O que é gestão do tempo, quais são os princípios e como fazer

Gestão do tempo é o ato de organizar a rotina para utilizar o tempo de modo mais eficiente, a fim de se alcançar objetivos preestabelecidos. Para isso, é necessário se planejar, criar metas, delegar tarefas, além de outras ações.
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A gestão do tempo é uma das competências mais importantes para líderes que desejam contribuir com o desenvolvimento de uma organização.

Isso porque, além de direcionar a equipe, antever demandas, orientar as ações de comunicação corporativa — como reuniões e comunicados — o gestor ainda precisa equilibrar o trabalho com a sua vida pessoal, o que impacta de forma direta na produtividade.

Nesse cenário, saber administrar o tempo, tornando-o um aliado, é fundamental para ter sucesso na carreira e também na vida pessoal, o que garante uma melhor qualidade de vida.

Para ajudar você a entender quais são os princípios da gestão do tempo e como fazer, preparamos este artigo. Acompanhe!

O que é gestão do tempo?

Gestão do tempo é o ato de organizar a rotina para utilizar o tempo de modo mais eficiente, a fim de se alcançar objetivos preestabelecidos. Para isso, é necessário:

  • identificar quais são as tarefas prioritárias;
  • dividir o tempo de forma estratégica;
  • eliminar distrações;
  • delegar;
  • estabelecer prazos realistas.

Como a gestão da empresa costuma ser bastante requisitada, conseguir desenvolver a habilidade de gestão do tempo é fundamental para se manter produtivo e alcançar os resultados esperados.

Quais são os princípios da gestão do tempo?

A gestão do tempo tem como objetivo elevar a produtividade. Nesse cenário, é possível elencar como princípios da gestão do tempo:

  • definição de prioridades: definir o que é mais importante para ser feito em um determinado período de tempo;
  • planejamento: planejar e estabelecer metas, assim como determinar um prazo para concluí-las;
  • delegação de tarefas: delegar tarefas para outras pessoas, para que seja possível concentrar-se em tarefas mais importantes;
  • estabelecimento de objetivos claros: ter objetivos claros e alcançáveis, considerando o tempo de execução das tarefas;
  • organização: estabelecer uma rotina e saber onde encontrar as informações necessárias;
  • eliminação de distrações: evitar distrações, tais como redes sociais, celulares, e-mails e outros, para que se possa focar nas tarefas mais importantes;
  • eliminação de tarefas: saber dizer “não” quando é solicitado fazer algo que não esteja dentro das prioridades e objetivos estabelecidos;
  • o uso de pausas planejadas: fazer pausas regulares para evitar o esgotamento físico e mental, além de manter a produtividade e eficiência dos trabalhos.

Esses pontos reforçam que gerir o tempo é uma habilidade muito requerida pelo mercado de trabalho, em especial, para os cargos de liderança.

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Como usar a gestão do tempo a seu favor?

Você já deve ter percebido que dominar a habilidade de gerir o tempo pode trazer diversas vantagens para a sua carreira, e também para a sua vida pessoal, como ter mais tempo para estar com a família ou se dedicar ao que você mais gosta de fazer, não é mesmo?

Pensando nisso, separamos algumas dicas para você fazer uma gestão do tempo eficiente no seu dia a dia. Acompanhe!

Tenha um planejamento

Como vimos nos pilares da gestão do tempo, o planejamento é um forte aliado para otimizar as suas horas. Assim, sem um plano que contemple as atividades mais importantes do dia, você corre o risco de assumir mais atividades do que consegue executar. 

Ao contar com um planejamento, que pode constar em uma agenda, por exemplo, é possível elevar a sua produtividade, ao mesmo tempo em que você passa a ter mais qualidade de vida, o que também contribui para que você consiga realizar as suas atividades de forma mais acertada, diminuindo as chances de erros.

Busque a disciplina

Quando o assunto é gestão do tempo, buscar a disciplina para manter a agenda é fundamental.

Isso porque, atrasos e faltas podem “bagunçar” a sua rotina e, além de você ficar desmotivado por não conseguir executar as tarefas planejadas, também passa uma imagem ruim para os seus subordinados e demais colegas de trabalho, o que pode prejudicar a sua reputação.

Logo, manter uma rotina organizada, não sobrecarregando a agenda com muitas atividades no mesmo dia, é fundamental para ter sucesso na sua gestão do tempo.

Realize atividades parecidas em sequência

Para usar a gestão do tempo a seu favor, você pode se dedicar a fazer atividades parecidas em sequência. Com isso, você aumenta as chances do seu tempo render mais.

Isso acontece porque quando você se familiariza com um tipo de atividade pela repetição, seu cérebro fica mais condicionado a executar a tarefa com maior rapidez.

Crie metas e prazos

Quando você alia metas e prazos, fica mais fácil saber o que precisa ser feito e em quanto tempo. O cuidado aqui é não criar metas muito desafiadoras, como colocar mais de 10 compromissos na agenda no mesmo dia. 

Priorize qualidade em vez de qualidade, e delegue o que puder para que possa se dedicar a atividades mais estratégicas.

Além disso, não subestime o tempo de uma tarefa ou reunião. Deixe uma janela de tempo entre as atividades, para evitar que um compromisso “atropele” o outro.

Faça escolhas certas

Para gerir melhor o seu tempo, você terá de escolher os projetos com os quais vai se envolver. Isso significa delegar o que for possível, e simplesmente eliminar o que não for eficiente, ou que não tenha potencial de trazer os resultados almejados pela organização.

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é capaz de aproximar as pessoas, diminuindo as distâncias e otimizando os recursos. 

É possível, por exemplo, usar os serviços de streaming de vídeo online para fazer reuniões com o time, de onde quer que eles estejam, sem precisar se deslocar. Isso otimiza o seu tempo e o da equipe, aumentando a produtividade.

Descanso é necessário 

O ditado popular já nos lembra, há tempos, de que “não é só de trabalho que se vive o homem”. Tanto é verdade que vivemos uma verdadeira avalanche de casos de ansiedade, estresse e até Síndrome de Burnout.

Todas essas questões só reforçam que é necessário equilibrar a agenda, abrindo espaço para atividades de lazer, esporte, autocuidado e tempo de qualidade com a família.

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Principais ferramentas e técnicas de gestão do tempo

A gestão do tempo é vista por muitas pessoas como uma verdadeira arte. Isso porque, além de planejamento e disciplina, ela requer uma boa dose de execução e constância, o que pode ser um problema para muitas pessoas. 

Pensando nisso, trouxemos algumas ferramentas para ajudar você. Confira! 

Agenda

A agenda é um dos recursos mais eficientes quando o assunto é gestão do tempo. Ela traz os horários que podem ser ocupados em um dia e, com isso, é possível visualizar as atividades de forma efetiva.

Com a transformação digital e o avanço da tecnologia nas empresas, já é possível contar com agendas online, sendo que muitas delas são recursos gratuitos, a exemplo do Google Agenda.

Flexibilização do planejamento

Para que a gestão do tempo funcione no seu dia a dia, é preciso prever que algumas coisas podem não sair conforme o planejado, o que requer saber flexibilizar o seu planejamento, quando necessário.

Essa flexibilização ainda vai ajudar você a remanejar compromissos, quando necessário, cancelar aqueles menos importantes e fazer os ajustes necessários na rotina para que você possa buscar os resultados mais expressivos.

Checklist

Ao contar com um checklist, ou lista de tarefas, fica mais fácil você visualizar o que precisa fazer no dia. Assim, comece pelo mais importante até o menos importante, que seria aquelas tarefas que podem esperar ou que dependem de outras pessoas para serem entregues.

Com o checklist, as atividades ficam mais fáceis de serem visualizadas, o que impede, por exemplo, que você esqueça algum compromisso ou tarefa.

No cargo de gestão, como as atividades demandam análise, busque elencar no máximo de três a quatro tarefas por dia para executar ou resolver. Mais do que isso, você corre o risco de não analisar a situação de forma ampla, o que aumenta as chances de erros.

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Os principais erros cometidos na gestão do tempo

Quando o assunto é gestão do tempo, existem alguns sabotadores que você deve evitar. Separamos os principais para você conhecer a seguir. Acompanhe!

Procrastinar

A procrastinação é um dos principais sabotadores da gestão do tempo. Isso porque deixar de fazer as atividades ou postergá-la com frequência pode fazer com que você acumule muitas funções, deixando a sua lista de atividades enorme.

Por isso, mesmo que a tarefa exija grande esforço, dividi-la em pequenas partes pode tornar a execução mais fluida, colaborando com a execução dos trabalhos.

Ser multitarefa

Quando você se dedica a muitas atividades ao mesmo tempo, pode dispersar o seu foco, aumentando as chances de não terminar nenhuma delas, além de aumentar as chances de erros.

Por isso, eleja uma tarefa e a faça, se possível, até o final. Além disso, pode agrupar tarefas parecidas, como já comentamos, para otimizar o seu tempo.

Subestimar o tempo de execução de uma tarefa

Subestimar o tempo de execução de uma tarefa também está entre os erros mais recorrentes quando o assunto é gestão do tempo. Isso porque a complexidade da atividade pode requerer, por exemplo, a análise de dados complexos.

Além disso, quando a demanda depende da sua equipe ou de pessoas externas, como terceirizados, é preciso prever que a tarefa pode atrasar, ainda mais se tiver membros novos na equipe, ou mesmo se os envolvidos não tiverem a experiência necessária para executar as atividades.

Não ter objetivos definidos

Deixar de definir os objetivos pode fazer com que você perca o foco das suas ações, o que prejudica, e muito, a sua gestão do tempo.

Logo, é preciso definir os objetivos e metas de forma clara, e passá-los com antecedência para a equipe. Com isso, todos podem se planejar, elevando as chances de sucesso nas atividades.

Distrair-se com facilidade

Hoje, vivemos em um mundo altamente conectado, em que as redes sociais exercem cada vez mais influência no dia a dia das pessoas. São muitas informações no celular ou outros dispositivos, o que pode desviar a atenção do que verdadeiramente é importante.

Para reduzir esses obstáculos, estabeleça horários para responder mensagens de textos e também horários específicos para navegar pelas redes sociais.

Quais são os benefícios da gestão do tempo?

A gestão do tempo pode trazer diversos benefícios para a vida pessoal e profissional, tais como:

  • aumento da produtividade: é possível aumentar a produtividade, realizando mais tarefas em menos tempo;
  • melhoria da organização: maior organização, tornando mais fácil encontrar as informações e os materiais necessários para realizar as tarefas.
  • mais tempo livre: é possível ter mais horas livres para realizar atividades de lazer e descansar.
  • melhoria da qualidade do trabalho: é possível ter mais tempo para se concentrar nas tarefas, resultando em um trabalho de maior qualidade;
  • redução do estresse: ajuda a reduzir o estresse e a ansiedade, ao permitir que a pessoa tenha mais controle sobre o seu tempo e possa estabelecer prioridades;
  • melhoria do equilíbrio entre vida pessoal e profissional: pode ajudar a equilibrar as atividades pessoais e profissionais, permitindo que a pessoa tenha tempo para as duas áreas;
  • aumento da motivação: é possível estabelecer metas e objetivos mais claros, o que pode aumentar a motivação para realizar as tarefas e alcançar as metas.

Como vimos ao longo desta leitura, a gestão do tempo torna possível que você organize a sua rotina, cumprindo as tarefas mais importantes, ao mesmo tempo em que você passa a ter mais qualidade de vida para se dedicar a seus projetos profissionais e pessoais.Agora que você sabe quais são os princípios e como fazer a gestão do tempo, confira também este sobre formas de organização dos conteúdos!

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