À medida que novas ferramentas tecnológicas continuam a ser implementadas, o mercado vem enfrentando transformações constantes, incluindo a necessidade de fechar contratos com clientes de formas mais efetivas.
Neste contexto, empresas de diversos tamanhos e setores estão cada vez mais aderindo a soluções inovadoras como a assinatura digital. No entanto, ainda há muitas dúvidas sobre como utilizar efetivamente esse recurso.
Com o objetivo de responder a essas questões, produzimos este artigo focado em desvendar os segredos para fechar mais negócios com o uso da firma digital. Assim, fique conosco até o final!
Qual é o desafio de fechar contratos com os clientes?
O processo de fechamento de contratos traz desafios cotidianos para realizar estas tarefas de maneira eficaz. Seguem aqui as principais.
Custos
A assinatura de contratos físicos acarreta custos significativos, muitas vezes subestimados pelos gestores. Inicialmente, há despesas com o envio de documentos. Dependendo da distância entre as partes, isso pode envolver serviços de motoboy, correio ou transportadoras, cada um com tarifas distintas. Em um cenário de alta frequência de contratos, esses custos podem se acumular rapidamente.
Além do transporte, os gastos com impressão não são desprezíveis. Papel, tinta e a manutenção de impressoras representam um custo operacional constante. Quando o volume de documentos é elevado, essas despesas se tornam ainda mais palpáveis.
Outro ponto crucial é o espaço físico necessário para armazenar esses contratos. Muitos escritórios dedicam salas inteiras para arquivamento, implicando não apenas no custo do espaço, mas também em despesas adicionais de manutenção e organização desses documentos.
Essa realidade ressalta a ineficiência e o custo elevado dos métodos tradicionais de assinatura e armazenamento de contratos, ilustrando a necessidade de soluções mais modernas e econômicas, como a assinatura digital.
Burocracia
Um dos principais desafios na formalização de contratos com clientes é a burocracia envolvida, especialmente no que tange à necessidade de reconhecimento de firma em cartórios. Este procedimento, embora essencial para a validação legal de documentos, pode se revelar um obstáculo significativo, principalmente para empresas com um volume alto de contratos mensais.
O processo de reconhecimento de firma requer que ambas as partes se desloquem até um cartório, o que implica em tempo e esforço adicionais. Em situações onde os signatários estão em locais diferentes ou têm agendas apertadas, essa exigência pode resultar em atrasos consideráveis na conclusão de negócios.
Adicionalmente, cada visita ao cartório representa um custo adicional, tanto em termos de taxas cartoriais quanto de tempo despendido.
Essa dinâmica tradicional de assinatura de contratos tende a tornar as operações das empresas mais lentas e menos flexíveis. Em um ambiente de negócios cada vez mais ágil e digital, a burocracia cartorial pode ser percebida como um entrave, limitando a capacidade de resposta rápida às oportunidades de mercado.
Retorno
A manipulação de documentos físicos, com todas as suas exigências burocráticas, inevitavelmente prolonga o tempo necessário para concluir transações. Este atraso pode ser especialmente prejudicial em um cenário de negócios onde a rapidez e eficiência são fundamentais.
Quando há um intervalo prolongado entre as etapas de um processo contratual, isso afeta diretamente a agilidade com que uma empresa pode operar. Em um ambiente dinâmico, a demora na finalização de contratos pode significar a perda de oportunidades valiosas.
Negócios são construídos e sustentados sobre a capacidade de agir rapidamente e tomar decisões em tempo hábil. Portanto, qualquer entrave que prolongue esses processos pode ter repercussões negativas no sucesso e na lucratividade.
Além disso, a demora na conclusão dos contratos afeta a satisfação do cliente. Em uma era digital, onde a expectativa por respostas rápidas e soluções eficientes é alta, os atrasos causados pela gestão de documentos físicos podem prejudicar a percepção do cliente sobre a empresa.
Manutenção
A preservação adequada dos arquivos contratuais exige não apenas um espaço físico adequado, mas também um conjunto específico de condições ambientais. Manter a temperatura e a umidade controladas, além de garantir a limpeza e a ordem dos locais de armazenamento, são tarefas essenciais para assegurar a integridade dos documentos ao longo do tempo.
Apesar de todos os esforços para conservar esses documentos, a deterioração é um processo natural e inevitável. Com o passar do tempo, papéis podem se desgastar, tintas podem desbotar e informações importantes podem se tornar ilegíveis.
Esta realidade implica na necessidade de intervenções periódicas para restaurar ou duplicar os registros, o que representa um custo adicional e uma demanda contínua de recursos.
Esse aspecto da manutenção de contratos físicos ressalta uma das maiores limitações deste método tradicional: a vulnerabilidade ao tempo e ao desgaste físico. Em contraste, a assinatura digital oferece uma solução mais sustentável e duradoura.
Com a digitalização, os contratos estão protegidos contra os efeitos físicos do tempo, reduzindo significativamente a necessidade de manutenção e garantindo a acessibilidade e a integridade dos documentos a longo prazo.
Quais são as vantagens de usar assinatura digital para fechar mais contratos com clientes?
Como pudemos ver até então, a adoção da assinatura digital não apenas simplifica o processo de fechamento de contratos, mas também traz benefícios significativos para as empresas em termos de eficiência, segurança, custo e sustentabilidade. Destacamos agora essas principais vantagens.
Praticidade e acessibilidade
A assinatura digital permite que documentos sejam assinados a qualquer hora e em qualquer lugar, oferecendo uma conveniência sem precedentes.
Portanto, os clientes podem firmar contratos rapidamente, sem a necessidade de encontros presenciais, o que acelera o processo de fechamento de negócios.
Redução de custos e aumento de receita
A economia gerada pelo uso da assinatura digital é notável. Segundo um estudo da Ombud, a economia pode chegar a cerca de US$20,00 por documento. Eliminando a necessidade de impressão, transporte e armazenamento de documentos físicos, as empresas podem reduzir significativamente seus custos operacionais.
Além disso, a automatização do processo de fechamento de contratos aumenta a confiabilidade das vendas, contribuindo para um faturamento mais robusto.
Escalabilidade e eficiência nas vendas
A agilidade proporcionada pela assinatura digital permite às equipes de vendas otimizar suas atividades, dedicando mais tempo a tarefas estratégicas e fechando mais contratos em menos tempo. Enquanto o processo tradicional pode ser demorado e envolve várias etapas, a assinatura digital simplifica e acelera todo o procedimento.
Redução de erros
A assinatura física de documentos é suscetível a erros e atrasos. A utilização de plataformas digitais minimiza esses riscos, oferecendo uma organização impecável e a possibilidade de monitorar o status dos contratos em tempo real, garantindo assim uma maior precisão no processo.
Validade legal e segurança
As assinaturas digitais possuem plena validade legal, conforme estabelecido pelo ICP-Brasil. Além disso, as plataformas de assinatura digital são equipadas com sistemas avançados de autenticação e trilhas de auditoria, assegurando a autenticidade dos signatários e a integridade dos documentos.
Sustentabilidade
A redução do uso de papel na assinatura de contratos reflete um compromisso com a sustentabilidade, um valor cada vez mais importante para os consumidores. Empresas que adotam práticas ambientalmente responsáveis não apenas beneficiam o meio ambiente, mas também melhoram sua imagem perante o público.
Integração com outras ferramentas
Uma plataforma de assinatura digital pode ser integrada a outros softwares via API, facilitando a gestão de documentos e tornando o fluxo de trabalho mais eficiente. Isso permite que as equipes concentrem suas energias em atividades mais estratégicas, potencializando a produtividade geral da empresa.
Como usar a assinatura digital para fechar contratos com os clientes?
Vejamos agora, passo a passo, como utilizar essa tecnologia, tomando como exemplo a plataforma ZapSign, uma das líderes de mercado.
Passo 1: crie uma conta na ZapSign
O primeiro passo é criar uma conta gratuita na ZapSign. Para isso, acesse o site da plataforma e clique em “Criar Conta”. Preencha as informações solicitadas e confirme a criação da conta. Após esse processo, faça seu login para ser direcionado à tela inicial.
Passo 2: escolha o plano
Na tela inicial, localize a opção “Configurações” e, em seguida, clique em “Planos e preços”. Aqui, você encontrará três planos: Gratuito, Profissional e Completo. O Plano Completo é recomendado para grandes empresas, pois oferece uma gama mais ampla de serviços. Selecione “Plano Completo” e clique em “Contratar”.
Passo 3: insira os seus dados pessoais
Na sequência, será solicitado que você insira seus dados pessoais. Essa etapa é essencial para personalizar sua experiência e garantir a segurança do processo. Após preencher as informações, clique em “Continuar”.
Passo 4: confirme a forma de pagamento
A próxima tela requer os detalhes do seu cartão de crédito. Preencha os campos com as informações solicitadas. Antes de prosseguir, você terá que confirmar sua identidade, marcando a caixa que indica que você não é um robô. Após essa confirmação, clique em “Finalizar”.
Passo 5: envie o contrato para assinatura digital
Com o plano contratado, agora é o momento de começar a usar a assinatura digital. Na plataforma, você pode carregar o contrato que precisa ser assinado. Em seguida, insira os e-mails dos clientes que devem assinar o documento. Eles receberão um link para acessar o contrato e assiná-lo digitalmente.
Passo 6: acompanhe o processo de assinatura
Após enviar o contrato, você pode acompanhar o status da assinatura em tempo real. A plataforma notifica quando um contrato é assinado ou se há pendências. Isso garante um controle eficiente sobre o processo de fechamento de contratos.
Passo 7: mantenha o seu contrato de forma segura na plataforma
Uma vez que todas as partes tenham assinado o documento, ele é considerado juridicamente válido. A ZapSign também armazena os contratos assinados de forma segura, facilitando o acesso futuro a esses documentos.
Agora que você está por dentro de todos os detalhes sobre a fechar contratos com clientes por meio de assinatura digital, convidamos você a clicar aqui e entrar em contato com um dos especialistas da ZapSign. Assim, você poderá contratar um plano personalizado, perfeitamente alinhado às necessidades específicas da sua empresa!
