fluxogramas na sua empresa?

Os fluxogramas não são apenas uma ferramenta visual de organização, mas um recurso estratégico que ajuda a melhorar a comunicação, a eficiência e o controle sobre processos empresariais. 

Eles podem ser usados em diferentes áreas e atividades, oferecendo uma visão clara e objetiva das tarefas e dos pontos críticos dentro de uma operação.

Melhoria na comunicação e no alinhamento de equipes

Um dos principais benefícios do uso de fluxogramas é o aumento da clareza nas comunicações. 

Ao representar visualmente os processos, o fluxograma facilita o entendimento entre diferentes departamentos e equipes, evitando mal-entendidos e garantindo que todos os envolvidos conheçam suas responsabilidades e saibam em que ponto cada etapa do processo se encontra.

Por exemplo, no desenvolvimento de novos produtos, um fluxograma bem desenhado permite que a equipe de criação, marketing e vendas se alinhem desde o início, evitando falhas de comunicação e retrabalho.

Facilidade na identificação de gargalos e otimização de processos

Fluxogramas são essenciais para identificar gargalos e ineficiências em processos empresariais. 

Ao mapear todas as etapas de um processo, fica fácil visualizar onde estão os atrasos ou as redundâncias, permitindo que a empresa tome ações corretivas para otimizar o fluxo de trabalho. 

Assim, fluxogramas são uma excelente ferramenta para gestores que buscam reduzir custos e melhorar a eficiência operacional.

Suporte à tomada de decisões estratégicas

Fluxogramas de decisão são ferramentas valiosas para o suporte a tomadas de decisão. Eles permitem que as empresas visualizem diferentes cenários e avaliem as consequências de suas escolhas de forma objetiva. 

Isso é particularmente útil em situações de planejamento estratégico, onde decisões de impacto a longo prazo precisam ser analisadas com cuidado.

Dicas para criar fluxogramas eficientes

Criar um fluxograma eficiente requer algumas boas práticas. Aqui estão dicas importantes para garantir que o seu fluxograma seja claro e útil, além das melhores práticas para evitar erros:

1. Simplifique os processos: Não complique demais o fluxograma. Um diagrama muito detalhado pode confundir mais do que esclarecer. O ideal é que ele seja objetivo e fácil de entender;
2. Use legendas quando necessário: Se o fluxograma envolve muitos símbolos ou termos técnicos, adicione uma legenda para facilitar o entendimento de quem vai utilizar o diagrama;
3. Reveja periodicamente: À medida que os processos mudam, o fluxograma também deve ser atualizado. Uma revisão periódica garante que ele continue refletindo a realidade da empresa.

Como adaptar fluxogramas para diferentes áreas da empresa

Os fluxogramas podem ser usados em diversas áreas e atividades, adaptando-se a cada necessidade:

• Produção: Para mapear o fluxo de trabalho em linhas de produção, identificar gargalos e otimizar a produtividade;
• Marketing: Para planejar campanhas, gerenciar o funil de vendas e definir o fluxo de criação de conteúdo relevante;
• Recursos Humanos: Para organizar processos de recrutamento, onboarding de novos funcionários e gestão de conhecimento;
• Produto: Para organizar o ciclo de desenvolvimento de um produto, mapear as etapas de pesquisa, prototipagem, testes e feedback e monitorar o progresso de melhorias ou lançamento de novas versões.

Conclusão

O fluxograma é uma poderosa ferramenta que facilita a organização e a visualização de processos, melhorando a comunicação e a eficiência em qualquer empresa. Agora que você já conhece os conceitos básicos, tipos de fluxogramas e as etapas para criar um do zero, é hora de colocar em prática!

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