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Desenvolvimento de projetos: 6 passos para a organização

Confira seis passos essenciais para organizar os processos de seu projeto e agilizar a execução das tarefas e as entregas.

Escrito por Netshow.me em 10 ago 2018 | Atualizado em 19 nov 2021

14.8 minutos de leitura

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*Guest post elaborado pela equipe do Runrun.it.

Toda empresa lida com o desenvolvimento de projetos no dia a dia – embora cada uma ao seu modo. Cabe a elas adaptar os projetos à sua rotina de trabalho. Uma agência de marketing digital, por exemplo, fecha contratos com clientes para realizar serviços e executar o briefing combinado. Já uma equipe de TI tem como projeto entregar uma nova funcionalidade ou corrigir bugs de um sistema. Para uma empresa de eventos, roteirizar vídeos e fazer transmissões ao vivo podem ser etapas de um projeto, ou o projeto propriamente dito.

Mas o que tudo isso tem em comum? A necessidade de organizar os processos e a estrutura do seu negócio, seja ele qual for, para conseguir agilizar a execução das tarefas e ter entregas dentro do prazo de forma mais efetiva. Em geral, a organização facilita desde os primeiros passos até a conclusão. Entre eles, estão o planejamento, a divisão das tarefas, o desenvolvimento de projetos e a entrega. Com isso, listamos 6 passos da organização de projetos.

1. Fluxo de trabalho: onde a organização começa

Estruturar o fluxo de trabalho e torná-lo eficiente são os passos iniciais na jornada de um projeto. Somente com todos os processos bem definidos e registrados é que os gestores poderão orientar a equipe e os colaboradores não vão se perder no meio do caminho.

O workflow, independentemente da área, representa a sistematização dos processos, visando a execução das ações. Isso envolve as atribuições das pessoas, a alocação de recursos e outros fatores que formam a base para a realização das tarefas e o desenvolvimento de projetos.

Com um fluxo de trabalho organizado, a sua gestão só tem a ganhar. Pois ele ajuda a reduzir o tempo gasto com atividades burocráticas, aumentando o desempenho e a produtividade das pessoas. E se você, como gestor ou líder, conseguir planejar o workflow adequadamente, terá mais tempo para funções estratégicas, como analisar indicadores de desempenho, métricas do seu projeto e tomar decisões embasadas por esses dados. Nesse caso, um software de gestão do trabalho, como o Runrun.it, é extremamente útil para automatizar o workflow e agilizar os processos.

Mas indo para o lado do dia a dia… Em uma produtora com serviços como roteiros de vídeo, por exemplo, o fluxo de trabalho responde pelos processos feitos, de forma estruturada, para que os projetos sejam colocados em prática, como os roteiros sendo realizados e os vídeos, entregues.

>> Leitura recomendada: Como tornar o fluxo de trabalho mais eficiente

2. Planejamento bem feito

Mesmo com os processos prontos, ainda não é hora de colocar a mão na massa na execução. Antes disso, é preciso delimitar muito bem o que você quer em um projeto. Com o objetivo em mente, fica mais fácil desenhar o planejamento para chegar lá. E, nessa hora, você deve responder perguntas como ‘onde’, ‘como’, ‘para que’ e ‘para quem’. As respostas vão servir para determinar o escopo, com metas, custos e prazos claros.

Além disso, essa programação ajuda a detalhar os passos dos projeto, com a divisão de cada etapa para a execução e a seleção dos responsáveis por realizá-las. Quanto mais direta, simples e especificada for essa definição, melhor será para as pessoas saberem realmente o que precisam entregar e em quanto tempo. Por isso, o planejamento é peça-chave para a organização, o desenvolvimento de projetos e uma entrega bem-sucedida.

No caso da rotina de uma empresa de transmissão ao vivo de vídeos, entendendo as necessidades e objetivos do cliente, você faz o planejamento de projetos. Nele, é possível definir quais os equipamentos que precisam ser usados para a captação de imagem e som. Além disso, outras medidas são necessárias, como: a infraestrutura, a página online para inscrição das pessoas e uma ferramenta para gravar ou fazer a transmissão ao vivo.

3. Cronograma e agenda de tarefas para aumentar a produtividade

Planejar os projetos e organizar o fluxo de trabalho são passos necessários, mas não podem tomar todo o tempo da sua empresa. Por isso, o cronograma e a agenda são parceiros dos gestores para gerenciar o tempo, alinhar as demandas com a equipe e não perder os prazos de entrega. O que permite também melhorar o rendimento de todos os envolvidos.

O cronograma de projetos, nesse ponto, é uma forma eficaz de determinar quando cada atividade deve ser iniciada e concluída dentro de uma sequência. E, com as etapas bem definidas do planejamento, você consegue cumprir com as datas, impedindo que os atrasos atrapalhem o desenvolvimento de projetos.

Ao fazer o roteiro de um vídeo, por exemplo, você deve seguir uma série de passos para otimizar a execução do trabalho, como:

  • Anotar as suas ideias;
  • Pesquisar termos e vídeos relacionados ao assunto proposto;
  • Coletar dados e informações confiáveis para enriquecer o conteúdo;
  • Escrever as cenas e descrições;
  • Revisar, cortar e reordenar a estrutura do texto;
  • Ler o texto em voz alta e fazer ajustes, se necessários.

Com este cronograma, fica mais fácil desenvolver o seu roteiro. Além do que, torna possível estimar o tempo de cada atividade, acompanhar o desempenho do time e avaliar a melhor forma de alocação dos recursos.

De olho nessas etapas, também pode-se criar e organizar a lista de afazeres diários e semanais na sua empresa. Com a agenda de tarefas, você planeja toda a rotina, estabelece uma ordem na execução dos projetos e engaja as pessoas – e com os planos traçados, é mais simples se adaptar a imprevistos e alterar a sua agenda. Mas como sempre trabalhamos em diversas atividades simultâneas, um software de gerenciamento de tarefas, como o Runrun.it, também é valioso para automatizar a sua agenda, economizando horas preciosas da equipe e dos gestores.

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4. Hora de estipular as prioridades

Mas de nada adianta montar todo esse planejamento, se você não souber o que deve ser feito primeiro de acordo com a ordem de importância das tarefas. Por isso, a priorização é uma forma de organização fundamental para o desenvolvimento de projetos.

Entender quais as atividades que realmente importam e trazem resultados para o projeto é o ponto de partida da priorização. Sem ela, sua empresa fatalmente vai perder tempo, dinheiro e esforços em tarefas de menor relevância.

Uma maneira de definir as prioridades no seu negócio é com a metodologia de pilha, que permite ordenar as tarefas conforme os prazos dos projetos e as necessidades dos clientes. Através da metodologia, os profissionais conseguem se organizar e estabelecer um fluxo de trabalho para entregar tudo a tempo. Em uma agência de publicidade ou marketing, por exemplo, é comum as equipes criativas terem diferentes jobs simultâneos. Somente com a priorização você sabe por onde começar e os gestores conseguem monitorar o andamento.

>> Leitura recomendada: Gestão 360 – análise integrada de todo o negócio

5. Comunicação clara facilitando a organização

Você sabia que as falhas e os ruídos na comunicação são responsáveis por 60% dos problemas corporativos? Segundo Peter Drucker, o “pai da administração moderna”, essa porcentagem representa o risco dos mal entendidos e telefones sem fio no seu negócio. Então, para evitar isso, a sua empresa precisa ficar atenta ao diálogo entre as pessoas e com os clientes.

Afinal, a comunicação alinhada proporciona entregas mais rápidas e eficientes e impede erros, retrabalhos, conflitos internos e desmotivação. Tudo isso contribui para o desenvolvimento de projetos em todos os tipos de empresas. Imagine só o que seria da implementação de um sistema de TI, ou da sua transmissão ao vivo, se você não conseguisse organizar a comunicação.

A formalização das conversas entre o time é um passo importante, e um software de gerenciamento de equipe, como o Runrun.it, ajuda a sua gestão nesse processo. Inclusive, evitando que as informações e as demandas fiquem espalhadas em e-mails, grupos de Whatsapp, conversas no Hangouts, entre outros.

6. Gestão do seu tempo e da sua equipe

Como última dica de organização para o desenvolvimento de projetos, fazer o gerenciamento do tempo e das horas trabalhadas é fundamental para sua operação. Até porque o tempo é o ativo mais valioso da sua empresa e, se ele não for bem administrado, nenhum projeto terá bons resultados.

Por isso, como a sua jornada de trabalho e da sua equipe é finita, é essencial o planejamento, a estruturação do cronograma e da agenda de tarefas. Então, invista agora um tempinho para pensar sobre a gestão de horas na sua empresa e tirar aquela impressão de que nunca há tempo para nada. Com isso, você mantém os projetos sob controle e não atrasa as entregas.

>> Leitura recomendada: Gestão do tempo: Por que perdemos prazos?

E, por mais que sejamos disciplinados para não perder prazos, é necessário contar com imprevistos e interrupções. Além disso, é preciso quebrar o mito do profissional ocupado. Nem sempre estar ocupado significa ser produtivo, e entregar mais em menos tempo não é necessariamente um bom desempenho. Afinal, por vezes, você pode estar focado em tarefas menores, que, na verdade, estão roubando o seu tempo. Por isso, é preciso dar atenção à importância das atividades e, como falamos antes, priorizar o que faz a diferença para atingir os resultados do seu negócio.

Ao levar o conceito para a prática, pense no seu roteiro de vídeo e como muitas vezes você perde tempo em atividades menores. Será que você não poderia produzir mais roteiros caso organizasse suas horas de trabalho e planejasse sua jornada semanal?

Com esses passos, esperamos ajudar no desenvolvimento de projetos da sua empresa seja uma agência de publicidade, uma produtora de vídeo ou uma empresa focada em eventos. Com uma plataforma inteligente e estratégica de gestão do trabalho, como o Runrun.it, você consegue organizar todo o seu fluxo de trabalho, gerenciar as demandas e projetos, e aumentar a produtividade da sua equipe.

E se a sua empresa tiver um projeto de transmissão ao vivo, conte com o Netshow.me para ajudá-lo a colocar em prática. Cuidamos da sua live por completo, com serviços de ponta a ponta: produção profissional, software especializado em live streaming e link de internet.

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Escrito por Netshow.me

Este artigo foi produzido pela equipe de especialistas da Netshow.me. Oferecemos serviços para gerenciamento, distribuição e monetização de vídeos e conteúdos online. Produzimos conteúdos com o objetivo de fazer com que você também se torne um especialista.